Specifications for an Improved Project Assignment Software for use by Universities with Larger Student Bodies
Abstract
Hvert år gjennomfører universitetsstudenter rundt verden avsluttende forsknings-prosjekter. Etter hvert som antallet studenter øker, blir det stadig vanskeligere å fordele prosjekter blant studenter etter ønske. Universiteter ser derfor i økende grad etter programvaresystemer som kan støtte denne prosessen. Denne master-oppgaven ser på ett slikt system i bruk av Instituttet for Datateknologi og Informatikk (IDI) ved Norges Teknisk-Naturvitenskapelige Universitet (NTNU).
Dagens system er ikke tilstrekkelig for studentene og veilederne sine behov. Systemet ble utviklet med begrensede ressurser for å håndtere akutte problemer, og er ikke tilpasset et økende antall oppgaver eller bruk av andre departementer og universiteter. Det baserer seg på uformell dialog mellom studenter og veiledere, som fører til betydelig administrativt arbeid rundt epost-tråder og møtetidspunkt for begge parter. Målet med denne masteroppgaven er å utvikle en kravspesifikasjon for et oppgavesystem som kan redusere dette arbeidet, og evaluere kravene gjennom en prototype.
I motsetning til mye annen forskning angående prosjekttildeling, fokuserer denne oppgaven på støtte for manuell tildeling av prosjektønsker på større skala, i stedet for automatisering av denne prosessen. Kravene og prototypen var utformet for å hjelpe veiledere å håndtere og vurdere et stort antall studenter, og for å hjelpe studenter kjapt finne interessante oppgaver blant et stort volum av forslag.
Oppgaven presenterer først en kravspesifikasjon for et bedre skalerbart system som motvirker disse problemene. Deretter dokumenterer den utviklingen av en prototype basert på disse spesifikasjonene. Til sist evalueres prototypen og kravene gjennom brukertesting og prosessanalyse.
Basert på brukertestingen, forbedret prototypen brukeropplevelsen for studenter i stor grad, men lyktes bare delvis for veiledere. Tilbakemeldingene vi samlet gjennom brukertestingen indikerer at kravene vi utredet utgjør en forbedring overfor det tidligere systemet, til tross for at prototypen ikke dekket alle kravene. Each year, university students across the globe take on final year research projects to complete their scientific education. As class sizes grow, matching these students with appropriate project topics becomes increasingly difficult. In order to solve this problem, universities often turn to software systems to manage the allocation of projects to students. This paper examines one such system currently in use at the Department of Computer Science (IDI) at the Norwegian University of Science and Technology (NTNU).
This system is not meeting the needs of students or professors. It was implemented with limited resources for planning and design, and was not future-proofed for a larger student body or use by other departments. It relies on informal communications between students and professors for most processes, creating significant administrative work for both parties. The goal of this thesis is to produce and test a set of requirements for a new project assignment system which can reduce that load.
Unlike most research in the area of student-project assignment, this paper focuses on supporting manual matching at larger scales rather than replacing it with automated matching. The requirements and prototype were designed to help professors keep track of and evaluate a large number of students, and help students quickly find interesting projects from a large set of options.
This thesis first outlines a series of requirements for a new, more scalable system to alleviate the issues observed in the current one. It then documents the development of a prototype which implements some of those requirements. Finally, it evaluates the effectiveness of the prototype and requirements through usability testing and process analysis methods.
Based on our user testing, the prototype was very successful at improving the experience for students, but only moderately successful for professors. However, the feedback received from these tests implies that the requirements presented were sound, even though our implementation fell short.