Endringsledelse ved innføring av nytt prosjektstyringsverktøy

Abstract

Denne oppgaven har som formål å studere innføringen av en ny prosjektmodell og et tilhørende verktøy i et leverandørselskap, for og se på i hvor stor grad verktøyet faktisk har bidratt til en mer enhetlig prosjektgjennomføring i selskapet. Modellen var ment å bygge opp selskapet ved at alle som kjører prosjekter leder dem etter samme metode, og med like forutsetninger når det kommer til verktøy og teknologi. Sammen med prosjektstyringsverktøyet Brightwork365 skulle selskapet oppnå akkurat det; en bedre og forenlig prosjektmetodikk for alle leveranseprosjekter i selskapet. I studiet har spesielt anvendelsen av endringsledelse ved innføringen av det nye prosjektverktøyet stått i fokus. Ved implementering av prosjektstyringsverktøy og IT-verktøy generelt, er endringsledelse ansett som en av de viktigste kritiske suksessfaktorene, men blir likevel veldig ofte tildelt lite fokus, dette til-tross for at flere sentrale forfattere og forskere på området hevder det samme; for å oppnå en vellykket endring må hovedmengden med arbeid skje på individnivå. Etter intervjuer med ledelse og prosjektledere sentralt i organisasjonen er det tydelig at innføringsprosessen som har blitt gjort har flere svakheter med henblikk på teorien. Det viser seg at det 1.5 år etter innføringen kun er en prosjektleder som fremdeles bruker verktøyet i sin daglige prosjektstyring, alle andre har falt tilbake i gamle rutiner. Heller ikke ledelsen i form av linjeledere bruker verktøyet, og begrunner dette i manglende engasjement fra prosjektlederne under seg. Det er liten tvil om at noe har gått galt under innføringsprosessen. I oppgaven gjennomgås innføringen i detalj og flere svakheter i prosessen blir avdekket. Det viser seg at flere av prosjektlederne ble overrasket når opplæringen i verktøyet ble annonsert. Et forprosjekt hadde blitt gjennomført, men ingen av prosjektlederne som skulle ta verktøyet i bruk var inkludert. Visjonen bak innføringen var heller ikke formidlet ut i forkant av endringen. Teorien sier mye om forberedelsesfasen til endring og det er tydelig at det her ble lagt for lite innsats i den. Videre studeres selve innføringen av endringen. Her viser det seg at det ble gjennomført flere seanser med opplæring hvor fokuset lå på den tekniske delen, mens i etterkant av disse seansene var oppfølgingen på menneskelig nivå minimal. Endringsledelse teorien snakker her om konsolidering av endringen, å jobbe endringen inn i organisasjonen. Mye tyder på at fokuset også her var for sterkt rettet mot den teknologiske delen, mot selve opplæringen, og at oppfølging på individnivå ble for dårlig. Fra prosjektrevisjonsrapporter som er utført i forkant av overnevnt endringsprosess, kommer det klart frem at behovet for modellen og verktøyet er til stede i selskapet. Den økende kompleksiteten i prosjektene gjør at overordnet styring er nødvendig, både fra et ledelsesperspektiv, men også for de utførende i prosjektene. Gjennom oppgaven konkluderes det med at verktøyet gjør det det skal, og at funksjonene i det også fungerer etter formålet; verktøyet bygger opp under modellen. En foreslått løsning er at verktøyet relanseres, men denne gangen med spesielt søkelys på strategisk endringsledelse på individnivå: Planlegg innføringen i form av en relansering godt. Fokuser på enkeltindivider og planlegg tiltak for å unngå motstand. Sett klare mål. Involver de ansatte og følg de opp under hele prosessen, husk at både forberedelsesfasen og avslutningsfasen er like viktige som selve implementeringen. Gå frem som et godt eksempel som leder. Vis at du bruker verktøyet ved enhver anledning.

The purpose of this thesis is to study the introduction of a new project model and an associated project management tool in a supplier organization, with the goal of contributing to a more uniform project process in the company delivery projects. With the implementation of the new project management tool Brightwork365, the company aimed to achieve a better and compatible project methodology for their project and development department. In the study, the application of change management during the introduction of the new project tool has been in focus. When implementing project management tools and IT tools in general, change management is considered one of the most important critical success factors, but is nevertheless very often assigned little focus, this even though several key authors and researchers in the area claim the same; to achieve a successful change, the main amount of work must be done at the individual level. After interviews with management and project managers central to the organization, the introduction process that has been carried out shows several weaknesses when comparing it to the theory found on the subject. It turns out that 1.5 years after the introduction, only one project manager still uses the tool in his daily deliveries, all others have fallen back into old routines. Nor do the management through line managers use the tool, explaining it with a lack of commitment from the project managers below them. There is little doubt that something went wrong during the introduction process. In the thesis, the introduction is reviewed in detail and several weaknesses in the process are uncovered. It turns out that several of the project managers were surprised when the training in the tool was announced. A preliminary project had been carried out, but none of the project managers who were to use the tool were included. Nor was the vision behind the introduction communicated in advance of the change. The theory says a lot about the preparation phase for change and it seems like too little effort was put into it here. Furthermore, the actual introduction of the change was looked at. It appears that several training sessions were carried out where the focus was on the technical part, while following these sessions the follow-up on a human level was minimal. Change management theory talks here about consolidating the change, working the change into the organization. There are many indications that the management focused to hard on the technological part, the training itself, and that follow-up at individual human level was lacking. From project audit reports carried out in advance of the above-mentioned change process, it is clear that the need for the model and tool is present in the company. The increasing complexity of the projects means that overall management is necessary, both from a management perspective, but also for those executing the projects. Through the thesis, it is concluded that the tool does what it is supposed to, and that the functions in it also work according to the purpose; the tool supports the model. A proposed solution is for the tool to be relaunched, but this time with a special focus on strategic change management at individual level: Plan the introduction in the form of a relaunch well. Focus on individuals and plan measures to avoid resistance. Set clear goals. Involve the employees and follow them up during the entire process, remember that both the preparation phase and the closing phase are as important as the actual implementation. Lead by example as a leader. Show that you use the tool at every opportunity.