Bruk av Last Planner System til prosjektplanlegging i Sweco

Abstract

Tidligere studier indikerer en gjennomsnittlig plansvikt på 54 % ved tradisjonell fremdriftsplanlegging. Sweco Norge gjennomfører årlig over 8000 prosjekter, og gode prosesser for planlegging er helt essensielt for å unngå at prosjekt ikke gjennomføres som planlagt. Sweco bruker Virtual Design and Construction som metodikk for gjennomføring av prosjekter, og i metodikken brukes Last Planner System® som verktøy for planlegging. Målet med denne oppgaven er å undersøke hvordan Sweco kan forbedre bruken av Last Planner System ved planlegging av prosjekter.

Datainnsamlingen for oppgaven har fulgt en kvalitativ tilnærming, og inkluderer litteraturstudie og intervjuer. Litteraturstudien ble gjennomført for å etablere et teoretisk grunnlag og rammeverk som er relevant for oppgaven. Litteraturstudien besvarer spørsmålet om hva Last Planner System er, og hvordan det kan brukes i prosjekteringsfasen av et prosjekt. Videre ble det utført semistrukturerte intervjuer med ingeniører i Sweco for å undersøke nåværende prosesser for fremdriftsplanlegging og anvendelsen av Last Planner System.

Denne oppgaven er avgrenset til å undersøke forhold i én enkelt bedrift, og alle intervjuobjektene er ansatt i Sweco Norge AS. Videre avgrenses oppgaven til å se på bruken av Last Planner System i prosjekteringsfasen av et prosjekt, og datagrunnlaget fra intervjuene er hentet fra erfaringer i samferdselsprosjekter, hovedsakelig jernbaneprosjekter.

Funn fra litteraturstudien viser at Last Planner System er et system for planlegging og produksjonskontroll som kan benyttes i alle typer prosjekter, fra tidlig fase til byggefasen. Systemet bygger på flere prinsipper, inkludert planlegging i detalj jo nærmere man kommer utførelse, samarbeid med de som skal utføre arbeide, og fjerne hindringer som gjør at oppgaver ikke kan gjennomføre. Kontinuerlig læring for ytelsesforbedring er også et sentralt prinsipp i Last Planner System.

Resultatene fra intervjuene viser at det er rom for forbedringer når det gjelder prosjektplanlegging i Sweco. Det er også betydelig variasjon i hvor godt planleggingen fungerer i dag, og mye synes å være avhengig av den enkelte prosjektleders tilnærming. Det er etterspørsel etter et mer helhetlig planleggingssystem, mer konkrete metoder for planlegging, bedre tverrfag samarbeid i planleggingen, større grad av involvering av de som skal utføre arbeidet, involvering av kunden for å skape omforente planer, samt redusere sløsing i prosjekt. Funnene fra litteraturstudien viser at Last Planner System har funksjoner for å håndtere alle disse utfordringene. Resultatene fra intervjuene viser også at Last Planner System ikke er implementert som et helhetlig planleggingssystem i Sweco i dag. Av Last Planner System sine funksjoner så brukes i dag primært nivåer og metoder tilsvarende hovedplan, og pull-planning med lappeteknikk. Øvrige planleggingsnivåer virker være lite oppdelt, og at man i stedet har en plan som prøver favne om alt fra milepæler til detaljerte aktiviteter, og hvordan de skal utføres.

Oppgaven konkluderer med at Sweco i dag ikke bruker Last Planner System som et helhetlig system for planlegging. Det brukes noen deler fra systemet, men utelatelse av en del ødelegger systemets evne til å utføre sine funksjoner optimalt.

I konklusjonen presenteres forslag til hvordan Sweco bedre kan bruke Last Planner System i planleggingen.

Previous studies indicate an average planning failure of 54% in traditional project planning. Sweco Norway conducts over 8000 projects annually, and efficient planning processes are essential to ensure that projects are executed as intended. Sweco uses Virtual Design and Construction as a methodology for project execution, and Last Planner System® is used as a planning tool within this methodology. This study aims to explore how Sweco can better use Last Planner System in project planning.

A qualitative approach was used to collect data for this study, through literature review and interviews. A literature review was conducted to establish a theoretical foundation and framework relevant to the study, answering questions such as what Last Planner System is and how it can be used in the design phase of a project. Semi-structured interviews were conducted with engineers within Sweco's organization to understand how project planning currently works in Sweco and how Last Planner System is used.

The study is limited to investigating conditions within a single company, and all interviewees were employees of the author's company, Sweco Norway AS. The study also focuses solely on the use of Last Planner System in the design phase of a project, and the data collected from interviews pertains to experiences from transportation projects, primarily railway projects.

Findings from the literature review shows that Last Planner System is a system for planning and production control, applicable to all types of projects from early phases to construction phases, including design. Last Planner System has several main principles, including planning in greater detail as the activity being performed approaches, developing plans with those who will perform the work, and removing obstacles that prevent tasks from being completed. In addition, a crucial principle of Last Planner System is to continuously learn to improve project performance.

Results from the interviews indicate that there is room for improvement in project planning at Sweco. The effectiveness of project planning currently varies depending on individual personnel and is somewhat random. A more comprehensive planning system, concrete planning methods, improved cross-disciplinary planning, better involvement of workers, and customer involvement to create agreed-upon plans and reduce waste in projects are all needed. Findings from the literature review suggest that Last Planner System has functions to address all of these challenges.

Results from the interviews also show that Last Planner System is not currently implemented as a planning system at Sweco. Currently, primarily levels and methods equivalent to master planning and pull planning with sticky notes techniques are used. Other planning levels seem to be poorly divided, and instead, there is a plan that tries to cover everything from milestones to detailed activities and how they should be performed.

The study concludes that Sweco does not currently use Last Planner System as a comprehensive planning system. Some parts of the system are used, but omission of some parts diminishes the system's ability to perform its functions optimally.

The study suggests ways in which Sweco can better use Last Planner System in planning.