Challenges faced by the stakeholders during a phase transition in a collaborative delivery project

Abstract

Formålet med denne masteroppgaven er å undersøke utfordringene og de bakenforliggende årsakene til disse utfordringene, samt å finne mulige løsninger for å løse disse utfordringene som aktørene står overfor under en faseovergang i et samarbeidsprosjekt ved å svare på følgende forskningsspørsmål:

1. Hva skjer under en faseovergang i et felles leveranseprosjekt? 2. Hvilke utfordringer møter interessentene i en faseovergang i et samarbeidsprosjekt? 3. Hvordan kan interessentene unngå og overvinne utfordringene som oppstår under en faseovergang i et samarbeidsprosjekt?

Kvalitative forskningsmetoder inkludert litteraturstudie, casestudie, dokumentstudie og intervjuer har blitt brukt til å finne svar på forskningsspørsmålene. To prosjekter, ett fra Finland og ett fra Norge, ble valgt ut som caseprosjekter som skulle studeres for å få en dypere forståelse av temaet. Fem semistrukturerte intervjuer, fra hvert prosjekt, ble gjennomført med ledende eller overordnede prosjektmedarbeidere for å få et innblikk i utfordringene i disse prosjektene. Disse intervjuene dannet grunnlaget for funnene i denne forskningen som besvarer forskningsspørsmålene formulert for denne masteroppgaven.

Funnene fra denne avhandlingen identifiserte at faseovergang i et samarbeidsprosjekt er et fenomen som lett kan gjenkjennes, som en periode i prosjektets livssyklus, ved en beslutning og en handling som er tatt på grunn av den beslutningen. Videre overføres kunnskap i faseovergangen hovedsakelig gjennom mennesker til mennesker. Det ble også funnet i denne undersøkelsen at interessentenes rolle endres betydelig under og etter faseovergangen. Forskningen har også identifisert at utfordringene knyttet til relasjonselementene mellom interessentene er større sammenlignet med utfordringene knyttet til de kontraktsmessige elementene i et samarbeidsprosjekt. Lav tillit mellom prosjektinteressenter og mangelfull kunnskapsoverføring kan ses på som de største utfordringene interessentene står overfor i en faseovergang i et samarbeidsprosjekt. Forskningen fant at etablering av gjensidig tillit mellom interessentene og mindre personellendringer ser ut til å være de to mest praktiske og effektive løsningene på de fleste utfordringene interessentene står overfor under en faseovergang i et samarbeidsprosjekt. Disse funnene gir et verdifullt bidrag til eksisterende prosjektledelseslitteratur for å forstå faseovergangene i samarbeidsprosjekter.

The purpose of this master’s thesis is to investigate the challenges and the underlying reasons of these challenges as well as to find possible solutions to overcome these challenges faced by the stakeholders during a phase transition in a collaborative delivery project by answering the following research questions:

1. What happens during a phase transition in a collaborative delivery project? 2. What are the challenges encountered by the stakeholders during a phase transition in a collaborative delivery project? 3. How can the stakeholders avoid and overcome the challenges encountered during a phase transition in a collaborative delivery project?

Qualitative research methods including literature study, case study, document study, and interviews have been used in finding answers to the research questions. Two projects, one from Finland and one from Norway, were selected as case projects to be studied to get a deeper understanding about the topic. Five semi-structured interviews, from each project, were conducted with the managerial or above level project employees to get an insight about the challenges faced in these projects. These interviews formed the basis of the findings of this research that answer the research questions formulated for this master thesis.

The findings from this thesis identified that phase transition in a collaborative delivery project is a phenomenon that can be recognized easily, as a period in the project’s lifecycle, by a decision and an action taken because of that decision. Moreover, knowledge is transferred during the phase transition mainly through people to people. It was also found in this research that the role of stakeholders changes significantly during and after the phase transition. The research has also identified that challenges related to the relationship elements between the stakeholders are bigger as compared to the challenges related to the contractual elements of a collaborative delivery project. Low trust between project stakeholders and insufficient transfer of knowledge can be regarded as the biggest challenges faced by the stakeholders during a phase transition in a collaborative delivery project. The research found that establishing mutual trust between the stakeholders and less personnel changes seem to be the two most practical and effective solutions to most of the challenges faced by the stakeholders during a phase transition in a collaborative delivery project. These findings make a valuable contribution to the existing project management literature in understanding the phase transitions in collaborative delivery projects.