Estimering og kvalitetssikring av tid i tidligfasen til megaprosjekt

Abstract

Megaprosjekter har en klar tendens til å overskride rammer knyttet til tid og kostnad. Dette betyr at styring av slike prosjekt har et stort forbedringspotensial. Tidligfasen har i denne sammenheng blitt identifisert som en svært viktig suksessfaktor. Samtidig er tidsaspektet nedprioritert sammenlignet med kostnader, og litteraturen har i svært liten grad vurdert hva som kan gjøres for å bedre den aktuelle situasjonen. Dette tyder på at det er et kunnskapshull knyttet til tid i megaprosjekt. Likevel er det forventet at antall megaprosjekt innenfor bygg- og anleggsbransjen vil øke de neste årene. Dette fremhever viktigheten av å studere mulige forbedringer av tidsestimering i tidligfasen, for å øke sannsynligheten til å lykkes med gjennomføringen av megaprosjekt.

Formålet med masteroppgaven har vært å studere hvordan tidsaspektet blir håndtert i megaprosjekt innenfor byggesektoren, og basert på dette vurdere hva som kan gjøres for å utvikle sikrere tidsestimat. I den sammenheng har følgende forskningsspørsmål blitt utarbeidet: 1) Hvordan gjennomføres tidsestimering i tidligfasen til store byggeprosjekt? og 2) Hvordan blir store offentlige byggeprosjekt kvalitetssikret med hensyn på tid?

Det teoretiske grunnlaget i oppgaven er basert på en omfangsvurdering av litteraturen. Resultatene er innhentet ved hjelp av de kvalitative metodene intervju og dokument-analyse. Det er utført intervju med syv relevante personer fra byggherreorganisasjoner og KS-bedrifter, som har mye kompetanse på temaet. Dokumentanalysen har sett nærmere på hvordan tidsaspektet blir håndtert gjennom seks av de største offentlige bygge-prosjektene i Norge. Det er også gjennomført en Delphi-undersøkelse, basert på funnene fra litteraturstudien, for å vurdere potensialet til denne tidsestimeringsmetoden.

Resultatene fra intervjuene viser hvordan den høye usikkerheten som er tilknyttet store byggeprosjekt gjør det svært utfordrende å utvikle treffsikre tidsestimat. Videre er det enighet om at fokuset på tid, og kvalitetssikring av dette, er altfor lavt. Dette fører til at usikre tidsestimat og mangelfulle fremdriftsplaner blir utviklet, og deretter kvalitetssikret. Likevel er tidsaspektet en viktig suksessfaktor, med en direkte kostnadskonsekvens. Det er derfor enighet om at tidsaspektet burde vektlegges i større grad. Resultatene fra dokumentanalysen bekrefter funnene fra intervjuene, og viser hvordan estimering og kvalitetssikring av tid ofte blir nedprioritert. Dette fører til at tidsestimater og fremdrifts-planer ofte er av lav kvalitet. For fem av seks prosjekt har varigheten økt betraktelig fra det som ble estimert på et tidlig tidspunkt. Kvalitetssikringen har også hatt liten effekt på de optimistiske estimatene. Delphi-undersøkelsen viser at denne metoden kan bidra til å forbedre treffsikkerheten til tidsestimatene på et tidlig tidspunkt i tidligfasen, når informasjonsmengden er lav og usikkerheten høy. Gjennomsnittet fra estimatene til ekspertene for den totale varigheten til prosjektet er den samme som prosjektets faktiske varighet. Selv om dette tyder på at metoden fungerer godt, må flere kontroller gjennomføres for ytterligere validering.

Masteroppgaven konkluderer med at tid ikke blir prioritert i stor nok grad, både innad i prosjektene og gjennom KS-ordningen. Økning av fokus vil derfor være en viktig faktor for å forbedre tidsestimeringsprosessen i tidligfasen til megaprosjekt. Videre vil utvikling av bedre metoder for estimering av tid og varigheter bidra til å produsere sikrere estimat. Delphi-metoden har i denne sammenheng vist et stort potensial. For KS-ordningen vil strengere krav knyttet til underlagsmaterialer sørge for at mer detaljerte tidsplaner blir levert til KS1 og KS2. Dette vil også øke kvaliteten på selve kvalitetssikringen, slik at beslutninger blir tatt på riktig grunnlag.

Megaprojects have a clear tendency to exceed time and cost constraints. This indicates that the management of such projects has significant room for improvement. The front-end has been identified as a crucial success factor in this context. However, the time aspect has been given little attention compared to costs, and the literature has given very little consideration to what can be done to improve the current situation. This suggests there exist a knowledge gap regarding time in megaprojects. Furthermore, the number of megaprojects in the construction industry is expected to increase in the coming years. This highlights the importance of studying potential improvements in time estimation during the front-end to increase the likelihood of successfully completing megaprojects.

The purpose of the master thesis has been to study how the time aspect is managed in megaprojects within the construction sector and assess what can be done to produce more certain time estimates. The following research questions have been formulated: 1) How is time estimation carried out in the front-end of large construction projects? and 2) How are large public construction projects quality assured in terms of time?

The theoretical foundation of the thesis is based on a scoping review of the literature. The results were obtained using qualitative research methods, including interviews and document analysis. Seven individuals with significant expertise on the subject were interviewed. The document analysis examines how the time aspect is managed in six of the largest public construction projects in Norway. Additionally, a Delphi survey has been conducted, based on the findings from the literature study, to explore the potential of the time estimation method.

The results from the interviews reveal that the high level of uncertainty associated with large construction projects makes it extremely challenging to develop accurate time estimates. Furthermore, there is a consensus that the focus on time and its quality assurance is too low. This leads to the development and subsequent quality assurance of incomplete time estimates. However, the time aspect is a crucial success factor with direct cost implications. Therefore, there is agreement that the time aspect should be given greater emphasis. The findings from the document analysis support the interview findings and demonstrate how time estimation and quality assurance are often deprioritized. For five out of six projects, the duration has significantly increased from the early estimates. Also, the quality assurance measures have had little effect on the optimistic estimates. The Delphi survey indicates that the method can contribute to improving the accuracy of time estimates during the early phase when the information is low, and uncertainty is high. The average estimates provided by the experts for the total project duration match the actual duration of the projects. Although this suggests that the method performs well, further validation through additional controls is necessary.

The master thesis concludes that time is not prioritized to a sufficient extent, both within the projects themselves and through the QA scheme. Therefore, increasing the focus on time in the front end of megaprojects will be a crucial factor for improving the time estimation process. Furthermore, the development of better methods for time estimation and duration forecasting will contribute to producing more accurate estimates. The Delphi-method have shown potential in this context. For the QA scheme, stricter requirements regarding supporting materials will ensure that more detailed schedules are submitted for QA1 and QA2. This will also enhance the quality of the quality assurance process, ensuring that decisions are made on a solid foundation.