Nytteeffekter og utfordringer av samspillsvirkemidler i samspillsprosjekt: en casestudie av Stavne aktivitetssenter og Halsen skole

Abstract

Den økende kompleksiteten i bygge-, anleggs- og eiendomsnæringen, kombinert med stagnert produktivitet, har skapt behov for mer effektive tilnærminger og arbeidsmetoder. I Norge har bruken av samspill blitt mer utbredt de siste tjue årene, men mangelen på standardiserte samspillskontrakter fører til variasjon i hvordan samspill implementeres og praktiseres. I samspillsprosjekter kan det identifiseres ulike virkemidler som fremmer samspill, tillit og/eller gjensidig forståelse. Veidekke er en entreprenør med fokus på samspillsprosjekter, og samspill er en del av deres forretningsstrategi.

Denne oppgaven har som formål å svare på problemstillingen: Hvilke effekter har virkemidlene som benyttes i prosjekteringsfasen i Veidekkes samspillsprosjekter?

For å svare på problemstillingen har det blitt gjennomført en casestudie av to av samspillsprosjektene til Veidekke Entreprenør: Stavne aktivitetssenter og Halsen skole. Det er valgt en kvalitativ forskningsstrategi, og i casestudien er det benyttet tre datainnsamlingsmetoder: intervju med nøkkelaktører fra caseprosjektene, en observasjonsstudie av prosjekteringsmøtene på Halsen skole, samt en dokumentstudie. I tillegg er det utført en litteraturstudie for å danne et teoretisk rammeverk i oppgaven.

Gjennom casestudien identifiserte vi totalt åtte samspillsvirkemidler som hadde innvirkning på prosjekteringsfasen: (1) tidlig involvering av entreprenør og rådgivere, (2) gruppesammensetning, (3) forankring i toppledelsen til byggherreorganisasjonen, (4) oppstartssamling, 5) kollaborativt møteformat, (6) evalueringer, (7) målpris og (8) åpen-bok.

Våre funn viser at disse samspillsvirkemidlene har flere nytteeffekter. Tidlig involvering av entreprenør og rådgivere, samt god gruppesammensetning, skaper en positiv samhandlingskultur og forbedrer kommunikasjonen mellom aktørene. Oppstartssamlinger og kollaborative møter i form av ICE-økter fungerer som effektive plattformer for å etablere felles mål, bygge relasjoner og tillit, og stimulere innovasjon og idéutveksling. Målpris og målverdistyring ble identifisert som viktige virkemidler for å oppnå kostnadseffektive løsninger, forebygge konflikter og fremme samarbeid mellom aktørene. Åpen-bok-prinsippet bidrar til transparens, tillit og samarbeid, spesielt fra byggherrens perspektiv. Evalueringer og ICE-økter øker bevisstheten blant aktørene, fremmer læring og kontinuerlige forbedringer, og skaper en plattform for konstruktive tilbakemeldinger og samarbeid.

Imidlertid er det også utfordringer knyttet til implementeringen av samspillsvirkemidlene. Manglende forankring i toppledelsen til byggherreorganisasjonen, samt manglende tillit og forståelse for samspillsmodellen, kan påvirke samspillet og samholdet i gruppen. Målpris og målverdistyring krever tilstrekkelig forståelse og tydelig kommunikasjon mellom aktørene. Nøkkelpersonell i samspillsgruppen må være åpne og tydelige, spesielt når det gjelder økonomiske aspekter. Dersom dette er fraværende, kan det være utfordrende å utnytte potensialet som ligger i målverdistyring som virkemiddel, og det kan ha en negativ effekt på prosjektmåloppnåelsen. I ett av caseprosjektene, Stavne aktivitetssenter, var disse utfordringene medvirkende til at byggherren avbestilte samspillet og prosjektet gikk ikke videre til produksjonsfasen. I det andre caseprosjektet, Halsen skole, ble disse utfordringene håndtert annerledes og var ikke like fremtredende. Prosjektet har nå gått videre til fase 2, detaljprosjektering og utførelse.

Oppgaven drøfter resultatene i lys av tidligere litteratur. For å optimalisere samspillsprosjekter og oppnå de ønskede nytteeffektene, er det viktig med en felles forståelse av formålet og bruken av de implementerte samspillsvirkemidlene. Samspillsvirkemidlene identifisert i denne masteroppgaven viser seg å være gjensidig avhengige av hverandre. Disse virkemidlene utfyller hverandre og skaper en helhetlig samhandlingskultur, og det er gjennom implementeringen og koordineringen av flere av disse virkemidlene samtidig at man kan oppnå optimal effekt i samspillsprosjekter. En bevisst og helhetlig tilnærming, samt kontinuerlig dialog og samarbeid mellom alle involverte aktører, er nødvendig for å sikre en vellykket implementering av samspillsvirkemidlene i praksis.

Nøkkelord: samspill, samspillsvirkemidler, ICE, åpen-bok, målpris, målverdistyring, tidlig involvering, casestudie

Increasing complexity in the Architecture, Engineering, and Construction (AEC) industry, combined with stagnant productivity, has created a need for more efficient approaches and working methods. In Norway, the use of collaborative delivery models (CDM) has become more widespread in the past 20 years, but a lack of standardized collaborative-based contracts leads to variation in how collaboration is implemented and practiced. In CDMs, various mechanisms can be identified that promote collaboration, trust, and/or mutual understanding. Veidekke is a major Scandinavian contractor that focuses on CDMs, and collaboration is part of their business strategy.

This thesis aims to answer the following research question: What are the effects of the mechanisms used in the design phase of Veidekke's collaborative projects?

To answer this question, a case study of two projects utilizing CDM was conducted. A qualitative research strategy was chosen, and three data collection methods used: interviews with key case project stakeholders; an observational study of design meetings; and a document study. A literature review was conducted to establish a theoretical framework for the thesis.

Through the case study, a total of eight collaboration mechanisms that influence the design phase were identified: (1) early involvement of the contractor and consultants; (2) group composition; (3) commitment from senior management in the client organization; (4) project kickoff meetings; (5) collaborative meeting formats (e.g., Integrated Concurrent Engineering sessions); (6) evaluations; (7) target cost, and; (open-book practices).

Our findings indicate that these collaboration mechanisms yield several beneficial effects. Early involvement of the contractor and consultants, along with effective group composition, fosters a collaborative culture and improves communication. Project kickoff meetings and collaborative meetings in the form of ICE meetings serve as effective platforms for establishing shared goals, building relationships and trust, and stimulating innovation and idea exchange. Target costing and Target Value Delivery were identified as important mechanisms for achieving cost-effective solutions, preventing conflicts, and promoting collaboration. The open-book principle contributes to transparency, trust, and collaboration, particularly from the client's perspective. Evaluations and ICE meetings increase awareness among stakeholders, promote learning and continuous improvements, and provide a platform for constructive feedback and collaboration.

However, there are also challenges associated with implementing these mechanisms. The lack of commitment from senior management in the client organization, as well as insufficient trust and understanding of the collaboration model, can affect collaboration and cohesion within the group. Target price and target value design require sufficient understanding and clear communication among the stakeholders. Key personnel in the group need to be open and clear, especially regarding financial aspects - otherwise, it can be challenging to harness the potential of target value design as a mechanism, which may hinder the achievement of project goals. In one of the case projects, these challenges contributed to the client canceling the collaboration, and the project did not proceed to the construction phase. In the other case project, these challenges were addressed differently and were less prominent. The project has now progressed to phase 2, detailed design and execution.

The thesis discusses the results in light of previous literature. To optimize CDMs and achieve the desired benefits, a common understanding of the purpose and use of the implemented collaboration mechanisms is crucial. The mechanisms identified in this thesis prove to be mutually dependent on each other, complementing one another and creating a holistic collaborative culture, and it is through the simultaneous implementation and coordination of these that optimal effects can be achieved in CDMs. A conscious and comprehensive approach, along with continuous dialogue and collaboration, is necessary to ensure successful implementation of the collaboration mechanisms in practice.

Keywords: Collaborative Delivery Model (CDM), collaboration mechanisms, ICE, open-book, Target Cost, Target Value Delivery, early involvement, case study.