Effekten av implementering av et nytt lønnsystem på brukerakseptansen

Abstract

I dette case studiet ser jeg på en organisasjons implementeringsprosjekt av et nyere datasystem som selges av organisasjonen, men også brukes av ansatte til lønnsoppgaver. Avdelingen som driver disse oppgavene heter business process outsourcing (BPO). Det er blitt tatt i bruk et eldre system tidligere og gjennom flere år nå har organisasjonen jobbet med å utvikle og rulle ut et nytt system for bruk til lønnsoppgaver. Dette forskningsprosjektet ønsker å se på hvordan denne endringen i arbeidshverdagen til BPO påvirker deres brukerakseptanse opp mot det nye systemet, hvilke faktorer må til for en vellykket implementering og hvordan implementeringen vil påvirke den ansattes arbeidsdag.

For å svare på disse forskningsspørsmålene er det blitt gjennomført kvalitative intervjuer av informanter innenfor organisasjonen. Organisasjonen som jeg har fått tilgang på er stor, og dermed er det snevret inn til deres kontorer her i Trondheim. Informantene det har blitt gitt tilgang til er både BPO konsulenter som hovedsakelig jobber med lønnssystemet, og ledelse i organisasjonen som jobber med valgene som blir tatt når man utvikler og implementerer et nytt system.

Funnene i prosjektet viser at implementering av et nytt system på denne skalaen er et prosjekt som må planlegges med omhu og gitt den tiden den trenger, både for den ansattes del, men også for at organisasjonen skal kunne klare å driftes som vanlig. Faktorene som påvirket brukerakseptansen mest for BPO var den oppfattede kostnaden av å lære et nytt system, endringene av sine egne vaner, og den oppfattede nytten av godene som et forbedret system kan bringe til arbeidsdagen til de ansatte. Det kreves videreutvikling av systemet som skal implementeres for at det skal kunne dekke alle funksjonaliteter de ansatte trenger for å kunne gjennomføre oppgavene sine. Dersom ledelsen følger med på brukerakseptansen til de ansatte og tar de rette valgene frem til systemet er fullverdig, vil dette føre til best mulig implementering.

In this case study, I examine an organization's implementation project of a newer data system that is sold by the organization but also used by employees for payroll tasks. The department responsible for these tasks is called Business Process Outsourcing (BPO). Previously, an older system had been in use, and for several years now, the organization has been working on developing and releasing a new system for payroll tasks. This research project aims to investigate how this change in the daily work of BPO affects their user acceptance of the new system, the factors necessary for successful implementation, and how the implementation will impact the employees workday.

To answer these research questions, qualitative interviews have been conducted with informants within the organization. The organization I have gained access to is large, so the focus has been narrowed down to their offices here in Trondheim. The informants who I were granted access too include both BPO consultants who primarily work with the payroll system and management within the organization involved in the decision-making process during system development and implementation.

The findings of the project indicate that implementing a new system on this scale is a project that must be carefully planned and given the time it needs, both for the employees and for the organization to be able to operate as usual. The factors that most influenced user acceptance for BPO were the perceived cost of learning a new system, changes to their own habits, and the perceived benefits of the improvements that an enhanced system can bring to employees' workday. Further development of the system to be implemented is required to ensure that it covers all the functionalities that employees need to carry out their tasks. If management monitors the user acceptance and makes the right decisions until the system is fully functional, this will lead to the best possible implementation.