Bedre forhandling i Norges bygg- og anleggsbransje

Abstract

Ressurskrevende konflikter forekommer ofte i bygg- og anleggsprosjekter i Norge. Det finnes flere ulike strategier for forebygging og løsning av konflikt, men forhandling er den minst ressurskrevende. Denne masteroppgaven har som formål å undersøke hvordan forhandling i byggeprosessen mellom partenes egne ansatte bør gjennomføres.

Temaets kompleksitet motiverte valget av den kvalitative metoden semistrukturert intervju for informasjonsinnsamling. Manglende forskning på feltet motiverte et innledende ustrukturert intervju med en ekspert på temaet for å få innspill på oppgaven og intervjuveilederen. Et litteratursøk er utført for å danne et teoretisk grunnlag. Tolv semistrukturerte intervjuer med erfarne personer i bransjen er gjennomført.

Resultatene viser at forhandling i dag er preget av variasjon, lav formell kompetanse, usystematisk eller fraværende evalueringsarbeid og liten bruk av kompetanseheving. Det er tydelig at forhandling ikke ansees som et fagfelt. Viktige faktorer i forhandlinger er tillit, sakkunnskap, struktur, mandat, personlig investering, bias, roller og antall, intensjoner og bruk av advokater. Basert på dagens tilstand er det rom for forbedring.

Forhandling bør anses som et fagfelt på linje med andre prosjektledelsesfag, og gjennomføres med bevissthet på viktige faktorer og fallgruver. Generell forhandlingskompetanse bør sikres hos hyppige forhandlere. Dette kan oppnås ved en kombinasjon av bevisstgjøring, kompetanseheving, forbedringsarbeid i form av evaluering med refleksjon og inkludering på pensum i byggingeniørutdanningen. Kompetansehevingen bør ha fokus på vinn-vinn forhandlinger.

Videre bør faktorene denne oppgaven har avdekket ivaretas. Flere metoder for dette er foreslått. Tillit oppnås med ærlighet og åpenhet knyttet til intensjoner og opportunisme, men også kompetanse. Sosiale innslag kan bidra til å bygge tillit. Gode forberedelser for å sikre både sakkunnskap og en planlagt struktur er viktig. Å møtes på lavt nivå er en gjeldende praksis som sikrer sakkunnskap. Forberedelse kan i tillegg virke tillitsbyggende ved å vise interesse for en løsning. Mandat er viktig for å kunne komme til en løsning. Ved personlig investering i saken, bør man unngå å tvinge frem situasjoner der motparten taper ansikt ved å gi etter. Alternativt kan forhandlingene løftes et hakk opp i organisasjonen, vekk fra de som er tilknyttet. Beslutningstakerne på det neste nivået må være klare til å fravike standpunktene til prosjektledelsens om man skal nå en løsning. Det er behov for en holdningsendring i bransjen bort fra å hedre «seier» i en forhandling, til å heller verdsette rettferdig løsninger. Bevissthet på menneskelige faktorer kan bidra til å holde saklige forhandlinger. For å unngå bias bør nok tid og innsats legges i avgjørelser, synspunkt bør vurderes kritisk og man bør være rasjonell og tenke langsiktig. Partene bør stille med en likhet i roller og antall, helst så få som mulig. Intensjoner om å komme til enighet, noe som inkluderer å være litt ettergivende, vil påvirke forhandlinger positivt. Advokater bør brukes varsomt ettersom de kan oppfattes som en krigserklæring. Ved eventuell bruk av advokater, bør de instrueres til å jobbe mot en rettferdig løsning og motparten bør informeres om hensikten.

Gjennomførbarheten til disse forbedringspunktene er begrenset av ressursene og viljen tilgjengelig hos hver aktør i bransjen. Men, enkle tiltak som bevisstgjøring om årsaker til at forhandling mislykkes kan ha stor effekt i forhold til innsatsen.

Resource intensive conflicts occur frequently in construction projects in Norway. There are several different strategies for preventing and resolving conflict, but negotiation is the least resource intensive. The purpose of this master's thesis is to investigate how negotiations in the construction process between the parties' own employees should be carried out.

The complexity of the topic motivated the choice of the qualitative method semi-structured interview for information gathering. A lack of existing research in the field motivated an initial unstructured interview with an expert on the topic in order to obtain input on the thesis and the interview guide. A literature search has been performed to form a theoretical basis. Twelve interviews with experts from the industry have been conducted.

The results show that negotiations today are characterised by variation, low formal competence, unsystematic or absent evaluation and little use of competence enhancement. Negotiation is not considered a professional field. Important factors in negotiations are trust, case knowledge, structure, mandate, personal investment, bias, roles and numbers, intentions and use of lawyers. The current situation shows room for improvement.

Negotiation should be regarded as a professional field on a par with other project management disciplines and be conducted with awareness of important factors and pitfalls. General negotiation competence should be ensured in frequent negotiators. This can be achieved through a combination of awareness-raising, competence enhancement, improvement work in the form of evaluation with reflection and inclusion on the curriculum of construction engineering programs. Competence enhancement should focus on win-win negotiations.

Furthermore, the factors this thesis has uncovered should be addressed. Several methods have been proposed. Trust is achieved with honesty and openness related to intentions and opportunism, but also through competence. Social elements can help build trust. Good preparation to ensure both case knowledge and a planned structure is important. Meeting at a low level is a current practice that ensures knowledge. Preparation can also build trust by showing interest in a solution. Mandate is important to reach a solution. In cases of personal investment in the dispute, one should avoid forcing situations where the other party loses face by giving in. Alternatively, the negotiations can be lifted a level in the organization, away from those personally involved. Decision-makers at the next level must be ready to depart from the positions of project management if a solution is to be reached. There is a need to change the industry attitude to valuing fair solutions instead of "victory" in a negotiation. Awareness of human factors can help to hold factual negotiations. To avoid bias, decisions require sufficient time and effort, points of view should be critically assessed, and one should be rational and think long-term. The parties should provide an equality in roles and numbers, preferably as few as possible. Intention to settle, which includes yielding to some extent, will positively influence negotiations. Lawyers should be used with caution as they can be perceived as a declaration of war. In the event lawyers are to be used, they should be instructed to work towards a fair solution and the opposing party should be informed of the intent.

The feasibility of these improvements is limited by the resources and willingness of each company. However, even simple measures such as raising awareness of the reasons why negotiations fail can have a major effect compared to the effort.