Konkurranse Med Forhandling: Erfaringer Fra rv 555 Sotrasambandet

Abstract

Det har vært et høyt konfliktnivå mellom Statens Vegvesen og leverandørene i de største kontraktene til Statens Vegvesen. Blant årsakene til konfliktene har vært feil og mangler i konkurransegrunnlaget, forståelse av kontrakten og laveste pris som eneste kriterium for tildeling av kontrakt. For å få ned konfliktnivået har Statens Vegvesen begynt å benytte bruke anskaffelsesprosedyrer som gir mulighet for avklaring av forutsetninger og uklarheter før kontraktsignering.

Konkurranse med forhandling er en anskaffelsesprosedyre som tillater oppdragsgiveren å forhandle med leverandørene om tilbudet. Prosedyren kan benyttes dersom vilkårene i §13-2 i anskaffelsesforskriften er oppfylt. Blant vilkårene er dersom anskaffelsens karakter, kompleksitet, rettslige eller finansielle sammensetning eller tilknyttede risiko gjør det nødvendig å forhandle.

Formålet med oppgaven er å se hvordan dagens praksis for konkurranse med forhandling kan forbedres. For å oppfylle formålet er det undersøkt følgende forskningsspørsmål:

1. Hvordan har konkurranse med forhandling på rv. 555 Sotrasambandet blitt gjennomført? 2. Hva er erfaringene fra konkurranse med forhandling på rv. 555 Sotrasambandet?

For å besvare forskningsspørsmålene har det blitt gjennomført en kvalitativ undersøkelse som omfatter en litteraturstudie og en casestudie. Casestudie ser på samferdselsprosjektet Rv 555 Sotrasambandet. Sotrasambandet ble valgt etter anbefaling av veilederne. I casestudie ble det gjennomført et dokumentstudium og 14 semistrukturerte intervjuer med deltagere fra oppdragsgiveren og leverandørene.

Resultatene dokumenterer gjennomføringen av konkurranse med forhandling og erfaringene fra samferdselsprosjektet Rv 555 Sotrasambandet. I gjennomføringen av konkurransen ble det identifisert fem ulike faser. I forhandlingsfase lå prisnivået på leverandørenes første tilbud langt over prosjektets kostnadsramme, og oppdragsgiver ble nødt til å avklare risikoforhold som påvirket prisen. For å redusere kostnadene ble det gjort flere endringer i konkurransegrunnlaget. Erfaringene tilsier at det er utfordringer med prosedyren. Oppdragsgiver og leverandørene opplevde utfordringer med en reguleringsplan som begrenset leverandørens mulighet til å innføre kostnadsbesparende tiltak og for lav kompensasjon som leverandørene mottok for et godkjent endelig tilbud. Leverandørene opplevde også utfordringer med hvordan oppdragsgiver evaluerte de endelige tilbudene.

Konklusjonen er at konkurranse med forhandling er en anskaffelsesprosedyre som gir oppdragsgiver og leverandørene mulighet til å avklare uklarheter og risiko som ligger i prosjektet før signering av kontrakt. Dette reduserer risikoen for senere konflikter. Til senere prosjekter anbefales det å øke antall leverandører som deltar i forhandlingene, velge egnet entreprisemodell til prosjektet og øke kompensasjonen som leverandørene mottar for et godkjent endelig tilbud. Ved å dokumentere gjennomføringen og erfaringene fra oppdragsgiver og leverandørene vil oppgaven kunne bidra til økt forståelse for prosedyren og hvordan det kan benyttes i fremtidige prosjekter.

There has been a high level of conflict between Norwegian Public Roads Administration (NPRA) and the suppliers in the largest contracts awarded by NPRA. Tender specification, contract understanding and lowest price as the sole criteria for awarding the contract have contributed to the conflicts. To reduce conflict, NPRA have adopted procurement procedures that allow for clarification of the prerequisites and ambiguities prior to contract signing.

Negotiated bidding procedure is a procurement procedure that enables the client to negotiate the offer with the suppliers. The procedure can be used if the conditions in section §13-2 of the procurement regulations are met. Among the conditions is if the procurements nature, complexity, legal or financial makeup or because of the risk attaching to them makes it necessary to negotiate.

The purpose of the thesis is to see how the current practice of negotiated bidding procedure can be improved. To fulfil the purpose, the following research questions have been investigated:

1. How has negotiated bidding procedure been conducted on rv 555 The Sotra Connection? 2. What are the experiences with negotiated bidding procedure from rv 555 The Sotra Connection?

To address the research questions, a qualitive study based on a literature review and case study was conducted. The case study investigates the infrastructure project rv 555 Sotra Connection. The Sotra Connection was selected based on the advice of the supervisors. In the case study, a document study and 14 semi-structured interviews were conducted with participants from the client and the suppliers.

The results document the implementation of the negotiated bidding procedure and the experiences from the infrastructure project rv 555 Sotra Connection. Five distinct phases were identified in the implementation of the procedure. During the negotiation phase, the suppliers initial price proposal was significantly higher the project’s cost frame, and the client had to clarify the risk conditions that affected the bid price. To reduce the price, several adjustments were made in the tender documentation. Experiences made, shows that there are challenges with the procedure. The client and suppliers experienced difficulty with the zoning plan that restricted the supplier’s ability to implement cost-saving solutions and too low compensation for an approved final bid. The suppliers also experienced challenges with how the client evaluated the final bid.

The conclusion is that negotiated bidding procedure is a procurement procedure that allows the client and suppliers to clarify any ambiguities and risks in the project prior to contract signing. This reduces the risk of future conflicts. For future projects, it is recommended to increase the numbers of suppliers who participate in negotiations, select a contracting model that is appropriate for the project, and increase the compensation the suppliers receive for an approved final bid. By documenting the implementation and the client’s and suppliers’ experiences, the thesis can be able contribute to a greater understanding of the procedure and how it can be applied in future projects.