Robotisert prosessautomatisering som bidrag til digitaliseringen av helse- og omsorgssektoren

Abstract

Bakgrunn Det stilles store krav til digitalisering av helse- og omsorgssektoren i Norge. Det er behov for en bærekraftig helse- og omsorgssektor som utnytter mulighetene teknologien kan tilføre for effektiv løsning av ulike oppgaver i fremtiden. Hensikten med denne forskningsstudien er å se nærmere på bruk av robotisert prosessautomatisering som mulig løsning for å bidra opp mot digitaliseringen av morgendagens helse- og omsorgssektor. I denne forskningsstudien har vi studert Robotisert prosessautomatisering (RPA) som løsning eksplisitt gjennom en konkret case. Norge har lenge vært uten en nasjonal standard for dokumentering av kritisk informasjon. Samtidig er det mange kliniske systemer i bruk med manglende interoperabilitet. Som en konsekvens av dette blir kritisk informasjon registrert i flere ulike systemer. Dette er blant annet tilfellet i Helse Vest RHF. Her må det i dag registreres kritisk informasjon manuelt i flere ulike systemer på grunn av mangel på integrasjoner mellom systemene. Fagmiljøene melder at dette ikke er praktisk gjennomførbart i en allerede travel arbeidshverdag. Konsekvensen av dette er store mangler i registreringen av kritisk informasjon i Helse Vest RHF. Dette gir igjen manglende beslutningsstøtte og kan i verste fall få alvorlige konsekvenser for pasientbehandlingen. Ovennevnte utfordring danner bakgrunnen for valg av case. Denne forskningsstudien ser nærmere på en programvare-robot som overfører kritisk informasjon, nærmere bestemt legemiddelreaksjoner mellom det elektroniske pasientjournalsystemet DIPS og kurve-systemet Meona i Helse Vest RHF.

Problemstilling Forskningsstudiens problemstilling lyder som følger: Robotisert prosessautomatisering som bidrag til digitaliseringen av helse- og omsorgssektoren. Etterfulgt av kommende forskningsspørsmål: - F1: Hvordan kan RPA bidra til overføring av kritisk informasjon mellom systemer i helse- og omsorgssektoren? - F2: Hvordan kan RPA implementeres i helse- og omsorgssektoren? - F3: Hvordan påvirker lovverket utviklingen av RPA i helse- og omsorgssektoren?

Metode Forskningsstudiens forskningsdesign er som følger: Forskningsstrategi - Case-studie Dataanalyse Kvalitativ - metode Datagenerering - Dybdeintervjuer Analysemetode - SDI-metoden Informasjon vedrørende aktuelle informanter, som navn og stilling, samt deltakelse, ansvar og involvering i arbeidet med den aktuelle RPA-prosessen i Helse Vest RHF er innhentet fra bekjent gjennom eget arbeid i samme organisasjon. Deretter ble snøballmetoden benyttet for å innhente flere aktuelle informanter.

Diskusjon Vi finner at liten grad av automatisering i helse- og omsorgssektoren sammenlignet med andre sektorer kan ses i sammenheng med et strengt regulert lovverk med fokus på data- og pasientsikkerhet i Norge. Dette ødelegger noe for potensiale til RPA-løsningene som kan utvikles. Dårlig kommunikasjon og manglende involvering av relevante fagpersoner reduserer sjansene for suksessfull implementering av RPA-prosesser. Videre finner vi at mulighetene med RPA begrenses av et behov for klare regler og strukturerte data, som begrenses ytterligere av motvillige leverandører og forretningshemmeligheter. Det kan være mulig å utvide reglene gjennom bruk av oppslagstabeller, som igjen utvider mulighetene for å automatisere en oppgave. Arbeidet med oppslagstabeller kan igjen gi verdi videre til pågående integrasjonsarbeid. Samtidig kan behovet for regler og strukturerte data bli mindre i fremtiden som en konsekvens av mer bruk av kunstig intelligens i RPA-løsningene. Videre kan det se ut som at RPA kan brukes til kritiske oppgaver så lenge organisasjonen har rutiner for tilstrekkelig overvåking og drift. RPA kan bli brukt som en midlertidig løsning i påvente på systemendringer eller integrasjoner. I tillegg ser vi at løsningene kan bli mer langvarige i tilfeller der endringene ikke kommer, og RPA kan dermed bidra med å forlenge levetiden og nytteverdien til eksisterende systemer. Å organisere RPA-team som autonome team under IT-avdelingen, eller det eksisterende IT-miljøet, ser ut til å legge til rette for et dedikert og kompetent RPA-personell som utvikler og administrerer RPA på en god måte over tid.

Konklusjon De menneskelige ressursene i case-organisasjonen mener RPA sparer dem for repetitive oppgaver. I tillegg ser de respektive ressursene flere oppgaver som burde automatiseres ved bruk av RPA. Dette er interessante funn som peker oss i retning av at RPA-prosesser potensielt kan bidra med å effektivisere og automatisere noen av de repetitive arbeidsoppgavene som de menneskelige ressursene har i dag. Samtidig ser vi at mulighetene og bruksområdet til RPA kan bli utvidet i fremtiden. Funnene våre kan potensielt ha stor nytteverdi i møte med morgendagens helse- og omsorgssektor.

Nøkkelord Robotisert prosessautomatisering, RPA, DIPS, Meona, Helse Vest IKT, automatisering, digitalisering, IT, interoperabilitet, helse- og omsorgssektoren, e-helse

Background Great demands are placed on digitization of the healthcare sector in Norway. There is a need for a sustainable health and care sector that utilizes the opportunities that technology can provide for the efficient solution of various tasks in the future. The purpose of this research study is to take a closer look at the development of robotic process automation as a possible solution to contribute towards the digitization of tomorrow's health and care sector. In this research study, we have studied Robotic Process Automation (RPA) as a solution explicitly through a specific case. For a long time, Norway has been without a national standard for documenting critical information. At the same time, there are many clinical systems in use with a lack of interoperability. The consequence of this is that critical information is being registered in several different systems. This is, among other things, the case in Helse Vest RHF. Today, critical information must be registered manually in several different systems due to a lack of integration between the different systems. Professional personnel report that this is not practically feasible in an already busy working day. The consequence of this is major deficiencies in the registration of critical information in Helse Vest RHF. This in turn results in a lack of clinical decision support, which in the worst case scenario can have serious consequences for the treatment of patients. The challenge described above, is the background for the choice of case in this research study. This research study takes a closer look at a software robot which transfers critical information, specifically drug reactions between the electronic patient record system DIPS and the system for electronic medication administration Meona in Helse Vest RHF.

Thesis statement This thesis's problem reads as follows: Robotic process automation as a contribution to the digitization of the healthcare sector. Followed by these upcoming research questions: - Q1: How can RPA contribute to the transfer of critical information between systems in the healthcare sector? - Q2: How can RPA be implemented in the healthcare sector? - Q3: How does the legislation affect the development of RPA in the healthcare sector?

Method The research design of the research study is as follows: Research strategy - Case-study Data analysis - Qualitative method Data generation - Interview Analysis method - SDI-method Information regarding relevant informants, such as name and position, as well as participation, responsibility and involvement in the work with this particular RPA process in Helse Vest RHF, has been obtained from acquaintances through our own work in the same organization. The snowball method was then used to obtain more relevant informants.

Discussion We find that there is less automation in the healthcare sector compared to other sectors, this can be seen in the context of a strictly regulated legislation with a focus on data and patient security in Norway. This somewhat mitigates some of the potential of the RPA-solutions that can be developed. Not adequate communication and lack of involvement of relevant professionals reduces the chances of successful implementation of RPA processes. Furthermore, we find that the possibilities with RPA are limited by a need for clear rules and structured data, which are further limited by reluctant suppliers and trade secrets. It may be possible to extend the rules using look-up tables, which in turn expand the possibilities for automating a task. The efforts around creating look-up tables can pass on value to ongoing integration work. At the same time, the need for rules and structured data may decrease in the future as a consequence of more use of artificial intelligence in RPA solutions. Furthermore, it appears that RPA can be used for critical tasks as long as the organization has routines for adequate monitoring and operation. RPA can be used as a temporary solution pending system changes or integrations. In addition, we see that the solutions can be more long-lasting in cases where the changes do not come, and RPA can contribute to extending the lifetime and useful value of existing systems. Organizing RPA teams as autonomous teams under the IT department, or the existing IT environment, seems to facilitate a dedicated and competent RPA staff that develops and manages RPA in a good way.

Conclusion The human resources in the case-organization believes that RPA can help them with repetitive tasks. In addition, the respective resources can point out several tasks that should be automated using RPA. These are interesting findings that point us in the direction that RPA-processes can potentially contribute to streamlining and automating some of the repetitive work tasks that human resources have today. At the same time, we see that the possibilities and the area of use of RPA can be expanded in the future. Our findings can potentially be of great value in dealing with tomorrow's healthcare sector.

Keywords Robotic process automation, RPA, DIPS, Meona, Helse Vest IKT, automation, digitalisation, IT, interoperability, healthcare sector, e-health