Performance Information Risk Management System: benefits and challenges observed among pilotprojects in Norway

Abstract

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har anbefalt Best Value Procurement (BVP) for å øke profesjonalitet og effektivitet i offentlige anskaffelser. Siden 2016, har BVP vært pilotert i over 20 prosjekter i Norge. Performance Information Risk Management System (PIRMS) har blitt brukt som en del av BVP pilotinitiativet. Denne oppgaven søkte å undersøke fordeler og utfordringer ved PIRMS. Den undersøkte også kjerneproblemene som motiverer mangelfull risikostyring ved å analysere effekten av PIRMS på pilotprosjektene. Studien brukte en utforskende kvalitativ forskningsmetode for å besvare forskningsspørsmålene. Dataene ble samlet inn ved å gjennomføre dybdeintervjuer og dokumentstudier. Tematiskanalyse ble brukt for å analysere intervjuene, og innholdsanalyse ble brukt for dokumentene. Følgende forskningsspørsmål ble utforsket.

1. Hva er de kritiske faktorene for å gunstig iverksette PIRMS-modellen?

1 A. Hvordan bør PIRMS iverksettes, og hva ble praktisert? 1 B. Hvilke forholdsfaktorer påvirket hvordan PIRMS ble praktisert? 1 C. Teori om PIRMS og praksisavvik, hvorfor oppstår de?

2. Hvilke fordeler og ulemper ble observert ved dagens praksis? 3. Hva kan gjøres for å bedre anvendelse av PIRMS, og øke nytteverdien?

De kritiske faktorene som trengs for å anvende PIRMS gunstig omfatter: økt forståelse av BVA-modellen, prosjekt eiere og entreprenører må genuint ville anvende modellen, og modellen må forbedres. Den mangler helhet som minker nytteverdipotensialet. Generelt, ser det ut til at faktorene som ført til en middelmådig implementering skyldes en passiv form for endringsmotstand.

Forbedringer som trengs for forbedret fremtidig implementering av PIRMS omfatter: kunnskapsforbedring, forbedret samarbeidsinnsats, en strukturert arbeidspraksis, bruk av funksjonsbasert prosjektbeskrivelser og unngåelse av hybrid gjennomføring. Samlet sett, tyder funn på at PIRMS fører til en bedre risikostyringsprosess og motvirker noe av de faktorene som motiverer mangelfull risikostyring. Det ser imidlertid ikke ut til at PIRMS løser kjerneproblemene som motiverer mangelfull risikostyring. Denne oppgaven anbefaler å utvide nyttefunksjonsarealet til PIRMS ved å øke insentivmekanismene. Videre forskning anbefales for å teste for korrelasjon mellom opportunisme og risikomodenhet, med insentivmekanismer som moderatorer.

The Norwegian Agency for Public and Financial Management (DFØ) has recommended the Best Value Procurement (BVP) to increase public procurement professionalism and effectiveness. Since 2016, BVP has been piloted in over 20 projects in Norway. Performance Information Risk Management System (PIRMS) has been used as part of the BVP piloting initiative. This thesis sought to assess the benefits and challenges of PIRMS. It also explored the core problems motivating poor risk management by analyzing the effects of PIRMS on the pilot projects. The study used an exploratory qualitative research method to answer the research questions. The data was collected by conducting in-depth interviews and document reviews. The interviews were analyzed using thematic analysis, and the documents were assessed using content analysis. The following research questions were explored.

1. What are the critical factors needed to optimally apply the PIRMS model?

1 A. How should PIRMS be implemented, and what was practiced? 1 B. Which situational factors influenced how PIRMS was practiced? 1 C. Theory of PIRMS and practice discrepancies, why they occur?

2. Which advantages and disadvantages of current PRIMS practice were observed? 3. What can be done to better apply the PIRMS model and increase its utility?

Findings indicate that the critical factors needed to optimally apply PIRMS include enhanced understanding of the BVA model, practitioners must genuinely be willing to apply the model, and the PIRMS model must be improved. The model lacks comprehensiveness, undermining its utility potential. Overall, the factors that have likely contributed to mediocre implementations seem to be due to passive forms of change resistance.

Improvements needed to better implement PIRMS comprise knowledge enhancement, enhanced collaborative efforts, a structured working practice, formulating function-based project deliverable descriptions, and avoiding the implementation of hybrids. Generally, findings suggest that PIRMS leads to a better risk management process and prevents some of the poor risk management factors. However, it does not seem to solve the core issues motivating poor risk management. This thesis recommends expanding the utility function area of PIRMS by increasing the incentive mechanisms. Further research is recommended to test for correlation between opportunism and risk maturity, with incentive mechanisms as moderators.