Resiliens og kommunikasjon i prosjekteringsteamet

Abstract

Globale endringer og uønskede hendelser preger bygg- og anleggsbransjen. Det kan være alt fra indre påkjenninger knyttet til organisatoriske konflikter og betingelser, til ytre påkjenninger, som koronapandemien og invasjonen av Ukraina. Måten man jobber på er i stadig endring, og det er lite som tilsier at intensiteten på arbeidet blir noe mindre. Det er viktigere enn noen gang å klare å håndtere slike hendelser. Det kan gjøres ved å bygge resiliens, eller motstandsdyktighet, for å navigere arbeidshverdagen mer effektivt. Begrepet resiliens beskriver ansattes evne til å håndtere og overvinne uønskede hendelser på arbeidsplassen.

Prosjekteringsprosessen håndteres ikke godt nok, og ledelse av denne har lenge vært undervurdert. Kommunikasjon har stor påvirkning på prosessen, og et betydelig forbedringspotensial. For å adressere disse utfordringene søker oppgaven svar på "Hvordan påvirker prosjekteringslederens kommunikasjon teamets motstandsdyktighet mot indre og ytre påkjenninger?". For å møte det eksisterende kunnskapshullet og besvare oppgavens problemstilling, er det definert følgende tre forskningsspørsmål: 1) Hvordan kommuniserer prosjekteringslederne i Vedal med prosjekteringsteamet?, 2) Hva kjennetegner et motstandsdyktig prosjekteringsteam? og 3) Hvordan kan prosjekteringsleder opprettholde og forbedre motstandsdyktigheten i prosjekteringsteamet?

For å svare på forskningsspørsmålene er det gjennomført en kvalitativ litteraturstudie, tolv semistrukturerte intervjuer og en dokumentstudie. Masteroppgaven er skrevet i samarbeid med bygg- og eiendomsbedriften Vedal AS, og er avgrenset til prosjekteringslederen og prosjekterende sitt perspektiv.

Studien viser at prosjekteringsleders egen rolleforståelse avgjør hvilke oppgaver de anser som sine viktigste i prosjekteringsteamet. Kommunikasjon er kartlagt som en viktig suksessfaktor, og måten prosessen ledes på, påvirker hvordan kommunikasjonen i prosjektet utarter seg. Synkron kommunikasjon er den mest foretrukne kommunikasjonsmetoden blant prosjekteringsledere i Vedal. Asynkron kommunikasjon anses som nødvendig i de tilfeller der beslutninger må dokumenteres. Videre viser oppgaven at god kommunikasjon kan utgjøre en forskjell mellom et trygt og motivert team med høy grad av tillit, og et ineffektivt team med lite samhold.

Et motstandsdyktig prosjekteringsteam klarer å planlegge for, håndtere og ta lærdom av hendelser. Gode relasjoner, som blant annet bygges gjennom god kommunikasjon og tett og personlig dialog, er avgjørende for motstandsdyktigheten i teamet. Samhold, trivsel og god teamkultur er andre myke verdier som må etterleves. Både valg av kommunikasjonsmetode og måten prosjekteringsleder kommuniserer på, påvirker teamets motstandsdyktighet. For å planlegge for godt samarbeid og god informasjonsflyt bør prosjekteringsleder tilstrebe en balanse mellom asynkron og synkron, og mellom formell og uformell kommunikasjon. Prosjekteringsleder må også legge til rette for at det kan skapes en åpen og inkluderende kultur, bygget på trygghet og tillit.

The construction industry is affected by global changes and adverse events, such as internal stresses related to organizational conflicts and conditions, to external stresses, such as the Covid-19 pandemic and the invasion of Ukraine. The way of working is constantly changing, and there is little to indicate that the intensity of the work will be somewhat smaller. Being able to handle such events is more important than ever. To do so, resilience can be built to effectively navigate the workday. The term resilience describes the employees' ability to manage and overcome adverse events at work.

The building design process is not handled well enough, and its management has long been underestimated. Communication has a great impact on this process and a significant potential for improvement. To address these challenges, the thesis seeks to answer the question "How does the design manager's communication affect the team's resilience against internal and external stresses?". To meet the existing knowledge gap and answer the question of the thesis, the following three research questions are defined: 1) How do the design managers in Vedal communicate with the design team, 2) What are the characteristics of a resilient design team? and 3) How can the design manager maintain and improve the resilience of the design team?

To answer these research questions, a qualitative literature study, twelve semi-structured interviews and a document study have been conducted. The master's thesis is written in collaboration with the construction and real estate company Vedal AS and limited to the design manager's and designer's perspective.

The study shows that the design manager's own understanding of the role determines which tasks they consider as their most important in the design team. Communication has been identified as an important success factor, and the way the design process is managed affects how the communication in the project degenerates. Synchronous communication is the most preferred method of communication among design managers in Vedal. Asynchronous communication is considered necessary in those cases where decisions must be documented. Furthermore, the thesis shows that good communication can make a difference between a safe and motivated team with a high degree of trust, and an inefficient team with little cohesion.

A resilient design team is able to plan for, handle and learn from events. Good relationships, which are built through good communication and close and personal dialogue, are crucial for the resilience of the team. Cohesion, prosperity, and a good team culture are other soft values that must be observed. Both the choice of communication method and the way the design manager communicates, affect the team's resilience. To plan for good collaboration and a good flow of information, the design manager should strive for a balance between asynchronous and synchronous, and between formal and informal communication. The design manager must also facilitate the creation of an open and inclusive culture, built on safety and trust.