Håndtering av interessenter i investeringsprosjekter i Trondheim kommune og deres påvirkning på prosjektene

Abstract

Effektiv styring og ledelse av forholdet mellom et prosjekt og dets interessenter er en viktig nøkkel til suksess i prosjektet. Forskning viser imidlertid at det i mange prosjekter mangler en formell og systematisk prosedyre for en slik interessentledelse. Hensikten med rapporten er å undersøke hvordan interessenter håndteres i Trondheim kommunes investeringsprosjekter, og vurdere hvilken påvirkning de har på prosjektene. Av hensyn til tid og omfang måtte oppgaven begrenses til å kun gjelde investeringsprosjekter i regi av Trondheim eiendom – utbygging. Oppgaven er gjennomført både som en kvantitativ og kvalitativ undersøkelse for å avdekke hvordan kartlegging og ledelse av interessenter er beskrevet i Trondheim kommunes kvalitetssystem, og for å undersøke hvilke konsekvenser interessenters påvirkning har på kommunens prosjekter. Som underlag for utførelse av oppgaven ligger en kvalitativ gjennomgang av temaets faglitteratur. Resultatene av oppgaven viser at det sjeldent gjennomføres interessentkartlegging i Trondheim kommunes investeringsprosjekter. Over 70 % av prosjektlederne for investeringsprosjekter i kommunen kjenner ikke til om det er gjennomført en interesseanalyse i sitt siste prosjekt, samtidig som over 63 % av prosjektlederne beskriver at påvirkning fra interessenter har medført økte kostnader for prosjektet.

En gjennomgang av kommunens kvalitetssystem har vist at det er få, men noen, henvisninger til at en kartlegging skal gjennomføres og handlingsplaner for håndtering av interessenter skal etableres i alle prosjekter og i alle prosjektfaser. Verktøy og støtte for å gjennomføre dette er mangelfullt beskrevet i kvalitetssystemet, men det pågår et arbeide med å forbedre dette. Dette arbeidet bør fortsette, og alle prosedyrer og rutiner som gjelder temaet interessenthåndtering bør gjennomgås og forbedres. Kommunen bør samtidig sørge for at disse implementeres i alle organisasjoner og ledd i administrasjonen som jobber med investeringsprosjekter. Det anbefales å evaluere investeringsprosjektene underveis og etter overlevering for å vurdere interessenters påvirkning som ledd i videreutvikling av rutiner og for videre utvikling av god prosjektgjennomføring i kommunen. En styrkning av prosjektstyringsressurser for håndtering av interessenter anbefales vurdert. Det må antas at de funn som er gjort gjennom denne oppgaven er gjeldende for flere kommuner som gjennomfører investeringsprosjekter. Erfaringsdeling igjennom storbynettverk og andre samarbeidsportaler bør derfor vurderes.

Effective stakeholder management and leadership between a project and its stakeholders is an important key to success in any project. However, research shows that many projects lack a formal and systematic procedure for such stakeholder management. The purpose of this report is to investigate how stakeholder management is conducted in Trondheim municipality's investment projects and examine what impact they have on the projects. For reasons of time available, the report had to be limited to only investment projects under the auspices of Trondheim real estate development. The report is conducted both as a quantitative and qualitative study to reveal how mapping and management of stakeholders is described in Trondheim municipality's quality system, and to investigate the consequences of stakeholders' impact on the municipality's projects. A qualitative review of the topic's literature is the basis for the execution. The report show that stakeholder mapping is rarely carried out in Trondheim municipality's investment projects. Over 70% of project managers for investment projects in the municipality do not know whether an interest analysis has been carried out in their latest project or not, while over 63% of the project managers describe that influence from stakeholders has led to increased costs for the project. A review of the municipality's quality system has shown that there are few, but some, references that indicate that a stakeholder survey must be carried out and that action plans for dealing with stakeholders must be established in all projects and in all project phases. Tools and support to implement this are inadequately described in the quality system, but work is ongoing to improve this. This should continue, and all procedures and routines related to the topic of stakeholder management should be reviewed and improved. It is recommended to ensure that these are implemented in all organizations and parts of the administration that work with investment projects. It is also recommended to evaluate the investment projects, both ongoing and finished projects, to assess the stakeholders' impact as part of further development of routines and for further development of good project implementation in the municipality. A strengthening of project management resources for stakeholder management is recommended. It is assumed that the findings made through this report are valid for several municipalities that carry out investment projects. Experience sharing through metropolitan networks and other collaboration portals should therefore be considered.