Usikkerhetsstyring i gjennomføringsfasen av byggeprosjekter med en LPS-inspirert arbeidsmetode

Abstract

Alle byggeprosjekter innebærer beslutningsgrunnlag og forutsetninger som er usikre. For å optimalisere verdiskapningen er derfor usikkerhetsstyring essensielt. Prosjekter vil ha større sannsynlighet for nå sine prosjektmål dersom de klarer å styre sin usikkerhet. Arbeidsmetoder inspirert av Last Planner System (LPS) innehar elementer for å redusere usikkerhet knyttet til fremdrift og flyt i gjennomføringsfasen. Litteraturen har imidlertid pekt på et potensial for å implementere usikkerhetsstyring i større grad. Med bakgrunn i dette er oppgavens formål å undersøke hvordan man kan komme nærmere en integrering av LPS og usikkerhetsstyring. Følgende forskningsspørsmål ble formulert for oppgaven: 1) Hvilken tilnærming har man til usikkerhet og usikkerhetsstyring i gjennomføringsfasen av byggeprosjekter? 2) Hvordan benyttes ulike verktøy og prosesser til usikkerhetsstyring i gjennomføringsfasen av byggeprosjekter? 3) Hvilke forbedringer kan gjøres ved usikkerhetsstyringen i gjennomføringsfasen av byggeprosjekter? Det har blitt gjennomført en litteraturstudie for å avdekke eksisterende litteratur rundt oppgavens tema, og for å gi et nødvendig kunnskapsgrunnlag. Oppgavens kvalitative forskningsmetode baseres på en casestudie av et prosjekt utført av en entreprenør som benytter den LPS-inspirerte arbeidsmetoden Involverende planlegging (IP). Det er utført tilhørende fire intervjuer, observasjon av planleggingsmøter og dokumentstudier av fremdriftsplaner. I tillegg har det blitt foretatt tre supplerende intervjuer av personer utenfor caseprosjektet, og dokumentstudier av entreprenørens interne veiledere. Oppgaven legger frem fire anbefalinger, og et konkret forslag, til forbedringer av usikkerhetsstyring i gjennomføringsfasen. Entreprenøren implementerer nå software-programmet Active Risk Manager (ARM), for å bedre og systematisere prosjektenes usikkerhetsstyring. Programmet er omfattende, og oppgavens første anbefaling er derfor grundig innføring og tydelig retningslinjer for bruk. Det oppfordres også til å involvere hele prosjektteamet for bruk av verktøyet, og gruppebaserte vurderinger av usikkerhets-elementer for å redusere brukeravhengighet. Det er en varierende tilnærming til usikkerhet og usikkerhetsstyring i prosjektene. For å styrke usikkerhetsstyringen i den daglige driften er oppgavens andre anbefaling å øke hele prosjektorganisasjonens forståelse av hva usikkerhetsstyring er, og hvordan hver enkelt kan bidra. IP som arbeidsmetode innehar mange aspekter for usikkerhetsstyring, men ikke et eksplisitt fokus. Oppgavens tredje anbefaling er derfor å styrke IPs funksjon for usikkerhetsstyring. Det innebærer å innføre begreper knyttet til usikkerhet i møter og interne veiledere. Erfaring er en avgjørende faktor for usikkerhetsstyring. En erfaringsbank for usikkerhetselementer og tilhørende tiltak legges derfor frem som en fjerde anbefaling. Litteraturen peker på viktigheten av identifisering av usikkerhetselementer. Forskningsresultatene viser imidlertid ingen fastsatt rutine for identifiseringsprosessen. Oppgaveforfatterne har derfor utviklet et konkret forslag, Proaktiv usikkerhetsanalyse, basert på eksisterende teori og resultater. Øvelsen skal bidra til en proaktiv tilnærming til usikkerhet gjennom en idédugnad rundt hypotetiske scenarioer for prosjektet. Det foreslås å utføre øvelsen i forkant av prosjektets aktivitetsfaser, og i grupper der relevante roller involveres. Proaktiv usikkerhetsanalyse er ikke testet i praksis, og krever videre tilpasning og utvikling, men anses å ha potensial til å bidra til usikkerhetsstyring i gjennomføringsfasen av byggeprosjekter.

Construction projects are all uncertain based on dynamic decision-making processes and context. Therefore, uncertainty management is essential to optimize the project outcome. Projects have a greater chance of reaching their objectives if uncertainties are managed in the right way. Last Planner System (LPS) have the potential to reduce schedule risks, by focusing on activities and dependencies in time. Nevertheless, research proposes that uncertainty management should have an increased and explicit focus in LPS. Hence, the purpose of the thesis is to examine a further integration of LPS and uncertainty management. The following research questions are addressed: 1) What is the approach to uncertainties and uncertainty management in the execution phase of construction projects? 2) How are various tools and processes used for uncertainty management in the execution phase of construction projects? 3) What improvements can be made for uncertainty management in the execution phase of construction projects? A literature study has been conducted to study existing research, and to gain the necessary knowledge for both authors and reader. The qualitative research is based on a case study of a contractor practicing the LPS-inspired Involverende planlegging (IP) in their projects, including four interviews, meeting observations and document studies of schedules. In addition to this, three supplementary interviews and document studies of the contractor’s internal guidance documents was conducted. As a result, the thesis proposes four recommendations, in addition to a concrete suggestion, for an improved uncertainty management in a contractor’s execution phase. Findings indicates a varying approach to uncertainty management in construction projects. The software program Active Risk Manager (ARM) is now implemented by the contractor, to get an improved and systematic approach. Because of the programs extensive use, the first recommendation is to have thorough introduction and clear guidelines. This also includes involving the whole project team for utilizing the tool and have group-based evaluations of uncertainties, to reduce user dependencies. The second recommendation of the thesis is to increase the overall understanding of uncertainties and how each of the project team members can contribute, in order to strengthen the everyday uncertainty management. The practice of IP includes aspects of managing uncertainties, but not with an explicit focus. Thus, the third recommendation is to strengthen IPs function as uncertainty management, this includes the use of terms in relation to uncertainty in both meetings and internal guidelines. Experience is a determining factor in uncertainty management, and interview results indicates a desire for an experience transfer between projects. A collection of uncertainty data with associated preventive actions is therefore the fourth recommendation. Although the literature emphasizes the importance of identifying uncertainties, the results do not indicate a structure or routine for this. The researchers have made a concrete suggestion, Proactive uncertainty analysis, based on existing literature and results. The purpose of the process’ is to manage uncertainties in a proactive way, by brainstorming future, hypothetical scenarios the project can experience. The researchers suggest implementing the process in advance of the project’s extensive phases in groups of relevant members of the project team. Proactive uncertainty analysis is still to be tested and requires further adjustments and development. It is still considered as likely to have potential to increase uncertainty management in construction projects.