Ombyggingsprosjekter - En studie av hva byggherrer bør prioritere i tidligfase for å unngå kostnadssprekk

Abstract

Eksisterende bygningsmasse representerer betydelige verdier, og for å ta vare på disse er det stadig behov for å oppgradere og bygge om bygninger. Tidligere forskning har vist at ombyggingsprosjekter er mer usikkert, risikofylt og komplekst enn nybygg, og at de ofte blir mer kostbare enn først estimert. Konsekvensen er blant annet at beslutninger fattes på feil premisser. Bygninger blir fra tid til stilt overfor spørsmålet «Rive eller rehabilitere?». For å kunne ta bærekraftige beslutninger er det viktig at beslutningstakere kjenner konsekvensene av valget de står overfor.

Formålet med denne studien har vært å undersøke om det finnes gjentakende utfordringer og problemområder som bidrar til merkostnader i ombyggingsprosjekter, og hvilke tiltak byggherrer kan gjennomføre i tidligfase for å unngå kostnadsoverskridelser. Studien er ikke avgrenset til en konkret bygningstype eller -størrelse, og tar for seg ombygging i vid forstand. Konkret skal studien besvare følgende problemstilling:

Hva bør byggherrer prioritere i tidligfase av ombyggingsprosjekter for å unngå kostnadsoverskridelser?

Tre metoder for datainnsamling er benyttet i studien: Litteraturstudie, spørreundersøkelse og dybdeintervju. Spørreundersøkelsen fikk 56 respondenter, og det ble gjennomført seks intervjuer med totalt åtte informanter. Forskningsdesignet anses å være godt egnet for å undersøke problemstillingen, og studien vurderes å ha frembragt resultater som er overførbare til byggherrevirksomheter generelt.

Problemstillingen er undersøkt gjennom tre forskningsspørsmål. Studien viser at de fleste ombyggingsprosjekter ender med å bli mer kostbare enn planlagt. Dette bekrefter problemstillingens relevans. Gjennomsnittet blant byggherrer er 22 % kostnadsoverskridelser i ombyggingsprosjekter. Videre er det funnet at det finnes gjentagende årsaker til kostnadsoverskridelser. Bygg som skal bygges om har ofte dårligere teknisk tilstand enn antatt, og de krever mer tilpasning av tekniske anlegg enn forventet. Andre årsaker inkluderer nye krav fra bruker/eier underveis i prosjektet og svakt tegningsgrunnlag. I tillegg er det en utfordring å forene vernekrav og tekniske krav i verneverdige bygg. Usikkerheten som ligger i nevnte problemområder, bør adresseres av byggherrene.

For å unngå kostnadsoverskridelser bør byggherrer styrke informasjonsgrunnlaget. Først og fremst handler dette om å få kontroll på byggets tekniske tilstand. Dette gjøres gjennom destruktive tilstandsanalyser (nivå 3) på bygningsdeler hvor feil og skavanker kan være kostnadsdrivende. Videre anbefales byggherrer å rive på plasser hvor det er stort potensial for å finne svake punkter, samtidig som ulempen for bruker/leietaker er så liten som mulig. Analysen kan gjøres mer overordnet for mindre kritiske bygningsdeler. Personell med kompetanse på byggemetoden og bygningstypen bør involveres i planleggingen av tilstandsanalysen.

Videre viser studien at byggherrer i tidligfasen av ombyggingsprosjekter bør prioritere å

• ta bygget ut av drift for å tilrettelegge for grundige undersøkelser • involvere ekspertise. Tidlig entreprenørinvolvering bør spesielt vurderes • forbedre byggets tegningsgrunnlag • avklare brukere/leietakeres behov og krav • avklare med bygnings- og vernemyndighet hvilke forskriftskrav og/eller vernebestemmelser som må tilfredsstilles • kartlegge muligheter for gjenbruk av bygningsdeler og -materialer

Tiltakene vil bedre informasjonsgrunnlaget om bygget og prosjektet. Det vil variere fra prosjekt til prosjekt hvilke tiltak, og med hvilket detaljnivå, de enkelte tiltakene kan gjennomføres. Byggherrer anbefales å fremskaffe så mye informasjon som mulig, men samtidig vurdere kostnaden ved å fremskaffe mer informasjon opp mot nytten.

En annen viktig konklusjon er knyttet til selve kostnadskalkylen. Underkalkulering i tidligfasen kan gjøre at feil prosjekt blir valgt. Byggherrer bør ta høyde for hvilket presisjonsnivå informasjonsgrunnlaget holder og utarbeide realistiske kalkyler fra første stund. Har man et svakt informasjonsgrunnlag borger dette for et større påslag av uspesifiserte kostnader og usikkerhet.

Før de fatter en beslutning om ombygging, anbefales byggherrer å gjøre en strategisk vurdering av om bygget i det hele tatt bør bygges om. Prinsippene om bærekraft bør ligge til grunn for denne. Høye ombyggingskostnader kan tale for at bygget er lite tilpasningsdyktig, og at det i prinsippet derfor ikke er egnet for en bærekraftig ombygging.

Existing buildings represent significant values, and in order to take care of these, there is a constant need to upgrade and refurbish buildings. Previous research has shown that refurbishment projects are more uncertain, risky and complex than new construction, and that they often are more expensive than first estimated. The consequence is, among other things, that decisions are made on the wrong premises. Existing buildings repeatedly face the question “Demolish or refurbish?”. To be able to make sustainable decisions, it is important that decision-makers know the consequences of the choice they face.

The purpose of this study has been to investigate whether there are recurring challenges and problem areas that contribute to additional costs in refurbishment projects, and what measures building owners can implement in the early phase to avoid cost overruns. Building owner is here understood as the person or organisation who owns the building and/or is the client behind commissioning and funding the refurbishment project. The study is not limited to a specific building type or size and deals with refurbishment in the broadest sense. Specifically, the study shall answer the following problem:

What should building owners prioritise in the early stages of refurbishment projects to avoid cost overruns?

Three methods for data collection have been used in the study: Literature study, survey and in-depth interview. The survey received 56 respondents, and six interviews were conducted with a total of eight informants. The research design is considered to be well suited for investigating the problem, and the study is considered to have produced results that are transferable to building owners in general.

The problem has been investigated through three research questions. The study shows that most refurbishment projects end up being more expensive than planned. This confirms the relevance of the study. The average among building owners is 22 % cost overruns in refurbishment projects. Furthermore, it has been found that there are recurring causes of cost overruns. Buildings to be refurbished often have poorer technical condition, and they require more adaptation of technical installations, than expected. Other reasons include new requirements from the user/owner during the project and imprecise drawings and models. In addition, it is a challenge to combine protection requirements and technical requirements in heritage buildings. The uncertainty that lies in the mentioned problem areas should be addressed by the building owners.

To avoid cost overruns, building owners should strengthen the information base. First and foremost, they should gain control of the building's technical condition. This is done through destructive condition analyses (level 3) on building parts where faults and defects can be cost-driving. Furthermore, building owners are recommended to conduct partial demolition in places where there is great potential for finding weak points, at the same time as the disadvantage for the user/tenant is as small as possible. The analysis can be conducted more general for less critical building parts. Personnel with expertise in the construction method and type of building should be involved in the planning of the condition analysis.

Furthermore, the study shows that building owners in the early phase of refurbishment projects should prioritise to

• take the building out of operation to facilitate thorough investigations • involve expertise. Early contractor involvement should be given special consideration • improve the building's drawing basis • clarify users'/tenants' needs and requirements • clarify with the building and protection authority which regulatory requirements and/or protection provisions that must be satisfied • identify opportunities for reuse of building parts and materials

The measures above will improve the information about the building and the project. It will vary from project to project which measures, and with what level of detail, the individual measures can be implemented. Building owners are advised to maximise the information, but at the same time consider the cost of providing more information against the benefit.

Another important conclusion is related to the cost calculation itself. Under-calculation in the early phase can lead to the wrong project being chosen. Building owners should take into account the level of precision of the information acquired and prepare realistic calculations from the outset. If you have a weak information base, this should result in a greater add-on for unspecified costs and uncertainty.

Before making a decision on refurbishment, building owners are recommended to make a strategic assessment of whether the building should be refurbished at all. The principles of sustainability should form the basis for this. High refurbishment costs may indicate that the building is not very adaptable, and that it is therefore not suited for a sustainable refurbishment.