| dc.description.abstract | Uoverensstemmelser mellom legemiddellistene fra fastlegen, apotek og hjemmetjeneste har vært et hyppig forekommende problem. Siden alle tre aktørene tar vurderinger basert på egen legemiddelliste risikerer man at behandling blir gitt på feil grunnlag og pasienten kan få uhensiktsmessig forskrivninger. Uoverensstemmelsene utgjør derfor en potensiell helserisiko for pasienten. Multidose er maskinelt pakkede legemidler i poser, til personer som trenger hjelp til å dosere og huske å ta legemidlene sine. Systemet erstatter bruk av dosetter, og er hyppig brukt i hjemmesykepleien. Tidligere studier har vist at multidose kan redusere totalt antall uoverensstemmelser i legemiddellister mellom lege og hjemmetjenesten og alvorlighetsgraden av disse. Myndighetene oppfordrer til bruk av multidose for å fremme riktig legemiddelbruk i kommunehelsetjenesten. Dagens multidoseordning foregår på papir, men, det skal nå innføres en elektronisk forskrivning system kalt” multidose i e-resept”. I det papir-baserte systemet ble en komplett legemiddelliste, kalt et ordinasjonskort, brukt som resept for pakking av multidose. I det elektroniske systemet vil dette kortet utgå og multidose skal i stedet bli pakket på grunnlag av e-resepter, i tillegg til en ny melding kalt «legemidler i bruk» (LIB-melding). Denne løsningen ble pilotert våren 2014 i noen kommuner og testet videre ut våren 2018. Under selve overgangen fra papir til elektroniske rutiner vil apoteket slette ordinasjonskortet de har i sitt eget system, og pakke etter den nye elektroniske LIB-listen fastlegen har opprettet. Om det er noen uoverensstemmelser mellom disse listene, vil derfor dette kunne føre til utilsiktede endringer i legemiddelbehandling til pasienten.
Hensikten med denne oppgaven var å undersøke omfang og type av uoverensstemmelser mellom legemiddellistene fra multidoseapotek, fastlege og hjemmetjenesten i dagens papir-baserte multidosesystem og undersøke apotekansatte, ansatte i hjemmetjenesten og fastlegers erfaringer rundt overgangen fra papir-baserte multidose til multidose i e-resept, med spesielt fokus på samstemming, tillit, samhandling og utfordringer med implementeringsprosessen.
Direktoratet for e-helse styrer utprøvingen av multidose i e-resept. Denne undersøkelsen ble utført under pilotutprøvingen i Oslo, høsten 2018. For den kvantitative undersøkelsen ble 15 legekontor i Alna og Stovner bydel invitert til å delta, samt hjemmetjenesten og apoteket som leverte multidose til bydelene. Samtlige lister fra alle tre aktørene ble innsamlet i løpet av samme uke. Innhentingen ble gjort omtrent 2 måneder før oppstart av multidose i e-resept.
Disse ble analysert, og antall ordinasjoner, antall og type uoverensstemmelser ble registrert. Videre ble uoverensstemmelsene klassifisert i fire ulike grupper avhengig av hvor skadelige de var for pasienten.
Av de 15 legekontorene i den kvantitative delen var det tre som gikk over til multidose i e-resept i studieperioden. Ett av disse tre sa ja til å være med i kvalitative undersøkelsen. Det ble totalt utført 4 intervju: ett gruppeintervju med 7 fastleger. Ett gruppeintervju med 4 apotekansatte, ett intervju med sykepleiere og den siste med farmasøyt som jobbet i hjemmetjenesten. Vi gjennomførte intervjuene ansikt til ansikt på arbeidsplassene til alle aktører. Intervjuet tok ca. 45 minutter å fullføre. Intervjuene tatt opp på bånd og transkribert av et profesjonelt byrå. Intervjuene materialet ble analysert ved bruk av metode for systematisk tekstkondensering (Malterud, 2018)
Hos 88% av de 367 multidosepasientene var det minst en uoverensstemmelse i legemiddellisten. En femtedel av uoverensstemmelsene ble vurdert til å kunne forårsake alvorlig ubehag for pasientene.
Ved sammenligningen av legemiddellistene er totalt antall ordinasjoner nesten likt hos apotek, fastlege og hjemmetjeneste, men apotek og hjemmetjeneste hadde større andel av legemidlene oppført som faste ordinasjoner enn det legen hadde. Når man ser på overlapp mellom unike ordinasjoner er det 65% overlapp mellom hjemmetjenesten og lege, men 98% overlapp mellom hjemmetjenesten og apotek.
Både leger, apoteket og hjemmetjenesten hadde store utfordringer under og rett etter overgangen av multidose i e-resept. De opplevde overgangen som veldig tid- og ressurskrevende, det var flere pasienter som manglet resepter og det ble funnet flere feil i de første multidosepakkingene på det nye systemet. Både apoteket og hjemmetjenesten i intervjuet mente at feilene delvis kom av manglende samstemming. Legene nevnte også det har vært utfordringer som feil i EPJ-ene og manglende tid som gjorde at det har vært vanskelig å samstemme legemiddellister.
Legene i undersøkelsen nevnte at manglende opplæring og sviktende EPJ-er som er de største utfordringene de opplevde under overgangen til multidose i e-resept. Apotek mente manglende resepter var største problemet og det var tidskrevende å purre på resepter. Hjemmetjenesten nevnte at manglende tilgang til Resept formidleren gjør vanskelig for å følge med på pasientens legemiddelbruk og passe på om de har gyldige resepter. Hjemmetjenesten som kjente på disse utfordringene veldig under overgangen av multidose i e-resept og det kan se ut til at deres tillitt til det nye systemet er fare for bli svekket som følge av problemer i overgangen.
Uoverensstemmelsene og den manglende kvalitetssikringen i arbeidet representerer en potensiell helsetrussel for pasientene. Selv om uoverensstemmelser i legemiddellister er et kjent problem i dagens helsevesen, viser denne studien at disse skaper ekstra utfordringer når vi skal gå over til elektroniske løsninger for deling av legemiddelinformasjon. Før videre utrulling av multidose i e-resept, anbefales det forbedre selve samstemmingsprosessen og kommunikasjonen rundt denne, samt at tidsperioden fra samstemmingen til overgang til nytt system økes, slik at det gir bedre til å oppdage og rette feil. | |
| dc.description.abstract | The discrepancies in the medication lists from the General Practitioner (GP), pharmacy and home care services are an issue that occurs frequently. The three participants; the GP, pharmacy and home care services makes an assessment based on their own medication list, which poses a potential health risk to the patient. The patient would then rick inappropriate prescriptions, and treatments may be given based on wrong assessments. Multidose dispensed drugs (MDD) are packed by machines in bags for people who need help to dose and remember to take their medicines. This helps to ensure the correct use of the medicine and is easier to use than dosages. This system replaces the use of dosages and is frequently used in home care services. Previous studies have shown that MDD reduces the total number of discrepancies and the severity of these in the medicine list between GP and home care services. The authorities contribute to promote the use of mechanical packed MDD to support proper medicine use in the municipal health service. Today the prescription of MDD is paper-based, however an electronic prescription system for MDD called “multidose in e-prescription” will be implemented. The paper-based system had a complete medical list which was used as a documentation of the prescription for MDD will expire and MDD will instead be packaged on the basis of the e-prescription. In addition, MDD will be packaged on the basis of the e-prescriptions, in addition to a new message called “medicines in use” (LIB-message). This solution was piloted in spring 2014 in some municipalities and further tested in spring 2018. During the actual transition from paper to electronical routines, the pharmacy will delete the medicine lists they have in their system and package after the new electronical LIB-list, which the GP have created. Therefore, any discrepancies between these lists could lead to unintended changes in the patient’s treatment.
The purpose of this project is to look into the discrepancies in the medication lists between the GP, pharmacy and the home care service before the transition to an electronic prescription system of MDD. In addition, we wanted to examine the experiences regarding the transition from paper to e-prescription, with focus on coordination, trust, interaction and the challenges with the implementation process.
The Directorate for eHealth controls the testing of MDD in e-prescriptions. This study was carried out during the pilot trial in Oslo, autumn 2018. For the quantitative study 15 medical offices in district Alna and Stovner were invited to participate, as well as the home care service and the pharmacy who delivered MDD to the chosen districts. The medical lists from the GP, pharmacy and home care service were collected. The collection was done approximately 2 months before the transition to MDD in e-prescriptions. These lists were analyzed, and the number of prescriptions was recorded, in addition to the number and type of discrepancies. Furthermore, the discrepancies were classified into four different groups depending on how harmful they were to the patient and the multi-dose pharmacy.
Out of the 15 medical offices in the quantitative study, only three made the transition to MDD in e-prescription during the study period. One of these three agreed to the survey. A total of 4 interviews were conducted: one group interview with 7 GP’s, another group interview with 4 workers from the pharmacy, an interview with a nurse and lastly, an interview with a pharmacist working in the home care service. All of the interviews were conducted face-to-face in the interviewee’s respective workplace. The interviews lasted for approximately 45 minutes and were recorded and transcribed by a professional agency. The interview material was analyzed using a method for systematic text condensation (Malterud, 2018).
88% of the 367 MDD patients had at least one discrepancy in their medication list, and one fifth of the discrepancies were evaluated as they could cause serious discomfort for the patients.
Comparing the medication lists the total number of prescriptions were approximately the same between the pharmacy, GP’s and the home care services. The home care services and pharmacy had a higher number of medications listed as “regular use” compared to the GPs. Looking at the congruence of prescribed medications between the different medication lists, there was a 65% overlap between the home care service and the GP, and a 98% overlap between the home care service and the pharmacy.
The GP’s, pharmacies and the home care services were all faced with challenges during and after the transition to electronically prescribed MDD. They experience the transition as very time consuming, many patients did not have valid prescriptions, and several errors were detected in the first delivery of MDD after transition to the new system. Both the pharmacy and the home care service expressed that these errors partly occurred from the lack of coordinate between the lists. The GP’s also mentioned that they experienced challenges in the Electronic Patient Record (EPR) and lack of time to coordinate the medical lists.
The participating GP’s said that the lack of training and failing EPR were the biggest issues they experienced during the transition to MDD in e-prescription. The pharmacy workers mentioned that the lack of prescriptions was the biggest issue and it was time-demanding to send notice about the lack of prescriptions. The home care service said that lack of accessibility to the Reseptformidleren, made it difficult to monitor the patient’s medical use and make sure they had valid prescriptions. It may look like the home care services trust towards the new system is in danger of being weakened, due to issues in the transition phase.
Discrepancies and the lack of quality control during the transition represent a big potential health risk for the patients. Even though discrepancies in medication records is a known phenomenon, this study shows that these discrepancies cause additional challenges when implementing electronic solutions for medicines information sharing. Before further roll-out of electronic prescribing of MDD, we recommend that the medication reconciliation process and the communication around this process is improved, in addition to increasing the time from the reconciliation process to when the system is being implemented, so that the users have more time to detect and correct errors. | |