Information System Management in the Norwegian public sector: A case study on Innovative Public Procurement
Abstract
Ettersom offentlige organisasjoner har som mål å levere bedre tjenester, er de i økende grad avhengige av løsninger som leveres av en tredjepartsleverandør. Innovasjonen i anskaffelsesprosessen har fått bred oppmerksomhet fra både politikere og forskere. Til tross for denne økte oppmerksomheten, er det mangler i litteraturen når det gjelder innovative offentlige anskaffelser (IPP) av IT-systemer. Denne studien tar sikte på å utforske samarbeid under IPP av komplekse IT-systemer, og hvordan digitale verktøy kan brukes til å støtte samarbeid i denne prosessen.
Denne studien er designet som en utforskende casestudie med to analyseenheter. Enhetene det gjelder er to pågående anskaffelsesprosesser i norsk offentlig sektor. Data fra disse to prosessene ble samlet inn gjennom dokumenter og ved å intervjue personer fra de deltakende organisasjonene. Personene som ble valgt som intervjudeltakere var enten aktivt involvert i en pågående IPP eller ansatt i en organisasjon eller stilling som krevde erfaring med denne eller noen tilknyttede prosesser. Disse intervjuene ble transkribert og kodet før de ble analysert gjennom tematisk nettverksanalyse. Denne analysen resulterte i et sett med temaer.
Analysen av de valgte dataene viste at selv om de krevde mer tid og ressurser, ble de innovative anskaffelsesprosedyrene foretrukket. Enkeltpersoner uttalte at organisasjonskulturen var vanskelig å endre, men å bruke IPP ga bedre resultater enn tradisjonelle metoder. De deltakende organisasjonene viste en generell vilje til endring da de forsøkte å bruke IPP med lite forkunnskaper om prosessen. Gjennom prosessen ble flere verktøy brukt, men det ble identifisert muligheter når det gjelder erfaringsdeling. Deltakerne uttrykte behovet for en delt database eller et register der erfaringer med IPP kunne registreres for å forenkle samarbeidet mellom offentlige organisasjoner. Moderne kontorverktøy ble også brukt i varierende grad gjennom hele prosessen. As public organizations aim to deliver better services, they are increasingly reliant on solutions provided by a third-party supplier. The innovation of the procurement process has received widespread attention from both politicians and researchers. Despite this increased attention, there is a gap in the literature when it comes to Innovative Public Procurements (IPP) of IT systems. This study aims to explore the nature of collaboration during IPP of complex IT systems, and how digital tools are used to support collaboration.
This study is designed as an exploratory case study with two units of analysis. The units in question are two ongoing procurement processes in the Norwegian public sector. Data from these two processes was gathered through documents and by interviewing individuals from the participating organizations. The individuals chosen as interview participants were either actively involved in an ongoing IPP or employed in an organization or position that demanded experience with this or any associated processes. These interviews were transcribed and coded before being analyzed through thematic network analysis. This analysis resulted in a set of themes.
The analysis of the chosen data found that while they required more time and resources, the innovative procurement procedures were preferred. Individuals stated that the organizational culture was hard to change, but utilizing IPP yielded better results than traditional methods. The participating organizations exhibited a general willingness for change as they attempted to use IPP with little prior knowledge of the process. Throughout the process, several tools were used, but a gap was identified regarding experience sharing. Participants expressed the need for a shared database or registry where experiences with IPP could be recorded to simplify collaboration between public organizations. Modern office tools were also used to a varying degree throughout the process.