HVORDAN DISTRIBUERER APOTEKANSATTE TIDEN SIN? - En kartlegging av ansattes tidsbruk i publikumsavdelingen ved Sykehusapoteket i Bodø.

Abstract

Bakgrunn Feil bruk av legemidler er et økende problem i Norge noe som har ført til at regjeringen har satt søkelys på apotekene og hvordan kompetansen hos apotekansatte kan brukes for å sikre riktig bruk av legemidler. Tidsbruk i norske apotek, det vil si hvordan apotek-personell fordeler arbeidstiden mellom ulike arbeidsoppgaver er lite kjent. For å kunne legge til rette for at de apotekansatte på best mulig måte kan bidra til riktig bruk av legemidler, vil det være nødvendig å kartlegge deres tidsbruk i apotek.

Hensikt Hensikten med denne oppgaven var å kartlegge tidsbruken på ulike arbeidsoppgaver til apotekpersonell. Oppgaven besto i tillegg av tre delmål. De to første delmålene i oppgaven var å kartlegge hvor ofte apotekpersonell ble avbrutt i sine arbeidsoppgaver og tidsbruk der det foregikk multitasking, dvs når det ble utført to eller flere arbeids-oppgaver samtidig. Det tredje delmålet var å sammenligne hvordan de ansatte trodde tidsbruken i apoteket var, gjennom spørreundersøkelse og sammenligne mot observert tidsbruk.

Metode og materiale Studien ble gjennomført i publikumsavdelingen ved Sykehusapotek Nord HF i Bodø i perioden oktober 2018 – desember 2018. Det ble samlet inn data gjennom direkte observasjon ved hjelp av et registreringsverktøy, WOMBAT (Work Observation Method By Activity Timing). Masterstudent hadde rolle som observatør som skygget de ansatte i arbeidstiden. Totalt 15 ansatte, hvorav syv farmasøyter, syv apotekteknikere og en sykepleier samtykket til deltakelse i prosjektet. Resultatene ble analysert i Excel og STATA. Etter datainnsamlingen ble det utformet et spørreskjema til alle deltakerne i studien. Spørreskjemaet bestod av seks spørsmål der de ansatte selv skulle vurdere hvordan de trodde tidsbruken var totalt i apoteket.

Resultater Den totale observasjonstiden var 7218 minutter. Det ble registrert 2801 gjennomførte arbeidsoppgaver i datainnsamlingsperioden. Reseptekspedering utgjorde 28,8 % av den totale tidsbruken. Arbeidsoppgavene ble utført i reseptur 45,3 % av tiden. Over halvparten av tiden (56,5 %) ble tilbrakt sammen med kunder og kollegaer. De ansatte utførte arbeidsoppgavene sine gjennom direkte kontakt 52,2 % av tiden. I løpet av observasjonene ble det registrert totalt 116 avbrytelser. Dette tilsvarer at det i gjennomsnitt foregikk en avbrytelse hver time. Det ble totalt brukt 565 minutter til multitasking. Svarene på spørreundersøkelsen samstemte i stor grad med resultatet fra datainnsamlingen.

Konklusjon Denne oppgaven representerer den første systematiske kartleggingen av tidsbruk gjennom direkte observasjon i et norsk apotek. Studien er en bekreftelse på muligheten for å kunne studere apotekansattes arbeidsflyt ved hjelp av wombat metoden i Norge. De ansatte brukte største delen av tiden sin til reseptekspedering i reseptur. Over halv-parten av tiden ble brukt sammen med kunder og kollegaer gjennom direkte kontakt. Dataene bekrefter at de ansatte bruker mye tid til multitasking og blir avbrutt i jobben deres, noe som potensielt kan øke risikoen for feilekspedering. Samsvar mellom forventninger og virkelighet av tidsbruken til de ansatte ble avdekt gjennom spørre-undersøkelse og tyder på at de ansatte er bevisste på hvordan de bruker tiden sin på jobb.

Background Misuse of medications is a growing problem in Norway, which has led to the government focusing on pharmacies and how the expertise of pharmacy employees can be used to ensure the correct use of medications. Little is known about the utilization of time in Norwegian pharmacies, ie how pharmacy staff distribute working hours between different tasks. In order to make it possible for the pharmacy staff to effectively contribute to the correct use of medications, it is necessary to map the time used in pharmacies.

Purpose The purpose of this study was to map the time spent on various tasks for pharmacy staff. The study consisted of three objectives. The first two objectives were to map how often pharmacy staff were interrupted in their workflow and how much time was spent multitasking, ie when two or more work tasks were performed simultaneously. The third objective was a survey to compare how pharmacy staff perceived the time spent in the pharmacy and comparing it to the actual observed time spent.

Methods and materials The study was conducted in the retail department at the North Hospital Pharmacy (Sykehusapotek Nord HF) in Bodø during the period October 2018 - December 2018. Data was collected through direct observation using a registration tool, WOMBAT (Work Observation Method By Activity Timing). The master student served as the observer and shadowed the staff during working hours. A total of 15 employees, of whom seven pharmacists, seven pharmacy technicians and a nurse, agreed to participate in the project. The results were analyzed in Excel and STATA. After collecting the data, a questionnaire was designed for all the pharmacy staff in the study. The questionnaire consisted of six questions in which the staff estimated how they thought time was spent in total in the pharmacy.

Results The total observation time was 7218 minutes. 2801 completed tasks were registered during the data collection period. Dispensing prescriptions accounted for 28.8 % of the total time spent. The tasks were performed at the dispensing counter 45.3% of the time. Over half the time (56.5 %) was spent with customers and colleagues. The pharmacy staff performed their duties through direct contact 52.2 % of the time. During the observations, a total of 116 interruptions were recorded. This corresponds to an average interruption every hour. A total of 565 minutes was spent on multitasking. The responses to the survey largely corresponded to the results of the data collection.

Conclusion This study is the first systematic mapping of time utilization through direct observation in a Norwegian pharmacy. The study confirms the possibility of studying pharmacy staff` workflow using the wombat method in Norway. The pharmacy staff spent most of their time dispensing prescriptions at the dispensing counter. Over half of the time was spent with customers and colleagues through direct communication. The data confirms that pharmacy staff spend a lot of time multitasking and their workflow is interrupted, potentially increasing the risk of wrongful dispensing. The correlation between expectations and the actual time spent by the staff was examined via the survey, and the results suggest that the staff are conscious of how they spend their time at work.