Dynamiske styringssystemer for boligproduksjon i Trysilhusgruppen AS
Abstract
Masteroppgaven tar for seg styringssystemet for boligproduksjon i Trysilhusgruppen AS, etter initiativ fra Helge Jordanger og Geir Olai Jordanger. Oppgaven er til dels basert på en prosjektoppgave om konsekvensene av endringer i rammebetingelsene for boligproduksjon som ble skrevet høsten 2010 i samarbeid med underselskapet Trysilbygg AS. Prosjektoppgaven belyste ulike endringer, som førte til at Trysilhusgruppen så behovet for å endre en del av dagens arbeidsrutiner for å møte de nye rammebetingelsene.
Problemstillingen for masteroppgaven ble da
”Hva skal et dynamisk styringssystem for Trysilhusgruppen omfatte, og hva skal til for at det blir en naturlig del av arbeidsdagen?”
Trysilhusgruppen begynte arbeidet med å innføre et kvalitetssikringssystem etter ISO 9001:2008 i 2009, men på grunn av nedskjæringer etterfulgt av økt arbeidspress ble systemet aldri fullstendig utviklet. Spesielt i underselskapene Trysilhus Areal og Trysilhus, som har ansvar for tomteutvikling, søknadsprosessene mot kommunene og prosjektering av bygningene, ble utviklingen av systemet nedprioritert. Det er disse to selskapene jeg fokuserer på i denne oppgaven.
Et kvalitetssikringssystem skal ifølge ISO 9000:2000 være ”koordinerte aktiviteter for å rettlede og styre en organisasjon når det gjelder kvalitet”. I byggbransjen vil dette ofte omfatte en mengde prosesser med tilhørende prosedyrebeskrivelser som sier noe om hvilke krav et ferdig bygg skal oppfylle, og av hvem og på hvilket grunnlag disse kravene er fremsatt. I tillegg finnes det utfyllendedokumenter som sikrer at kravene blir oppfylt, for eksempel kontraktsmaler, sjekklister,kontrollskjemaer, grenseverdiavklaringer m.v. All denne dokumentasjonen skal samles i et systemsom sikrer at den samme prosessen gjennomgås for hvert byggeprosjekt, og aller helst skal systemet ha prosedyrer som sikrer at kravspesifikasjoner i dokumentsamlingen blir oppdatert når de som fremsetter kravene endrer spesifikasjonene. Et av hovedaspektene ved et kvalitetssikringssystem som følger rammene i ISO standarden er at systemet skal ”identifisere og forstå nåværende og fremtidige behov til og forventninger hos alle relevante interessenter og vurdere styrker, svakheter, muligheter og trusler i organisasjonens miljø”. Dette danner basisen for et dynamisk styringssystem.
Et dynamisk styringssystem for hele konsernet er forsøkt skissert bygget inn i dagensprosjektoppfølgingsverktøy, Album. Dette skal sikre at all dokumentasjon for prosjektet, fra tomteutvikling til bygget er solgt til sluttbruker, er samlet i én database. Informasjonen er sortert etter de ulike fasene i et byggeprosjekt, og all dokumentasjon som produseres underveis er lagret systematisk etter arbeidsflyten i hver prosess, linket til de enkelte prosedyrebeskrivelsene. Denne organiseringen skal tjene følgene hensikter:Som nyansatt kan du sjekke hvordan prosjektfremdriften er på et generelt grunnlag, og leseprosedyrebeskrivelser for det som er ditt arbeidsområde.Som arbeidsverktøy er det oversiktlig enten du skal lese deg opp på en prosedyre, starte et nytt prosjekt, begynne en ny fase i et allerede påbegynt prosjekt, eller skal kontrollere utførelsen på et tidligere prosjekt enten på bakgrunn av en kundehenvendelse eller fordi dét prosjektet løste et problem du står overfor i et annet prosjekt du jobber med nå.Vil du vite fremgangen for et bestemt prosjekt, kan du kontrollere hvem som sist arbeidet med prosjektet, når det var, og på hvilke grunnlag avgjørelser er tatt.Ved kundehenvendelser eller klager kan du systematisk finne informasjon om avgjørelser tatt gjennom hele prosjektets levetid.Det ble tidlig klart at med dagens flytende funksjonsavgrensing mellom de to selskapene ble både det å utvikle, implementere og ikke minst drifte et slikt system svært vanskelig. Derfor er et annet resultat av arbeidet et forslag til endret organisering og ansvarsfordeling, samt opprettelsen av en ny stilling.
For at systemet skal bli en naturlig del av arbeidsdagen må systemet være enkelt å putte informasjon inn i, og enkelt å hente informasjon ut av. Implementeringen av systemet må ikke ta for lang tid, men heller ikke tvinges inn i dagens arbeidsrutiner uten gjennomtenkte planer som tar høyde for at endringer tar tid.
Hovedutfordringer med implementeringen i prioritert rekkefølge er:
1) Tid og mulighet til å gjennomføre implementeringen i en allerede hektisk hverdag
2) Utvikling av dataverktøyet (kompetanse hos de som jobber med IT i organisasjonen i dag)
3) Ikke alle i bedriften er like innstilt på å sette seg inn i bruk av styringsverktøyet