User Collaboration in Specialized Softwares

Abstract

Norkart AS er et selskap som tilbyr, blant annet, produkter som tar sikte på å digitalisere ulike prosesser i kommunene. Deres programvare Komtek har dette formålet. En del av Komtek-programvaren er dedikert til å håndtere jobb, der saksbehandlere kan gå inn i en jobb, fylle ut relevante jobbfelter og sende inn jobben. På tidspunktet for denne avhandlingen var ikke denne delen av Komtek-programvaren tilpasset for flere saksbehandlere som jobber med samme jobb. Saksbehandlerne var ikke klar over at andre saksbehandlere jobbet med samme jobb, arbeidet til hver saksbehandler var ikke synkronisert med hverandre, og bare den siste innsendte versjonen ville bli lagret. Dette skapte ineffektivitet der samme arbeid unødvendig ville bli gjort flere ganger sammen med andre problemer.

Flere funksjonaliteter ble utviklet for å informere saksbehandlere hvis mange av dem jobber med samme jobb, for å sikre at hver saksbehandler bruker samme versjon av jobben, for å bare tillate én saksbehandler om gangen å redigere en jobb, og til slutt, hvis mange saksbehandlere redigerer jobben samtidig, at endringene sendes til hver saksbehandler i sanntid, og at versjonskonflikter også blir løst i sanntid.

Norkart AS is a company providing, among other things, products aimed at digitalizing the various processes of municipalities. Their software Komtek has this purpose. A part of the Komtek software is dedicated to handling jobs, where case handlers can go in a job, fill the relevant job fields, and submit the job. At the time of this thesis, this part of the Komtek software was not adapted to multiple case handlers working in the same job. Case handlers were not aware that other case handlers were working on the same job, the work of each case handler were not synchronized among each other, and only the last submitted version was saved. This created inefficiencies where the same work would needlessly be done multiple times and other problems.

Multiple features were developed to inform case handlers if many of them are working on the same job, to ensure that every case handler use the same version of the job, to only allow one case handler at a time to edit a job and finally, that if many case handlers edit the job at the same time, that the changes are sent to every case handlers in real-time and that version conflicts are also solved in real-time.