En kvalitativ studie av kunnskapsdeling. Hvordan bidrar kunnskapsdeling i nettverk og på uformelle arenaer til utvikling av kunnskap ved innføring av samhandlingsløsninger som M365 i Oslo kommune?

Abstract

Tema for denne masteroppgaven er kunnskapsdeling på ulike arenaer i forbindelse med innføring av nye verktøy som M365 på arbeidsplassen. Hensikten har vært å opparbeide en dypere innsikt i hvordan kunnskapsdeling kan bidra når nye verktøy innføres på arbeidsplassen, slik at det skapes nytte og verdi for brukere og for organisasjonen som helhet. Teorigrunnlaget bygger på ulike teoretikeres syn på kunnskap og kunnskapsutvikling, forskning på arenaer for kunnskapsdeling og kunnskapsutvikling, og teorier om forhold som fremmer og hemmer kunnskapsdeling. Metoden er en kvalitativ casestudie av Oslo kommunes innføring av M365, med dybdeintervjuer av 7 ansatte i ulike deler av kommunen. Den mest sentrale arenaen for kunnskapsdeling i forbindelse med innføringen av M365 er kunnskapsdelingsnettverket for superbrukere, som dekker hele kommunen, med forlengelse ut i den enkelte virksomhet. Kunnskapsdeling foregår også på uformelle arenaer som i møter og møteserier samt i små grupper eller mellom kolleger skulder til skulder. Studien viser at sosialisering som skjer på arenaene bidrar sterkt til nettverksbygging, som igjen bryter ned barrierer for å dele kunnskap på tvers av avdelings- eller virksomhetsgrenser. Ansatte som deler av sin kunnskap, opplever verdi og utvikling av egen kunnskap. Koordineringsfunksjonen viser seg å være viktig og setter kunnskapsdeling i system. Koordinering er en oppgave som krever innsats og engasjement, og innsikt i deltakernes varierende behov er avgjørende for at kunnskapen som deles kommer til nytte. Koordinering og ledelse betyr mye for hvordan deltakerne opplever psykologisk trygghet, som fremmer en kultur for deling og læring. (Edmonson & Harvey, 2017; Clarke, 2020). Organisering og prioritering av ressurser, engasjement og evne til å motivere er viktige forhold ved endringsledelse. Fravær av møteplasser for kunnskapsdeling og høy endringstakt bidrar til endringsmotstand og virker hemmende på delingskulturen. Kunnskapsgrenser (Carlile, 2002, 2004) som forskjeller i språk og terminologi, eller fortolkninger av kunnskap som finnes på arenaene, kan også hemme kunnskapsdeling. Forskjeller, avhengigheter og nyhetsgrad er faktorer som påvirker graden av kunnskapsflyt ved en kunnskapsgrense Skjermdeling og digital teknologi fungerer som et grenseobjekt og bidrar til å overkomme kunnskapsgrenser. Struktur og beste praksis bidrar til gjenbruk og sprer kunnskapen, som gjør den nyttig for flere.

This master's thesis focuses on knowledge sharing and sites with regards to the implementation of M365 in the workplace. The purpose of the study is to gain understanding as to the effects of knowledge sharing in formal and informal sites, when modern technology is implemented in large and distributed organizations like Oslo. Key theoretical perspectives discussed are perspectives on knowledge and knowledge development, research regarding sites for knowledge sharing, and theories about conditions that promote or inhibit knowledge sharing. The method is a qualitative case study of the implementation of Microsoft 365 in Oslo, including in-depth interviews with employees in various parts of the municipality. The most important site for knowledge sharing in connection with the introduction of M365 in Oslo kommune is the knowledge sharing network for superusers, which covers the entire municipality, with extension into the individual businesses. Knowledge sharing also takes place in informal arenas such as meetings and series of meetings, as well as in smaller groups and peer to peer. The study points out that socialization effects on networking and reduces barriers for sharing knowledge across existing boundaries. Employees gain value by sharing their knowledge and develop their own knowledge base. The study also underlines the importance of the coordinator of knowledge sharing networks, by adding to the system of knowledge sharing in organizations. Coordination requires both effort and engagement and insights. By linking knowledge to everyday practice, knowledge sharing becomes useful and meet the participants' needs for knowledge. Psychological safety in the learning environment is depending on coordination, and essential to learning outcomes. The study also points to factors of change management concerning resource planning, involvement and motivation having effects on the possibility to share knowledge.