Implementering av porteføljestyring i kommunen

Abstract

Porteføljestyring er brukt i både privat og offentlig virksomhet, og hvordan dette kan innføres er et sentralt tema. Det er gjort en del forskning på porteføljestyring i privat sektor, men ikke like mye om porteføljestyring i offentlig sektor. Spesielt hvordan selve innføringsprosessen foregår i offentlig sektor er det forsket lite på, men er viktig å undersøke da offentlig virksomheter kan ha andre utfordringer enn i privat sektor. Denne masteroppgaven vil derfor forsøke å belyse deler av dette forskningsgapet ved å undersøke hvordan en implementeringsprosess av porteføljestyring i en kommune kan foregå. Oppgaven vil ta for seg to caser hvor første case er tar for seg en prosess med forberedelse til innføring av porteføljestyring i Trondheim kommune. Den andre casen ser på arbeidet med innføring av helhetlig ressursforvaltning i Levanger kommune. Ved å se på disse to prosessene vil oppgaven forhåpentligvis gi et innblikk i hvordan en slik prosess kan foregå hos en kommune. For å undersøke dette er det foretatt en kvalitativ studie som inkluderer intervjuer i både Trondheim kommune og Levanger kommune for å undersøke erfaringer hos informanter. I tillegg er det gjennomført enkelte observasjoner for å undersøke hvordan arbeidet har foregått, samt et dokumentstudium med formål å avdekke hvordan disse to kommunene har jobbet med sine respektive prosjekter og hva som har blitt utarbeidet i disse prosessene. Noen av de viktigste resultatene fra oppgaven er at Trondheim kommune har kommet et stykke i prosessen med forberedelser til implementering av porteføljestyring, og det samme i Levanger med helhetlig ressursforvaltning. Det er likevel flere utfordringer i prosessene som må tas hensyn til. Noen av disse utfordringene er knyttet til andre viktige funn i oppgaven slik som prioritering av prosjekter slik det fungerer i kommunen i dag er varierende. Prioriteringer er begrunnet i flere overordnede mål i kommunen, men det er tydelig at disse målene ikke er konkrete nok til å foreta gode prioriteringer, og må jobbes med å prioritere på riktig nivå for å sikre god prioritering av prosjekter. Det er også en utfordring med at effekter på flere av kommunens områder er mer kvalitative enn kvantitative, og kan derfor være utfordrende å sikre gevinstrealisering. Siden dette er noe man ikke kommer utenom i kommunen, vil det være behov for å finne en måte å måle de kvalitative gevinstene. Politiske vedtak er en sentral del av kommunen, og dette kan være en utfordring hvis disse tar av ressurser som egentlig bør gå til andre prosjekter. Det vil være nødvendig for kommunen å finne en måte å ta hensyn til disse på en god måte, slik som ved å separere ressurser til porteføljen fra ressurser som kan gå til politiske vedtak. Denne oppgaven ser nærmere på arbeidet som er gjort med implementering av porteføljestyring i Trondheim kommune og helhetlig ressursforvaltning i Levanger kommune. Det er mye arbeid som er gjort i kommunene, men det er også en del arbeid som står igjen på tidspunktet denne oppgaven avsluttes. Det er flere utfordringer knyttet til porteføljestyring i kommunen, men ved håndtering av disse kan det gjøre prosessene lettere og hjelpe på å sikre at de kommer i mål på en tilfredsstillende måte. Basert på det som er gjort, viser denne oppgaven til slutt anbefalinger som kan bidra til å forbedre prosessen med innføring av porteføljestyring i andre kommuner.

Portfolio management is used in the private and public sector, and how this is implemented is an important factor to consider. There is done a good amount of research on portfolio management in the private sector, but not as much in the public sector. Especially when it comes to the process of implementation in the public sector, there is very little research. However, this is an important topic as there could be different challenges in the public sector than the private sector. This master thesis will therefore attempt to highlight parts of this research gap by looking at how portfolio management could be implemented in a municipality. The paper will be looking at two cases where the first case is a process with implementing portfolio management in Trondheim municipality. While the second case will be in Levanger municipality with their focus on resource management with a broad perspective. 1 By looking at these two processes, this paper will give some insight into how a process like these could be conducted in a municipality. The research is qualitative research including interviews in both Trondheim and Levanger municipalities to gain insight into the informants’ experiences. In addition, there has been several observations to try to see how the work has been conducted, as well as a document study aiming to reveal how these two municipalities have been working on their respective projects, including looking at what they have developed. Some of the most important findings is that Trondheim municipality has come far in the process of preparing to implement portfolio management and the same with the process in Levanger municipality. Still, there are several challenges in these processes that need to be taken into consideration. Some of these challenges are connected to important findings in this thesis, like how there is no one way of prioritizing projects in the municipality. Priorities are made from strategies, but many of these strategies are not defined enough to make good prioritizations. Therefore, they have to prioritize on the right level to secure good prioritizations of projects. It is also challenging that in some areas of the municipality effects are more qualitative than quantitative, and therefore it can be more difficult to secure benefit realization. This is difficult to avoid in a municipality, and it is necessary to find a way to measure these qualitative benefits. Political decisions are a central part of a municipality and can be a challenge if these take up resources meant for other projects. Therefore, it will be necessary to find a way to consider this, for example by separating the resources for the portfolio from the resources for the political decisions. This thesis looks at the work done with implementing portfolio management in Trondheim municipality and resource management with a broad perspective2 in Levanger municipality. There is a lot of work done in the municipalities, but there is also some work left to do by the time this thesis is finished. There are several challenges connected to portfolio management in the municipality, but by handling there the process could be easier and could secure that they get to the finish line in a satisfying manner. Based on what has been done, this thesis lastly shows recommendations that could contribute to improve the process of implementing portfolio management in other municipalities.