Web-based prototype for simplified bank reconciliation in accounting software

Abstract

I regnskapsbransjen er manuell avstemming av transaksjoner mellom regnskapsprogrammer og bankaktiviteter en tidkrevende prosess som kan inneholde feil. Kunden har identifisert en mulighet til å effektivisere denne bankavstemmingsprosessen. Oppgaven tar sikte på å undersøke og utvikle en prototypefunksjonalitet som sammenligner regnskapstransaksjoner med faktiske banktransaksjoner. Problemstillingen som skal besvares i oppgaven er derfor: "Hvordan kan man demonstrere forenkling av bankavstemmingsprosessen i et regnskapssystem gjennom utvikling av en prototype?" Prosjektet er strukturert i tre hoveddeler: en mulighetsstudie, utvikling av en nettbasert prototype og sluttarbeid med testing med ekte regnskapsførere.

Prosjektet bruker agile metoder med en solo-utviklertilnærming, støttet av et team fra kunden. Teknologier som er brukt i utviklingen av prototypen er Docker, Gradle, Micronaut, Vue3, Java, TypeScript, HTML, Groovy, Cypress, Postgres, IntelliJ and Git/GitHub for versjonskontroll.

Prosjektet leverer en web-basert proof-of-concept av en sammenlignings-motor som tar for seg et sett av bank- og regnskapstransaksjoner. Prototypen inkluderer funksjoner som en periodevelger, selve sammenligningen med fire ulike scenarioer, lagring av sammenlignede perioder i en database og enkel navigering mellom sidene via en sidemeny.

Det konkluderes med at vitenskapelige funn indikerer en vilje til å ta i bruk strømlinjeformede prosesser innen regnskap, og det finnes I dag løsninger hos konkurrenter som har automatisk bankavstemming. Prototypen som er utviklet I dette prosjektet støtter opp om funnene i den vitenskapelige delen av oppgaven, og den oppfyller også kundens krav til prosjektet. Prosjektets suksess tilskrives samarbeid med et støttende team, overholdelse av smidige metoder og bruk av relevante teknologier. Ytterligere arbeid innebærer å forbedre prototypen for økt pålitelighet og hastighet, test-dekning og tilgjengelighet til alle brukere.

In the accounting industry, manual reconciliation of transactions between accounting programs and banking activities is a time-consuming process that can contain errors. The customer identified an opportunity to streamline this bank reconciliation process. The project aims to investigate and develop a prototype functionality that compares accounting transactions with actual banking transactions. The problem formulation which this project aims to answer is therefore: " How can one demonstrate simplification of the bank reconciliation process in an accounting system through the development of a prototype?” To solve this problem, the project has been structured in three main parts: a scientific study, development of a web-based prototype and final work with testing with real accountants and concluding in a report.

The project uses agile methods with a solo-development approach, supported by a team from the customer. Technologies used in the development of the prototype are docker, Gradle, Micronaut, Vue3 (compositions API), Java, TypeScript, HTML, Groovy, Cypress, Postgres, IntelliJ and Git/GitHub for version control.

The project delivers a web-based proof-of-concept of a comparison engine that deals with a set of banking and accounting transactions. The prototype includes functions such as a period selector, the actual comparison with four different scenarios, storage of compared periods in a database and simple navigation between the pages via a page menu.

Findings in literature show a willingness to adopt streamlined processes in accounting, access to technology and there are existing solutions used in other accounting solutions that have implemented streamlined or even automatic bank reconciliation. The prototype developed in this project supports the findings in the scientific part of the thesis, and the prototype meets the customer's requirements for the project. The project's success is attributed to collaboration with a supportive team, adherence to agile methods and the use of relevant technologies. Future work beyond the scope of this thesis involves improving the prototype for increased reliability and speed, greater test-coverage, accessibility to all users and then implementation into the clients accounting program.