| dc.description.abstract | Hovedtema for oppgaven er porteføljestyring fra ett topplederperspektiv i forsvarssektoren og oppgaven diskuterer hvordan dette gjennomføres i praksis sett opp mot litteratur om porteføljestyring, «best practice» og styrende dokumenter i forsvarssektoren.
Porteføljestyring handler om å innrette organisasjonens ressurser slik at de anvendes mest mulig optimalt. Oppgavens hensikt var å se nærmere på er hvordan porteføljestyring praktiseres i forsvarssektoren i dag og hvordan topplederne som er medlem av Investeringskomitéen (IK) opplever styrker og svakheter ved dagens ordning, samt hva de mener er suksesskriterier og barrierer for å lykkes bedre med porteføljestyringen. Forfatter har en hypotese om at på tross av at forsvarssektoren offisielt har definert porteføljestyring som prinsipp i investeringsvirksomheten så viser dagens praksis tegn på at prinsippene ikke er implementert i praksis i tråd med teorien og «best practise». Forsvarssektoren inngår som den del av Totalforsvaret, med oppdrag og forpliktelser som i ytterste konsekvens handler om å sikre den norske stat og dets folk. Om å beskytte og å bevare våre verdier og vår frihet. Forsvarssektoren forvalter store verdier, bare i 2023 er sektoren tildelt 75,8 milliarder til investeringer og drift. Det er derfor interessant å skrive om hvordan sektoren forvalter sine verdier og midler, samt viktig å bidra til utvikling gjennom å sette søkelys på områder for forbedring. Empirien i oppgaven er basert på undersøkelser gjennomført som en kvalitativ analyse av intervjuer med utgangspunkt i teorier og dokumentstudier innenfor problemstillingens tema som setter rammer for virksomheten. Oppgaven er en casestudie av forsvarssektorens praktisering av porteføljestyring som prinsipp for styring av investeringsprosjekter.
I oppgavens teoridel er todelt. I første del redegjør jeg for sentrale begreper, porteføljestyring i prosjektfaget og modell for modenhetsvurdering. Til slutt gjennomgås teori om porteføljeoptimalisering, et par andre perspektiver på porteføljestyring og topplederes rolle. I andre del presenteres forsvarssektoren og det redegjøres det for rammeverket som gjelder for investeringsvirksomheten i forsvarssektoren. Delen omfatter alt fra krav og retningslinjer fra storting og regjerning til sektorinterne føringer satt av Forsvarsdepartementet eller i de underliggende etatene, Forsvaret, Forsvarsmateriell (FMA) og Forsvarsbygg (FB). Avslutningsvis presenteres status i forsvarssektoren, belyst gjennom flere rapporter og faglige råd.
I hoveddelen av oppgaven presenteres funn fra dataanalysene og hovedfunnene diskuteres opp imot litteraturen og tidligere forskning. Hovedfunnene i oppgaven var at forsvarssektoren har definert porteføljestyring som prinsipp gjennom en tilpasset modell basert på Axelos sin Management of Portfolios (MoP®). Porteføljeoptimalisering i forsvarssektoren innebærer unike utfordringer som nasjonale sikkerhetshensyn, håndtering av klassifisert informasjon og behovet for å balansere umiddelbare behov med langsiktige strategiske mål. Toppledelsen, i denne sammenheng medlemmene av Investeringskomitéen i FD, beslutter ikke hvilke prosjekter som skal iverksettes, endres eller stansen. Den myndigheten er tillagt primært statsråden. Det som undersøkelsen og analysene viser er at de store linjene av selve porteføljedefineringen foregår i langtidsplan prosessen og ikke i investeringsprosessene. Informantene uttalte selv at selv om de har god tilgang på informasjon er det fortsatt en vei å gå i å systematisere og sammenstille all informasjonen fra prosjektnivå til porteføljenivå og fra investeringsprosessene til budsjettprosessene og tilbake.
Av styrker med dagens ordning pekte informantene på tilgang på informasjon, råd, vurderinger og rapporter, handlingsrom, investeringsavdeling i FST. Av svakheter med dagen ordning pekte informantene på investering og drift adskilte prosesser, porteføljekontor, sekretariatsfunksjon i FD, fragmentert styring, kostnadsestimering for lavt. Barrierer for å lykkes sett fra toppledernes perspektiv: gjennomføringskostnad ikke en del av prosjektkostnad, transparente og effektive prosesser, drift- og investeringsmidler på ulike kapittel og kostnadsfokusert porteføljestyring. Suksesskriterier ifølge topplederne var handlefrihet, detaljerte krav for tidlig, tettere integrering av investeringer og drift, underbudsjettering av levetidskostnader, høy kompetanse og kvalitet i beslutningsunderlag. Funnene fra dokumentanalysen og resultatene fra intervjuene sammenfaller i stort med tidligere den tidligere forskningen og dermed forsterker gyldigheten av den forskningen som er referert til. Videre så har analysene mine avdekket at myndighet og ansvar ikke følges ad i fordelingen av roller, ansvar og myndighet (RAM) innen porteføljestyring i forsvarssektoren noe som bidrar til fragmentert styring og uklarhet i RAM. Det ligger et forbedringspotensial i å bedre utnytte handlingsrommet som ligger innenfor dagens regelverk for utredning av statelige investeringstiltak som vil bidra til effektivisering og forenkling av dagens praksis med porteføljestyring. Handlingsrommet er mye begrenset av at de store linje og fleste av beslutningene innenfor porteføljedefineringen fattes av politisk ledelse og ikke av topplederne i forsvarssektoren som kun sitter igjen med ansvaret for å gjennomføre enkeltprosjektene. Antallet prosjekter og den manglende bruken av program som metode for å samle investeringstiltak med avhengighetsforhold bidrar til kompleksitet i styringen og topplederne i dag finner det krevende å se sammenhenger. Den manglende koblingen mellom investeringsprosessene og drifts- og budsjettprosessen skaper ubalanse mellom midler som tildeles til å investere og til å drifte den strukturen man har.
På bakgrunn av funnene kommer forfatter og informantene med en rekke forslag til hvilke steg forsvarssektoren kan vurdere for å klatre videre på modenhetsskalaen og med det lykkes bedre med optimalisering av porteføljene. Den overordnede vurderingen av modenhetsnivået til forsvarssektoren når det kommer til innføringen av porteføljestyring er at på en god del av trinnene i modellen over er sektoren kommet langt på vei i innføringen av porteføljestyring. | |
| dc.description.abstract | The main topic of the thesis is portfolio management from a top management perspective in the defence sector and the thesis discusses how this is implemented in practice in relation to literature on portfolio management, best practice, and governing documents in the defence sector.
Portfolio management is about orienting the organisation's resources so that they are used as optimally as possible. The purpose of the thesis was to take a closer look at how portfolio management is practised in the defence sector today and how the senior executives who are members of the Investment Committee (IC) perceive the strengths and weaknesses of the current scheme, as well as what they believe are success criteria and barriers to better success with portfolio management. The author hypothesizes that even though the defence sector has officially defined portfolio management as a principle in investment activities, current practice shows signs that the principles have not been implemented in practice in line with theory and best practice. The defence sector is part of “Totalforsvaret”, with missions and obligations that ultimately concern securing the Norwegian state and its people. About protecting and preserving our values and our freedom. The defence sector manages substantial assets, with 75.8 billion NOK allocated to investments and operations in 2023 alone. It is therefore interesting to write about how the sector manages its assets and funds, and it is important to contribute to development by focusing on areas for improvement. The empirical data in the thesis is based on surveys conducted as a qualitative analysis of interviews based on theories and document studies within the topic of the problem that sets the framework for the business. The thesis is a case study of the defence sector's practice of portfolio management as a principle for managing investment projects.
The theoretical part of the thesis is divided into two parts. In the first part, I explain key concepts, portfolio management in the project subject and model for maturity assessment. Finally, portfolio optimization theory, a couple of other perspectives on portfolio management, and the role of top managers are reviewed. The second part presents the defence sector and presents the framework that applies to investment activities in the defence sector. The part covers everything from requirements and guidelines from The Storting and the government to internal sectoral guidelines set by the Ministry of Defence (MOD) or in the subordinate agencies, The Norwegian Defense Material Agency (NDMA) and The Norwegian Defence Estates Agency (NDEA). Finally, an overview of the status of the defence sector is presented, highlighted through several reports and advice.
In the main part of the thesis, findings from the data analyses are presented and the main findings are discussed in relation to the literature and previous research. The main finding of the thesis was that the defence sector has defined portfolio management as a principle through an adapted model based on Axelos' Management of Portfolios (MoP®). Portfolio optimisation in the defence sector involves unique challenges such as national security concerns, the management of classified information and the need to balance immediate needs with long-term strategic objectives. The top management, in this context the members of the Investment Committee of the Ministry of Defense, do not decide which projects to implement, change or stop. That authority is vested primarily with the minister. What the studies and analyses show is that the broad aspects of the actual definition of the portfolio take place in the long-term plan process and not in the investment processes. The informants themselves stated that even though they have good access to information, there is still some way to go in systematising and compiling all the information from project level to portfolio level, and from the investment processes to the budget processes and back.
Of the strengths of the current scheme, the informants pointed to access to information, advice, assessments and reports, room for manoeuvre and investment department in the Defense Staff. Of the weaknesses of today's scheme, the informants pointed to investment and operation separate processes, portfolio offices, secretariat function in the Ministry of Defense, fragmented governance, and cost estimation being too low in the early stages and fixed for the remainder stages. Barriers to achieve success from the perspective of senior executives; execution cost not part of project cost, transparent and efficient processes, operational and investment assets at different chapters, and cost-focused portfolio management. According to the top managers, success criteria were freedom of action, detailed requirements too early, closer integration of investments and operations, underbudgeting of lifetime costs, high competence, and quality in decision support. The findings from the document analysis and the results of the interviews largely coincide with previous research and thus reinforce the validity of the research referred to. Furthermore, my analyses have revealed that authority and responsibility are not followed in the distribution of roles, responsibilities, and authority (RRA) in portfolio management in the defence sector, which contributes to fragmented governance and ambiguity in RRA. There is potential for improvement in making better use of the room for manoeuvre within the current rules for the study of government investment measures that will contribute to streamlining and simplifying current practice with portfolio management. The room for manoeuvre is much limited by the fact that the broad lines and most of the decisions that define the lager parts of the portfolio are made by the political leadership and not by the senior executives in the defence sector who are left with mainly the responsibility for implementing individual projects. The number of projects and the lack of use of programmes as a method for combining investment initiatives with dependencies contribute to complexity in governance, and senior managers today find it challenging to see connections. The lack of links between the investment processes and the operating and budgetary process creates an imbalance between the funds allocated to invest and the current structure.
Based on the findings, the author and the informants make several suggestions as to what steps the defence sector can consider climbing further on the maturity scale and thereby succeed better in optimising the portfolios. The overall assessment of the level of maturity of the defence sector regarding the introduction of portfolio management is that a good number of the steps in the model above have come a long way in the introduction of portfolio management. | |