Ledelse av implementeringsprosjekter

Abstract

Casestudiet omhandler Trondheim kommune sitt implementeringsprosjekt av nytt saksbehandlingssystem. Dette prosjektet er en del av DigiBarnevern, et nasjonalt initiativ for å bedre kommunalt barnevern i hele Norge. Innføringen av nytt saksbehandlingssystem i Trondheim kommune er en prosess som har pågått over flere år, og etter et par utsettelser planlegges systemet nå å tas i bruk fra 1. juni 2023. Fokuset i studien har vært på hvordan implementeringen skal gjennomføres for å sikte mot et godt sluttresultat og hvilke faktorer og aktiviteter som har blitt tatt i bruk for å nå dette målet. For å finne ut av dette ønsker vi å besvare forskningsspørsmålet: “Hvilke faktorer anses som viktige i implementeringen av et nytt saksbehandlingssystem fra et ledelsesperspektiv?“. Ettersom at saksbehandlingssystemet ennå ikke har blitt implementert i Trondheim på dette tidspunktet, har fokuset vært på forberedelsesprosessen før implementeringen.

For å besvare forskningsspørsmålet har det blitt gjennomført en kvalitativ studie, der datainnsamlingen har foregått ved hjelp av intervjuer, observasjoner og dokumenter. Ved å intervjue prosjekt- og team-ledere har vi fått et godt inntrykk av hvordan ledelsen har arbeidet i forberedelsen til implementering av nytt saksbehandlingssystem. Intervjuer med ansatte på forskjellige enheter og team har gitt oss et innblikk i hvordan de ansatte opplever prosessen og hva som fungerer godt og hva som fungerer mindre godt.

Funnene i denne oppgaven viser at Trondheim kommune har gjort en god jobb i forberedelsesprosessen. Det har blitt satt av mye tid og ressurser for å jobbe mot gode endringsprosesser. Ledelsesgruppen har bestått av ansatte med forskjellig bakgrunn for å sikre at både de barnevernsfaglige og de tekniske behovene har blitt ivaretatt, samtidig som at det har vært stor fokus på endringsledelse.

This case study is based on the ongoing implementation project of a new case management system runned by Trondheim municipality. This project is part of the national initiative DigiBarnevern which aims to improve the Norwegian Child Welfare Services throughout Norway. The implementation of a new case management system in Trondheim municipality is a process that has been going on for a few years, and after some delays, the system is now scheduled to be launched on June 1st 2023. The focus of this study has been on how the implementation will be accomplished to achieve a successful end result, and which strategies and activities has been used to reach this goal. To investigate this, we have conducted the following research question: "Which factors are considered important in the implementation of a new case management system from a management perspective?". As the system has not yet been implemented, the focus of the study has been the preparation prior to the actual implementation.

To answer the research question, a qualitative study has been conducted. The data collection has been done through interviews, observations and documentation analysis. By interviewing team- and project leaders we have gained a good impression about how the management has worked prior to the implementation of the new system. Interviewing employees in different departments has given us an impression on how they experience the process and what works well and what does not work that well.

The results show that Trondheim municipality has done a good job preparation process. A lot of time and resources has been put into achieving a high level of change management. The management consists of employees with different backgrounds to ensure both the Child Welfare Service and the more technical aspect has been taken into account, as well as having a strong focus on change management.