Optimalisert onboarding: Utvikling og design av anbefalinger for onboardingsprosessen

Abstract

Onboarding har vært et tema for forskning i flere tiår, og er stadig like aktuelt. Organisasjoner må i dagens arbeidsmarked jobbe hardt for å rekruttere og holde fast på talenter, og turnover er et stort problem. Mislykket onboarding har blitt pekt på som en av de mest åpenbare årsakene til uønsket turnover, hvilket indikerer at en optimalisering av onboarding kan redusere turnover. Til tross for dette virker det som at forskningen angående onboarding i Norge lar vente på seg, og forskning med fokus på onboarding av konsulenter i Norge er tilnærmet ikke-eksisterende. Dette prosjektet vil være et unikt bidrag til å fylle dette tomrommet i forskningen. Tomrommet er stort, og onboarding er omfattende, noe som indikerer et behov for å gjøre visse avgrensninger. Denne avhandlingen tar derfor for seg onboarding i små og mellomstore norske IT-konsulentselskaper.

Dette prosjektet har gjennom designmetodikk og kvalitative forskningsmetoder tatt sikte på å skaffe innsikt i hvilke aspekter en bør ta i betraktning når en har et ønske om å utforme en optimalisert onboardingsprosess. Forskningens resultater gir en tydelig indikasjon på at følgende aspekter bør tas i betraktning: 1) det bør gis realistisk innsikt i rekrutteringsfasen, 2) den nyansatte bør ivaretas i preboardingsfasen, 3) en bør sørge for at den nyansattes første dag blir en positiv opplevelse, 4) en fremdriftsplan bør raskt være på plass, 5) den nyansatte bør tilegnes en fadder, 6) opplæring og 7) oppfølging bør foregå i henhold til den nyansattes ønsker og behov, 8) organisasjonen bør bidra til nettverksbygging for den nyansatte, 9) den nyansattes personlige identitet bør ivaretas, 10) organisasjonen bør legge til rette for å innhente tilbakemeldinger, og bør videre 11) evaluere onboardingsprosessen med et mål om optimalisering. De identifiserte aspektene er samlet i et dokument med anbefalinger, som organisasjoner kan ta utgangspunkt i dersom de ønsker å optimalisere onboarding av nyansatte.

Nøkkelord: onboarding, organisasjonssosialisering, konsulent, konsulentselskap, sosialiseringsmodellen, andragogy, interaksjonsdesign

Onboarding has been a subject of research for several decades, and remains highly relevant. In today’s labor market, organizations must exert significant efforts to recruit and retain talent, and turnover poses a major problem. Failed onboarding has been identified as one of the most obvious causes of undesired turnover, which implies that an optimization of onboarding could reduce turnover. Despite this, it appears as research regarding onboarding in Norway is still lacking, particularly in the context of consulting firms. This project will provide a unique contribution to filling this gap in research. The gap is substantial, and onboarding is comprehensive, which indicates the need to make certain delimitations. Therefore, this thesis revolves around small and medium-sized Norwegian IT-consulting firms.

By applying design methodologies and qualitative research methods, this project has aimed to gain insight into what aspects one should take into consideration when one has a desire to design an optimized onboarding process. The results of this research clearly indicates that the following aspects should be considered: 1) realistic insights should be provided in the recruitment phase, 2) the newly hired should be taken care of during the preboarding phase, 3) one should ensure that the first day of the newly hired is a positive experience, 4) a progress plan should quickly be established, 5) a buddy/mentor should be assigned to the newly hired, 6) teaching and training, and 7) follow up and checking in should be provided in accordance with the wishes and needs of the newly hired, 8) the organization should contribute to the networking opportunities of the newly hired, 9) the identity of the newly hired should be preserved, 10) the organization should encourage feedback, and 11) the onboarding process should be evaluated, with the goal of optimization. The identified aspects have been assembled in a document of recommendations, that organizations can utilize as a foundation if wanting to optimize onboarding newly hired.

Keywords: onboarding, organizational socialization, consultant, consulting firm, socialization model, andragogy, interaction design