Hvilken betydning har opplæring og god nok kompetanse ved innføring av et komplekst datasystem?

Abstract

Sammendrag

Bakgrunn I dagens samfunn har datateknologi blitt en dominerende faktor på de fleste arbeidsplasser i Norge. Det kan dreie seg om helt enkle dataprogrammer hvor kunnskap kan tilegnes ved hjelp av en kort brukermanual, til store komplekse datasystemer som krever grundig opplæring og trening for å beherske systemet optimalt.

Hensikten med denne masteroppgaven var å se på hvilken effekt organisert bruker-opplæring og egentrening har for riktig bruk av et komplekst datasystem etter imple-mentering, med innføring av EPJ-systemet DIPS Arena (elektronisk pasientjournal) ved Lovisenberg Diakonale Sykehus i februar 2021 som case. Implementering av EPJ i et helseforetak vil kunne kreve mye planlegging, stor bruk av ressurser og en intensiv og grundig opplæring for at medarbeiderne skal kunne utføre sine daglige arbeidsoppgaver uten fare for liv og helse for pasientene. Brukerne av systemet bør ha kjennskap til nødvendig funksjonalitet, og inneha den kompetansen som er nødvendig for å utnyttes systemets fulle potensiale.

Metode Denne masteroppgaven er gjennomført som en kombinert kvantitativ- og kvalitativ case-studie, hvor spørreskjema og semistrukturert intervju er brukt som metode for datainnsamling. Spørreskjema ble distribuert til medarbeidere ved 3 avdelinger innen psykisk helsevern ved Lovisenberg Diakonale Sykehus, og det ble tatt dybdeintervju med til sammen 14 informanter. Analyse ble gjennomført ved bruk av SDI – stegvis deduktiv induktiv metode.

Resultat Resultatene i undersøkelsen viser at tidspunkt for opplæring 1-3 uker før oppstart av et nytt system er tilfredsstillende. De fleste brukerne rakk å gjennomføre e-læringskurs, men det kun 44,4 % av brukerne som hadde egentrening i kursbasen. At tiden ikke strakk til var naturlig for noen, men ca. 1/3 øvde ikke og grunn er uviss, men det kan kanskje skyldes at å jobbe i en kursbase ikke er prioritert på samme måte som e-læring og klasseromskurs. Når det kommer til hvordan opplæringen er relatert til brukernes arbeidsoppgaver og feltet de jobber innen, er dette ikke godt nok. Det er mangler både når det kommer til klasseromskurs og e-læringskurs.

Ser vi på opplevd nytteverdi, har brukerne gode grunnleggende funksjoner, men at det kan være utfordringer når det kommer til mer avanserte funksjoner. Dette kommer spesielt til uttrykk når det kommer vedtakshåndtering og vedtaksmodulen.

Abstract

Background In today's society, computer technology has become a dominant factor in most workplaces in Norway. This may include simple computer programs where knowledge can be acquired using a short user manual, to complex computer systems that require thorough education and training to master the system optimally.

The purpose of this master thesis was to look at the effect of organized user- and self-training for the correct use of a complex computer system after implementation, and the implementation of the Electronic Health Record (EHR) system DIPS Arena at Lovisenberg Diaconal Hospital in February 2021 was used in this case study.

The implementation of an EHR may require a lot of planning, extensive use of resources and intensive and thorough training for employees to be able to perform their daily work tasks without endangering the lives and health of patients. The users of the system should have knowledge of the necessary functionality, and possess the competence necessary to utilize the system's full potential.

Method This master's thesi s is conducted as a combined quantitative and qualitative case study, where questionnaire and in-depth interviews where used as data collection tools. The questionnaire was distributed to employees at 3 departments within mental health care at Lovisenberg Hospital 2 months after the implementation of the EHR system DIPS Arena. In-depth interviews were conducted with a total of 16 informants, and analyzed using SDI - step by step deductive inductive method.

Results The results of the survey shows that the time for training 1-3 weeks before the start of a new system is satisfactory. Most users managed to complete e-learning courses, but only 44.4% of the users had self-training in the course database. That the time was not enough was natural for some, but approx. 1/3 did not practice and the reason is uncertain, but this may be due to the fact that working in a course base is not prioritized in the same way as e-learning and classroom courses. When it comes to how the training is related to the users' work tasks and the field they work in, this is not good enough. There are shortcomings both when it comes to classroom courses and e-learning courses.

If we look at perceived usefulness, users have good basic functions, but that there can be challenges when it comes to more advanced functions. This is especially evident when it comes to decision handling and the decision module.