Hvordan omstilling kan kommuniseres for å fremme trygghet i en organisasjon

Abstract

Hensikten med dette forskningsprosjektet er å få innsikt i hvordan organisasjoner kan kommunisere omstillinger på en måte som skaper trygghet og forutsigbarhet for ansatte som påvirkes av dem. Ved å intervjue ansatte ved TINE SA har vi fått et innblikk i hvordan ansatte og ledere mener man bør gå frem ved en omstillingsprosess for at den skal oppleves som trygg og forutsigbar for alle ansatte. Mer konkret vil oppgaven fokusere på faktorer som tillit til ledelsen, deling av informasjon, timing og tidsbruk, samt viktigheten av dette i omstillingsprosesser. Prosjektets teoretiske forankring ligger i begrepene kommunikasjon, tillit og informasjon.

For å belyse problemstillingen i dette forskningsprosjektet er en kvalitativ metode i form av dybdeintervjuer blitt benyttet. Utvalget i prosjektet består av fire ansatte ved TINE Tunga. Mer konkret er det intervjuet en tidligere ansatt, anleggssjefen ved TINE Tunga, hovedtillitsvalgt i fagforeningen for hele TINE, og en som er hovedtillitsvalgt på Tunga og omstillingstillitsvalgt i hele TINE. Informantene ble intervjuet om deres personlige erfaringer, meninger og opplevelser av omstillings- og endringsprosesser i TINE. De er rekruttert på bakgrunn av deres ulike roller og arbeidsoppgaver i organisasjonen, for å gi et bilde av hvordan TINE Tunga håndterer kommunikasjon av omstillingsprosesser og hvordan dette påvirker ansatte hos dem.

Resultatene fra forskningsprosjektet viser at ansatte vil ha mest mulig informasjon om framtidige omstillingsprosesser, og foretrekker heller for mye enn for lite. Her ble det identifisert forskjeller i svar fra den tidligere ansatte og nåværende anleggssjef. Den tidligere ansatte syntes det var for lite informasjon i løpet av perioden som ansatt. Anleggssjefen derimot mente at det var tilstrekkelig med informasjon, og til og med muligens for mye informasjon for de ansatte å håndtere. Videre fremkom det av resultatene at timing og tid var viktige faktorer for å skape trygghet hos ansatte i en omstillingsprosess. Dersom omstillinger kommuniseres på feil tidspunkt, kan det føre til stress blant ansatte. Sammenhengen mellom kommunikasjon av omstilling og timingen den blir gjort, viste seg å være avgjørende da de ansatte hadde opplevd at dette var noe som kunne medføre usikkerhet over tid tidligere.

The purpose of this research project is to gain insight into how companies may communicate restructuring in a way that feels safe and predictable for the affected employees. By interviewing employees at TINE SA, we have gained insight into how employees and managers think a restructuring process should be done in order to make it as safe and predictable as possible for all employees involved. More concretely, the thesis will focus on factors such as trust in management, information sharing, timing and time, and how this is important in restructuring processes. The project’s theoretical foundation lies in the concepts of communication, trust and information.

In order to shed light on the topic in this research project a qualitative method, more specifically in-depth interviews, has been used. The selection of people in the project consists of four employees at TINE Tunga. More specifically, we have talked to a former employee, the superintendent, the employee representative for the trade union for the entire company and the main employee representative at TINE Tunga who’s also the restructuring employee representative for the entire company. The informants were interviewed about their personal experiences and opinions on change processes and adjustments in TINE. They have been recruited on the basis of their various roles and tasks in the company, to illustrate how TINE Tunga handles communication of restructuring and how this affects their employees.

The results from the research project show that employees want as much information as possible about future restructuring, and rather too much than too little. Differences were identified in responses from the former employee and leaders. The former employee felt like there wasn’t enough information communicated, while the superintendent thought there was more than enough information, perhaps even too much for the employees to handle. Furthermore, the results identified that timing and the use of time were important factors when it comes to creating a safe environment for employees during restructuring. If big changes are communicated at the wrong time, it may lead to stress among the employees. The relationship between communication of restructuring and the timing of it, proved to be crucial as the employees had experienced this as something that could lead to uncertainty in the past.