Avvik og avvikshåndtering i Indre Fosen kommune

Abstract

Sammendrag Indre Fosen kommune ble etter en kommunesammenslåing, etablert i 2018. En helt ny organisasjon ble bygget med utgangspunkt i det beste fra de to tidligere kommunene. Sammenslåingen førte til flere endringer på struktur, nye ledere og systemer. Blant annet har det blitt innført nytt kvalitetssystem, og tre forskjellige avvikssystem siden kommunesammenslåingen. Arbeidet med avviksrapportering og avvikshåndtering er sentrale oppgaver i enhver organisasjon, der vi ønsker å avklare hvordan dette arbeidet er blir forstått og etterlevd ute i organisasjonen.

For å finne svar på problemstillingen har vi gjennomført spørreundersøkelser blant ansatte og intervju av ledere på tre forskjellige virksomheter fra forskjellige sektorer i kommunen. Funnene fra undersøkelsene er sett i sammenheng med gjeldende lover, forskrifter, lokale planer og rutiner. Målet er å kunne generalisere funnene til å gjelde hele kommunen. Med utgangspunkt i teori om blant annet sikkerhetsstyring og læring, har problemstillingen blitt godt belyst. Pentagonmodellen ble brukt som en generell analytisk modell for å se problemstillingen fra flere sider, da problemstillingen oppleves som kompleks og sammensatt.

Funn viser at avvik og avvikshåndtering etterleves forskjellig i virksomhetene. Ansatte har ikke en felles forståelse for utførelse av denne jobben. De opplever avviks- og kvalitetssystemet lite tilgjengelig og etterspør opplæring. Flere funn tilsier at det underrapporteres avvik. Ledernes forståelse for sikkerhetsarbeid har stor innvirkning på virksomhetens avvik og avvikshåndtering. Funn viser at relasjonen mellom leder og ansatte har stor betydning for hvordan de lykkes med dette arbeidet.

Dokumenter i kvalitetssystemet viser at planer og systemer er på plass. Allikevel føler lederne at de er overlatt til seg selv med å definere sikkerhetsarbeidet, hvor de etterspør støtte og oppfølging fra toppledelsen.

Indre Fosen Municipality was established in 2018 after a merger between two neighbouring municipalities. A completely new organization was constructed based on the best aspects of the two former municipalities. The merger led to several changes in structure, leadership and systems. A new quality system and three different systems for deviation management have also been introduced. Since processes for non-conformance reporting and deviation management are central tasks in any organisation, we want to clarify how these practices are understood and adhered to within the organisation.

To answer our research question, we have surveyed employees and conducted interviews of managers of three different departments from different sectors in the municipality. The survey results are evaluated with regards to current laws, regulations, local policies and routines. The goal is to be able to generalize these findings as applicable to the entire municipality. Based on theory about, among other things, safety management practices and learning, the research question has been well explained. The Pentagon model was used as a general analytical model to view the issue, as it is both complex and multifaceted.

Findings show that non-conformance reporting and deviation management are handled differently from sector to sector. Employees do not have a common understanding of the processes involved. The deviation and quality management systems are viewed as inaccessible, and employees request additional training. Several findings point to deviations being underreported. A leader’s understanding of safety management practices has a major impact on the department's non-conformance reporting and deviation management. Findings show that the relationship between the manager and the employees is of great importance to success.

Documents in the quality system show that plans and systems are followed. Nevertheless, managers often feel that they are left to themselves to define the safety management practices, and as a result, they request support and follow-up from upper-level management.