Hvordan få prosjektert det man faktisk vil ha? En casestudie om hvordan en kommunal byggherre kan forbedre egne arbeidsmetoder for å få riktig kvalitet på prosjektert underlag i vedlikeholdsprosjekter

Abstract

Denne masteroppgaven handler om hvordan en kommunal vedlikeholdsavdeling kan bedre egne arbeidsmetoder for å følge opp innleide konsulenter ved prosjekteringsoppdrag på mindre byggeprosjekter. Bakgrunnen for forskningen var at det opplevdes som vanskelig å kontrollere kvaliteten på underlaget vedlikeholdsavdelingen mottar fra innleide konsulenter ved prosjekteringsoppdrag. Forskningen er et casestudie med både kvalitativ og kvantitativ datainnsamling i tidsrommet november 2021 til januar 2022.

Datainnsamlingen viste at prosjektlederne hadde mange arbeidsoppgaver og det var vanskelig å få tid til å følge opp alle prosjektene godt nok. Det ble også avdekket at enheten har mangelfulle prosedyrer for prosjektoppfølging. Det fører til at prosjektlederne gjennomfører prosjektene ulikt. Kombinasjonen av presset tid og manglende prosedyrer har gjort at flere av de mindre prosjektene blir gjennomført ved at konsulentene kun har oppstartsmøte og en leveransedato å forholde seg til. Ut over dette er det lite eller ingen kommunikasjon mellom prosjektleder og konsulent.

Resultatene av undersøkelsen viser at vedlikeholdsavdelingen bør etablere prosedyrer for prosjektstyring, slik at avdelingen opptrer likt utad til konsulentene. Som en del av disse prosedyrene må statusrapportering vektlegges underveis i prosjektene. Videre blir det foreslått at man endrer måten konsulentene anskaffes på, slik at man legger til rette for relasjonsbygging mellom vedlikeholdsavdelingen og konsulentene. En god relasjon mellom prosjektdeltakerne vil virke positivt også på sluttresultatet. Til slutt viser undersøkelsen at vedlikeholdsavdelingen bør etablere rutiner for evaluering, slik at man kan utvikle organisasjonen ved hjelp av læring. De erfaringene prosjektlederne får fra evalueringen bør danne grunnlaget for eventuelle nye prosedyrer som etableres. I tillegg til intern evaluering av prosjektene er det viktig at konsulentene får tilbakemelding på sitt arbeid, slik at de kan bli flinkere til å tilpasse prosjekteringen etter vedlikeholdsavdelingens behov.

This master's thesis is about how a municipal maintenance department can improve its own working methods to follow up hired consultants for engineering assignments on smaller construction projects. The background for this research is that it was perceived as difficult to control the quality of the design basis the maintenance department receives from hired consultants. The research is a case study with both qualitative and quantitative data collection in the period November 2021 to January 2022.

The empiric evidence showed that the project managers had many work tasks simultaneously and it was difficult to find time to follow up the project management for all the projects. The findings also show that the department has inadequate procedures for project follow-up. Because of this, the project managers of this department carried out their projects differently. The combination of little time and missing procedures has led to several of the smaller projects being carried out with little or no communication between project participants from the start-up meeting to the delivery date for the design basis.

The results of this thesis shows that the maintenance department should establish procedures for project management, so that the department acts equally towards the consultants. As part of these procedures, status reporting must be emphasized during the projects. Furthermore, it is suggested that the procurement method of the consultants could be changed. It is important to facilitate the relationship between the project managers and the consultants. A good relationship between the project participants will also have a positive effect on the result. Finally, the thesis shows that the maintenance department should establish routines for evaluation so that the organization can develop with the help of organisational learning. The experience the project managers gain from the evaluation should form the basis for any new procedures that are established. In addition to internal evaluation of the projects, it is important that the consultants receive feedback on their work, so that they can become better at adapting their engineering design to the needs of the maintenance department.