Utfordringer med brukermedvirkning og implementasjon av et storskala helseinformasjonssystem

Abstract

Midt-Norge er for tiden i gang med implementeringen av et nytt helseinformasjonsystem for regionens helseforetak, kommuner, fastleger, avtalespesialister og sykehusapotek basert på et system fra den amerikanske leverandøren Epic Systems Corporation (Epic). Den lokale løsningen kalt Helseplattformen er et elektronisk pasientjournalsystem (EPJ/PAS). Helseplattformen ble innført i Trondheim kommune 7. mai 2022, mens det blir innført ved St. Olavs hospital 12. november 2022. Innføringsløpet for de andre helseforetakene og kommunene er lagt opp i perioden 2022-2025.

To sentrale brukergrupper i Helseplattformen er fageksperter og superbrukere. Denne masteroppgaven har som formål å rette lys på fagekspertenes og superbrukernes erfaringer og refleksjoner rundt egen brukermedvirkning i utviklingen av Helseplattformen. Videre har oppgaven som formål å fremlegge deres refleksjoner rundt utfordringer med implementering av Helseplattformen slik som det foreligger i overgangen mellom opplæringsfasen og produksjonssetting. Problemstillingen i oppgaven er: «Hvilke refleksjoner rundt brukermedvirkning er det gjort i utviklingen av Helseplattformen, og hvilke refleksjoner er det gjort rundt implementasjonen av Helseplattformen?». Tre forskningsspørsmål er definert for å besvare problemstillingen:

1) I hvor stor grad har det vært brukermedvirkning blant fageksperter og superbrukere? 2) Hvilke hovedutfordringer knyttet til brukermedvirkning har det vært blant fageksperter og superbrukere? 3) Hvilke hovedutfordringer knyttet til implementasjon av Helseplattformen foreligger i opplæringsfasen?

For å kunne besvare forskningsspørsmålene er det gjennomført en litteraturstudie, 13 semistrukturerte intervjuer og dokumentanalyse. Oppgaven er avgrenset til fagekspertenes og superbrukernes perspektiv. Det tar for seg opplevelser og refleksjoner rundt forberedelsene til innføringen av Helseplattformen, hovedsakelig i Trondheim kommune og ved St. Olavs hospital.

Oppgaven har avdekket at brukermedvirkning blant fagekspertene og superbrukerne har avviket fra det som opprinnelig var planlagt. Det har vært mindre brukermedvirkning blant fagekspertene, mens det har vært mer brukermedvirkning blant superbrukerne enn det som var tiltenkt for deres rolle. Det er identifisert flere utfordringer knyttet til brukermedvirkning blant fagekspertene og superbrukerne under utviklingen og implementeringen av Helseplattformen. Utfordringene ble kategorisert i fire kategorier: 1) Utfordringer med samarbeid og kommunikasjon blant fagekspertene, 2) utfordringer knyttet til superbrukernes deltagelse og påvirkningsmuligheter, 3) utfordringer med samarbeid og kommunikasjon mellom de ulike aktørene og 4) utfordringer rundt tilpasning av programvaren til norsk helsetjeneste.

I denne oppgaven er det identifisert fem hovedutfordringer knyttet til implementasjon av Helseplattformen per juni 2022: 1) Programvaren er uferdig og det har ikke vært gjennomført nok testing, 2) utilstrekkelig opplæring, 3) programvaren er ikke brukervennlig, 4) bekymringer for fall i produktivitet og 5) usikkerhet knyttet til kommunenes og fastlegekontorenes adopsjon av Helseplattformen. Generelt er det en bekymring knyttet til om disse utfordringene vil hindre Midt-Norge i å oppnå de ønskede gevinstene med å innføre Helseplattformen og i hvor stor grad programvaren kan tas i bruk på en god måte etter produksjonssetting.

Central Norway is currently in the process of implementing a new health information system for the region's health trusts, municipalities, GPs, contract specialists and hospital pharmacies based on a system from the American supplier Epic Systems Corporation (Epic). The local solution called the Health Platform is an electronic patient record system (EHR/PAS). The Health Platform was introduced in Trondheim municipality on 7 May 2022, while it will be introduced at St. Olav's hospital on 12 November 2022. The introductory course for the other health trusts and municipalities is planned for the period 2022-2025.

Central user groups in the Health Platform are subject matter experts and super users. The purpose of this master's thesis is to shed light on the subject matter experts’ and the super users' experiences and reflections on their own user participation in the development of the Health Platform. Furthermore, the purpose of the thesis is to present their reflections on challenges with the implementation of the Health Platform as the situation is in the transition between the training phase and production setting. The problem statement in this thesis is: "What reflections have been made about user participation in the development of the Health Platform, and what reflections have been made about the implementation of the Health Platform?". Three research questions are defined to answer the problem statement:

1) To what extent has there been user participation among subject matter experts and super users? 2) What have been the main challenges related to user participation among subject matter experts and super users? 3) What are the main challenges associated with the implementation of the Health Platform in the training phase?

In order to be able to answer the research questions, a literature study, 13 semi-structured interviews and document analysis have been performed. The task is limited to the perspective of the subject matter experts and super users. It deals with the experience and reflections on the preparations for the introduction of the Health Platform, mainly in Trondheim municipality and at St. Olav's hospital.

The thesis has revealed that user participation among the subject matter experts and the super users has deviated from what was originally planned. There has been less user participation among the subject matter experts, while there has been more user participation among the super users than was intended for their role. Several challenges have been identified related to user participation among the subject matter experts and the super users during the development and implementation of the Health Platform. The challenges were categorized into fire categories: 1) Challenges with collaboration and communication among the subject matter experts, 2) challenges related to the super users' participation and opportunities for influence, 3) challenges with collaboration and communication between the different actors and 4) challenges around adjusting the software to the Norwegian health service.

In this thesis, five main issues have been identified related to the implementation of the Health Platform as of June 2022: 1) The software is unfinished and not enough testing has been carried out, 2) insufficient training, 3) the software is not user-friendly, 4) concerns about fall in productivity and 5) uncertainty related to the municipalities' and GPs' offices' adoption of the Health Platform. In general, there is a concern related to these challenges that will prevent Central Norway from achieving the desired benefits of introducing the Health Platform and the extent to which the software can be used in a good way after go-live.