Hvordan understøtter en generisk ERP-løsning lokale arbeidsprosesser i prosjektbaserte virksomheter?

Abstract

Etterspørselen etter ERP-systemer har økt enormt de siste årene. For å dekke denne etterspørselen, har det blitt stadig mer vanlig at leverandører tilbyr systemer som generiske pakkeløsninger. Formålet med denne studien er å undersøke hvorfor generiske ERP-løsninger er såpass vellykkede, når forskning på bruk av IT i organisasjoner tilsier at det ikke burde være det. Mye systemteori sier at dersom teknologien ikke tilpasses de ansattes behov, vil både produktiviteten og jobbtilfredsheten gå ned.

Gjennom en rekke kvalitative intervjuer, belyser denne studien hvordan generiske ERP-løsninger understøtter lokale arbeidsprosesser i prosjektbaserte virksomheter. Dette suppleres med deltakerne observasjoner. Undersøkelsene viser at til tross for at generiske systemer ikke passer virksomheters behov like godt som skreddersydde, virksomheter og ansatte de systemet til å fungere for sin bruk. Utfordringene et generisk IT-system byr på, kan kompenseres for ved å gjøre tilpasninger i systemet, supplere med andre programmer samt bruk av workarounds for å overkomme hindringer i systemet. I tillegg viser funnene at ERP-systemet alene ikke påvirker jobbtilfredsheten til de ansatte. Konklusjonen er at det er en viktig avveining i hvor stor grad systemet skal tilpasses virksomheten, og i hvor stor grad virksomheten skal tilpasse seg systemet. Et ensidig fokus på at IT-systemer skal tilpasses lokal virksomhet, overser viktig dynamikk knyttet til avgjørelsen om hvor mye ressurser en bør bruke på tilpasninger i systemet, og hvor mye virksomheten selv bør kompensere for mistilpasninger i systemet.

Demand for ERP systems has seen a marked increase in recent years. In order to satisfy this increased demand, it has become more commonplace for IT suppliers to provide pre-packaged solutions. In this thesis we intend to research the reasons behind the remarkable success of generic ERP solutions, despite leading theories in systems research indicating the opposite should be true. Systems research also suggests that not fitting technology to the needs of the employees, will decrease both productivity and job satisfaction.

Through qualitative interviews and observations, we have explored how generic ERP-solutions support local work processes of project-based businesses. Despite generic solutions not being tailored to meet business needs, the research showed that the interviewed businesses made the system work for their own needs. The difficulties posed by a generic system can be equalised by applying various customisations to the system, the use of supplementary systems and by using workarounds to overcome challenges within the system. Our findings show that the ERP system alone does not affect job satisfaction. We conclude by highlighting the importance of balance between adjusting the system and adjusting work processes. An unbalanced emphasis on fitting technology to the business processes, ignores the dynamics between spending resources on further customisation or discovering local solutions to the predictable mismatch between system and business needs.