Anskaffelser av IT-løsninger - en casestudie

Abstract

På grunn av personvernforordningen (GDPR) som trådte i kraft i 2018 med den påfølgende Schrems II dommen som kom i 2020, har håndtering av personopplysninger blitt en stadig vanskeligere oppgave. Spesielt har håndteringen av digitale anskaffelser blitt en mer utfordrende prosess, da det både er vanskelig og tidkrevende å dokumentere at leverandørene oppfyller alle lovpålagte krav. Denne oppgaven går derfor i dybden på anskaffelsesprosessen for å se på typiske utfordringer som ofte dukker opp, og potensielle løsninger som skal hjelpe virksomheten i å sikre en god anskaffelsesprosess.

Dataene som er samlet, er hentet inn gjennom intervjuer fra et utvalg av ansatte i den valgte casevirksomheten. Forskningen baserer seg på hvordan dagens prosess ser ut, erfaringer fra ansatte og hva de selv syns er utfordrende. Dataene som ble hentet inn er diskutert opp mot relevant teori fra et bredt spekter av kilder for å komme med troverdige argumenter og en fornuftig konklusjon.

Resultatene fra studien har belyst flere utfordringer knyttet til anskaffelsesprosessen, og de fleste bunner ut i håndteringen av GDPR og Schrems II. For å forbedre prosessen er virksomheten nødt til å gjennomføre tiltak som skaper en enklere og raskere prosess, uten at det går på bekostning av kvaliteten. Dette vil bidra til at virksomenheten skaffer bedre kontroll over anskaffelsesprosessene, og samtidig styrke sikkerhetskulturen i virksomheten.

Due to the new Privacy Regulation (GDPR) coming into force in 2018, followed by Schrems II in 2020, handling personal data has become difficult. In particular, the handling of digital procurement has become a more challenging process because it is both difficult and time-consuming to document that every supplier fulfills the mandatory requirements. Therefore, the thesis will focus on the procurement process, look at typical challenges that often arise, and potential solutions that will help the company ensure a good procurement process.

The collected data are obtained through interviews with employees in the selected company. The research is based on what the current process looks like, experiences from employees, and how they wish the process were. The collected data are discussed against relevant theories obtained from various sources to ensure valid arguments and a correct conclusion.

The results from our study have highlighted several challenges related to the procurement process, and most are based on handling GDPR and Schrems II. To improve the process, the company must implement specific measures to create a simpler and faster process without compromising quality. This process will help the company gain better control over the procurement processes and strengthen the safety culture in the company.