"Øyeblikket farer forbi mye fortere i et digitalt møte". En kvalitativ studie av hvordan møteledere og møtedeltakere i offentlig sektor beskriver sine opplevelser med motivasjon, kommunikasjon og psykologisk trygghet ved møtevirksomhet på digitale flater.

Abstract

Covid-19-pandemien satte hele verden i «ventemodus». Skoler, kjøpesentre og treningssentre stengte. Det måtte kuttes ned på antall mennesker man kunne omgås. Karantene ble et ord i dagligtalen, og mange måtte jobbe hjemmefra. Forelesninger, møter, samtaler og sammenkomster ble flyttet fra fysiske rom til digitale flater. Det er nettopp bruken av de digitale flatene jeg har vært interessert i å utforske i denne studien. Pandemien pågår fortsatt, og derfor vet man ikke langtidskonsekvensene av hjemmekontor og digital møtevirksomhet ennå. Det er forsket på digital møtevirksomhet, og psykologisk trygghet, men det finnes lite forskning på hvordan møteledere og møtedeltakere har opplevd digital møtevirksomhet i lys av motivasjon og kommunikasjon. Formålet med studien er å rette søkelyset mot møtevirksomhet på de digitale flatene. Gjennom en kvalitativ intervjustudie ønsket jeg å undersøke følgende problemstilling: «Hvordan opplever møteledere og møtedeltakere motivasjon, kommunikasjon og psykologisk trygghet på digitale flater?». Jeg utviklet tre forskningsspørsmål tilknyttet problemstillingen: (1) Hva fremmer motivasjon på digitale flater? (2) Hvilke endringer er det i kommunikasjonen fra fysisk til digital møtevirksomhet? (3) Hvordan kan møteleder legge til rette for psykologisk trygghet i en digital gruppe? Utvalget bestod av åtte informanter fordelt på fire ledere og fire medarbeidere fra offentlig sektor, uten kjennskap til hverandre. Alle hadde erfaring fra møtevirksomhet i det fysiske rom, og nå fra digital møtevirksomhet. Datamaterialet ble analysert frem ved bruk av tematisk analyse. Det resulterte i tre overordnede tema med til sammen syv undertema:

1. Å bli sett og hørt fremmer motivasjon. a. Det er motiverende å delta i et digitalt møte der man får sagt noe b. Digitale møter er tidseffektive c. En strukturert møteledelse forutsetter regler for bruk av kamera og lyd

2. Kommunikasjonen er mindre impulsiv a. Krevende å lese kroppsspråk på digitale flater b. Lite engasjerende med digital enveiskommunikasjon

3. Mangel på det uformelle i digitale møter a. Trygghet som grunnlag for å uttrykke meninger b. Den uformelle praten blir borte på de digitale flatene

Studien belyser viktigheten av at møteleder ser hver enkelt møtedeltaker, og kartlegger hva den enkelte motiveres av. Dette vil kunne hjelpe møteleder med å legge til rette for psykologisk trygghet i gruppen og et effektivt samarbeid. Jeg diskuterte hvordan enveiskommunikasjon kan oppfattes som kontrollerende, og viktigheten av at møteleder legger til rette for kommunikasjon på kamera. I tillegg diskuterte jeg nytten av at møteleder kjenner til ulike relasjoner i sin gruppe for å forstå samspillet. Ser man det i lys av teori om psykologisk trygghet, kan det hjelpe arbeidsgruppen til å bli mer samkjørt og å være ærlig og åpen for hverandres innspill. Basert på funnene i denne studien samt tidligere forskning er det rimelig å hevde at mine funn er med på å bekrefte allerede eksisterende funn.

Covid-19. The pandemic put the whole world on "standby". Schools, shopping centers and gyms closed. It was necessary to reduce the number of people that could associate. Quarantine became a word in everyday speech, and many had to work from home. Lectures, meetings, talks and gatherings were moved from physical rooms to digital platforms. And it is exactly the use of the digital platforms I have been interested in researching in this study. The pandemic is still ongoing, and therefore no one knows the long-term consequences of home office and digital meeting activities yet. Research has been carried out on digital meeting activities, and psychological security, but there is little research on how meeting leaders and meeting participants have experienced digital meeting activities considering motivation and communication. The purpose of the study is to highlight on meeting activities on the digital platforms. Through a qualitative interview study, I wanted to investigate the following issues: "How do meeting leaders and meeting participants experience motivation, communication and psychological security on digital platforms?" I developed three research questions related to the issue: (1) What promotes motivation on digital platforms? (2) What are the changes in communication from physical to digital meeting activities? (3) How can the chairman facilitate psychological security in digital groups? The chosen group consisted of eight informants divided into four managers and four employees from the public sector, with no knowledge of each other. Everyone had experience from meeting activities in the physical space, and now from digital meeting activities. The data material was analysed using thematic analysis. This resulted in a total of seven discoveries divided into three main topics:

1. Being seen and heard promotes motivation a. It is motivating when everyone gets to say something because then you play a role b. Digital meetings are time-efficient c. A structured meeting management requires rules for the use of cameras and sound

2. Communication is less impulsive a. Demanding to read body language on digital platforms b. Little engaging with digital one-way communication

3. Lack of informal in digital meetings a. Security as a basis for expressing opinions b. The informal chat is lost on digital platforms

The study illuminates the importance of the meeting leader seeing each individual meeting participant, and mapping what the individual is motivated by. This could help the chairman of the meeting facilitate psychological security in the group and effective cooperation. I discussed how one-way communication can be perceived as controlling, and the importance of the chairman of the meeting facilitating communication on camera. In addition, I discussed the benefits of the meeting leader knowing different relationships in his group in order to understand the interaction. If you look at this in light of the theory of psychological security, it can help the working group to become more aligned and to be honest and open to each other's input. Based on the findings of this study as well as previous research, it is reasonable to argue that my findings help confirm already existing findings.