Hvordan lykkes med innføring av ERP?

Abstract

Innføring av nytt Enterprise resource planning (ERP) system (hovedsystem) er enormt krevende for en organisasjon. Hvis innføringen ikke blir vellykket, vil det også medføre store økonomiske tap for bedriften. Ifølge forskning hevdes at opptil 75 % av ERP-prosjekter mislykkes (Garg & Agarwal, 2012, s. 403). Det er også mange eksempler hvor bedrifter ikke har lyktes med innføringen av ERP system. Et eksempel er Felleskjøpet som i 2018 hevet en avtale om nytt ERP system og fikk tilkjent 288 millioner kroner i erstatning. Bakgrunnen var massive forsinkelser (Røise, 2018). Et annet eksempel er tyske Lidl som sommeren 2018 stanset SAP implementeringen etter at denne hadde pågått i ca. syv år (Agiles, 2018). Denne studien ønsker å bidra til at bedrifter i større grad kan forstå hva som skal til for å lykkes ved innføringen av ERP system. Studien diskuterer to forskningsspørsmål for å besvare problemstillingen: (1) Hva er de kritiske suksessfaktorene for innføring av ERP? (2) Hvordan samstemmer de kritiske suksessfaktorene med erfaringene ved innføringen av ERP til casebedriften i denne studien? Forskningsspørsmålene er besvart gjennom en litteraturstudie for å identifisere de viktigste kritiske suksessfaktorene. Basert på litteraturstudien ble det identifisert 12 kritiske suksessfaktorer. Disse ble benyttet videre som et rammeverk i en studie for å evaluere et case hvor de til slutt lyktes i å innføre et ERP system. Casestudien ble gjennomført med kvalitative, semistrukturerte intervjuer av informanter som var deltagere i prosjektet i casebedriften. I tillegg er det benyttet underlag og dokumenter fra prosjektet. Analysen av caset viser at de fleste av de identifiserte kritiske suksessfaktorene i denne studien var vesentlige for å lykkes med innføringen av ERP systemet. Dette indikerer at det kan være nyttig for andre virksomheter å benytte disse kriteriene i sine forberedelser, planlegging og gjennomføring av ERP prosjekter. Hovedfunn viser at den viktigste kritiske suksessfaktoren ser ut til å være å ha en effektiv prosjektleder som også har god innsikt i forretningen. Det kommer også fram at det er viktig at endringen har støtte fra toppledelsen for å redusere motstanden i organisasjonen. I tillegg berører slike endringer i stor grad adferd og kultur i organisasjonen, noe som tyder på at arbeidet med endringsledelse er vesentlig for å lykkes. Endringsledelse omfatter både å ivareta brukeropplæring, brukerinvolvering, kommunikasjon og arbeid med kultur. Gjennom å vektlegge disse områdene kan brukeradopsjon oppnås, og også i større grad brukertilfredshet. Funn i denne studien tyder på at det er lett å se på innføringen av et ERP system som kun en teknologisk endring, og at man ikke tar tilstrekkelig høyde for det store og omfattende arbeidet som er knyttet til læring og det å få alle til å forstå de nye prosessene, og på denne måten endre adferd, kultur og «måten vi jobber på her».

The introduction of a new Enterprise resource planning (ERP) system (main system) is extremely demanding for an organization, and if this is not successful it will also result in major financial losses for the company. Research claims that up to 75% of ERP projects fail (Garg & Agarwal, 2012, p. 403). There are also many examples where companies have not succeeded with the introduction of the ERP system. One example is Felleskjøpet which in 2018 terminated an agreement on a new ERP system, and was awarded NOK 288 million in compensation. The background was massive delays (Røise, 2018). Another example is German Lidl which in the summer of 2018 stopped SAP implementation after it had been running for approx. seven years (Agiles, 2018). This study aims to help companies to a greater extent understand what it takes to succeed in introducing the ERP system. The study discusses two research questions to answer the problem statement: (1) What are the critical success factors for introducing ERP? (2) How do the critical success factors align with the experience of introducing ERP to the case company in this study? This has been answered through a literature study in which previous research was used to identify the most important critical success factors. Based on this, 12 critical success factors were identified. These were further used as a framework in a study to evaluate a case where they eventually succeeded in introducing an ERP system. The case study was conducted with qualitative, semi-structured interviews of informants who were participants in the project in the case company. In addition, documents from the project have been used. Analysis show that most of the identified critical success factors in this study were essential to the success of the implementation of the ERP system. This indicates that it may be useful for other companies to use these criteria in their preparation, planning and implementation of ERP projects. Main findings shows that the most important critical success factor seems to be having an effective project manager who also has good insight into the business. It also states that it is important that a change has the support of top management to reduce the resistance in the organization. In addition, such changes largely affect behavior and culture, which indicates that change management work is essential for success. This includes taking care of user training, user involvement, communication and work with culture. By emphasizing these areas, user adoption can be achieved and also to a greater extent user satisfaction. Findings in this study indicate that it is easy to see the introduction of an ERP system as only a technological change, and one does not take sufficient account of the large and comprehensive work associated with learning and getting everyone to understand the new processes, and in this way change behavior, culture and "the way we work here".