Utforming av kontorarbeidsplassen i ulike kunnskapsbedrifter

Abstract

Sammendrag Vi tilbringer mye tid på arbeidsplassen. Forskning sier at omgivelsene på arbeidsplassen er viktig for at arbeidstakeren skal yte best mulig, omgivelsene påvirker helse, arbeidsmiljø, trivsel og produktivitet. Valg av kontorløsninger vekker engasjement i media og blant folk flest, på jobb og privat. Skal man ha landskap av forskjellig karakter eller cellekontor? Omdiskuterte temaer er ofte hvordan arbeidsplassen kan støtte opp om individuelt konsentrasjonsarbeid og samhandling, sistnevnte synes mer og mer viktig i dagens kunnskapsbedrifter. Formålet med denne masteroppgaven er å avdekke om ansatte har vesentlige ulike behov som påvirker utforming av kontorarbeidsplassen med tilhørende arealer. I tillegg gi en bedre forståelse av eventuelle ulike typer behov, bakgrunnen for behovene og få en bedre forståelse for hvordan ulike fysiske løsninger fungerer. Det rettes spesiell oppmerksomhet knyttet til behov i kunnskapsbedrifter og kunnskapsarbeideren i oppgaven. I oppgaven er det valgt ut tre case som søker å belyse dette. En kreativ bedrift, et forskningsinstitutt og et konsulenthus. På bakgrunn av dette skal følgende problemstilling besvares:

«Er det forskjellige behov i ulike kunnskapsbedrifter som påvirker utforming av kontorarbeidsplassen?

Problemstillingen blir besvart gjennom tre ulike forskningsspørsmål:

1. Hva er behov? 2. Hvordan kommer behov til uttrykk i programmeringsprosesser hos forskjellige kunnskapsbedrifter, og hvordan blir disse til konkrete fysiske løsninger? 3. Hvordan fungerer de fysiske løsningene i bedriften for kunnskapsarbeideren?

Oppgavens teoretiske rammeverk tar for seg ulike faktorer innen teamet behov. Temaet behov generelt belyses, men den ansattes behov i en bedrift står sentralt. Behov som må til for at kunnskapsarbeideren skal kunne utføre sine arbeidsoppgaver på en tilfredsstillende måte; fysiske behov, direkte arbeidsrelaterte behov, men også sosiale og psykologiske behov. Det blir også redegjort for hva som menes med kunnskapsbedrifter og kunnskapsmedarbeider, kontorarbeidsplassen og ulike konsepter innenfor dette temaet. Til slutt blir det redegjort for faktorer som påvirker utforming av kontorarbeidsplassen som programmeringsprosesser, brukermedvirkning, evaluering av brukskvalitet og endringsprosesser. I tillegg til litteraturstudiet er det gjort forskning via kvalitative metoder, som dybdeintervjuer av et utvalg respondenter i hver bedrift. Det er også gjennomført «gåturer» med en gruppe av respondenter i hver bedrift. I tillegg er dokumenter fra alle tre bedriftene, som er case i denne studien, analysert. Alle resultatene fra forskningsprosessen er analysert og drøftet opp mot det teoretiske rammeverket i lys av problemstilling og forskningsspørsmål. De tre forskjellige kunnskapsbedriftene har alle hatt en eller annen form for en programmeringsprosess hvor behov er blitt kartlagt, og blitt til konkrete fysiske løsninger. Funnene avdekket videre flere områder som er suksessfaktorer som gode endringsprosesser, dagslys, utsikt og gode konsentrasjonsområder. Videre var prosjektrelaterte arealer og rom av betydning for samhandling. Prosjektrom viser seg også som rom som kan tilfredsstille eventuelle spesielle behov som rom for arbeid med materialer og farger i den kreative bedriften, teamarbeid over tid med god skjermtilgang i konsulenthuset og for å legge til rette for mer kreativitet og ad-hoc møter i forskningsinstituttet. Funn avdekket flere sammenfallende behov, og ingen vesentlige forskjellige behov som ser ut som vil påvirke utforming av kontorarbeidsplassen på den måte at de har behov for helt ulike løsninger.

I masteroppgaven konkluderes det med at alle tre bedriftene kunne hatt nokså lik løsning, med mindre justeringer. I åpne landskap eller i cellekontorer, alternativt i team eller med agile løsninger, gjerne alt i en kombinasjon. Det hele er snakk om en forståelse av type bedrift, tilrettelegge med riktige støttearealer, et organisatorisk valg i type arbeidsplasskonsept og god brukertilpasning. Gode endringsprosesser viser seg vesentlig slik at kunnskapsarbeiderne har mulighet til å gradvis tilpasse seg nye løsninger.

Abstract We spend a lot of time where we work. Research shows that the work environment is important for an employee to perform at his best; the environment has an influence on health, social interaction, job satisfaction and productivity. The choice of office layout effects enthusiasm in the media and amongst people in general, both at work and privately. Should one choose some form of open landscape or private offices? How the workplace can help support individual concentration and interaction are issues frequently discussed, and interaction in particular is becoming increasingly important in today’s knowledge-based companies. The aim of this master thesis is to expose whether employees have essentially different needs influencing the design of the office workplace and its associated functions. It aims to provide a better understanding of potentially different types of requirements, in addition to the background for these requirements, and also to get a better understanding of how different spatial layouts work. The thesis’ main attention is focused on the needs of knowledge-based companies and their employees. The thesis presents three cases with the aim to clarify this. One creative company, one research institute and one consultancy. On the basis of this, the following question will be answered:

“Do dissimilar knowledge-based companies have different needs that influence the design of the office workplace?”

The issue will be covered through three different research questions:

1. What is need? 2. How is need expressed in programming processes in different knowledge-based companies, and how are these transformed into physical solutions? 3. How do the physical solutions in the company work for the employee?

The thesis’ theoretical framework looks at different aspects of need. The topic of need in general is discussed, but the key issue is the employees need within the company. Needs that are essential for the employee to carry out his work tasks satisfactorily; including physical requirements, requirements that are directly work related, but also social and psychological needs. It also clarifies what is understood to be knowledge-based companies and their employees, the office workplace, and different concepts included in this topic. Finally, various factors influencing the design of the office workplace will be described, such as programming processes, user involvement, evaluation of usability and change processes. In addition to the literature search, research has also been carried out by qualitative methodology by in depth interviews with a selection of respondents in each company. It has also been carried out by “walk-throughs” with a selection of respondents in each company. Additionally, documents from all three case companies have been analyzed. All results from the research process have been analyzed and considered against the theoretical framework in view of relevant issues and research questions. The three different knowledge-based companies have all had some form of programming process where their needs have been mapped out and implemented in turned into concrete physical solutions. The results show several success factors, such as positive change processes, daylight, view, and good concentration areas. Furthermore, project related areas and rooms were important to encourage interaction. Project rooms can also satisfy potentially specialized demands such as areas to work with materials and colours in the creative company, longtime teamwork that requires big screen access in the consultancy company, and to provide the opportunity for accommodate more creativity and ad-hoc meetings in the research institute. Results revealed several coinciding needs, and apparently no essentially diverging needs that would influence the design of the office workplace and require completely different solutions.

The thesis concludes that all three companies could have had fairly similar solutions, with minor adjustments. In open landscapes or in private offices, alternatively in teams or with agile methods, or preferably a combination of each. It has all to do with an understanding of the type of company, providing the right backup areas, an organizational choice of type of workplace concept and good user adaptation. Good change processes turn out to be essential for the employee to have the possibility to gradually adapt to new solutions.