Automatisk rapportskriving og testing av digitale arkiv

Abstract

De aller fleste, om det er en virksomhet eller en privatperson, produserer mange typer dokumenter som for eksempel regnskap, korrespondanse, vedtak, eksamensresultater og fødselsattester. Mange av disse dokumentene inneholder viktig informasjon, og må derfor være tilgjengelige langt inn i fremtiden. Dokumentene blir deponert som arkivmateriale til arkivinstitusjoner for bevaring og sikring for ettertiden. En viktig del av denne prosessen er å validere arkivmateriale for sin autentisitet og per i dag blir dette gjort manuelt, noe som kan ta fra én time til én måned per uttrekk. Denne tiden brukt på arkiver samlet med den svimlende mengden flere digitale arkiver som deponeres er et stort problem. Innlandet fylkesarkiv / IKA Opplandene kom til oss med et ønske om en løsning som skal automatisere denne prosessen for de digitale arkivene som blir deponert. Løsningen er en Java applikasjon med grafisk brukergrensesnitt som automatisk tester og validerer arkivuttrekk i forhold til Noark-standarden, samt genererer en rapport ut i fra resultatene. Brukeren kan selv konfigurere testene, innholdet i rapporten og hva som skjer med uttrekket etter fullført testing, slik at løsningen kan holde seg oppdatert med skiftende lover og standarder. Det har vært stort fokus på å levere høy kodekvalitet, utvikle i et profesjonelt arbeidsmiljø og være smidige i form av metodikken scrum.

The vast majority, whether it is a business or a private person, produce many types of documents such as accounts, correspondence, decisions, exam results and birth certificates. Many of these documents are very important, and must therefore be available far into the future. These documents are deposited as archive material to archival institutions for preservation and protection for posterity. An important part of this process is to validate the archive material for its authenticity, and as of today this is done manually, which can take from an hour to a month per extract. This amount of time spent on archives bundled with the staggering amount of more digital archives being deposited is a huge problem. Innlandet County Archives / IKA Opplandene came to us with a wish for a solution that will automate this process for the digital archives that are deposited. The solution is a Java application with a graphical user interface which automatically tests and validates archive extracts in relation to the Noark standard, as well as generates a report based on the results. The user can configure the tests, report contents and what happens to the extract after completing the testing, so that the solution can stay up to date with the changing laws and standards. There has been a strong focus on delivering high code quality, developing in a professional work environment and being flexible in the form of the scrum methodology.