Utilizing Health IT and SCM practice for efficient patient flows: Case study of preoperative care pathways at a Norwegian hospital

Abstract

Helseindustrien opplever for tiden rask vekst, som også innebærer betydelige endringer i demografi, offentlige forventninger og teknologi. I kjølevannet av dette øker også kompleksiteten i helseindustrien, samt presset for kontinuerlig forbedring og utvikling. Som en respons til disse utfordringene, kan helsevesenet dra nytte av erfaringer fra andre industrier med hensyn til verdikjedestyring, samt ta i bruk helseinformasjonsteknologi (HIT) som anses som en avgjørende faktor for å følge utviklingen i industrien. I tillegg har det også blitt oppdaget mangler i litteraturen relatert til den startfasen av standardiserte pasientforløp, også kalt den preoperative fasen. Dette har ført til en overordnet Problemstilling som studeres i detalj ved hjelp av tre sammenhengende forskningsspørsmål:

I hvilken grad kan HIT og verdikjedestyring utnyttes for å fasilitere effektive preoperative pasientforløp?

Denne avhandlingen innledes med en introduksjon og en presentasjon av forskningsmetodikken, etterfulgt av en litteraturstudie og casestudie. Deretter blir funnene analysert og diskutert, før en konklusjon kan bli sammenfattet. Litteraturstudien innebærer å oppdage eksisterende faglitteratur om standardiserte pasientforløp, verdikjedestyring (SCM) og helseinformasjonsteknologi (HIT), som bidrar til det teoretiske grunnlaget. Casestudien i denne oppgaven bruker to forskjellige metoder for å samle inn data, dette inkluderer to semistrukturerte intervjuer samt innsamling av sekundære data (rapporter, Stortingsmeldinger, flytdiagrammer osv.). Data blir deretter analysert ved å ta i bruk en designet verdistrømkartleggingsmodell (VSM).

I analysen ble det funnet at tverrfaglig samarbeid i samsvar med verdikjedestyring har forbedret prosesser betydelig. Derimot ble det også identifisert flere utfordringer med dagens praksis, inkludert ineffektiv prioritering og vurdering, dobbeltarbeid, stor andel fysiske dokumenter, lite standardisering, lange ventetider og begrenset pasientinvolvering. Det ble også oppdaget teknologiske utfordringer som inkluderer bruken av mange og fragmenterte HIT systemer, og mangelen på interoperabilitet og brukervennlig grensesnitt. Ved å legge vekt på standardisering og integrering på tvers av enheter i verdikjeden, ble det konkludert at både HIT og SCM kan utnyttes i stor grad for å legge til rette for effektive preoperative pasientforløp. I tillegg kan HIT støtte integrering ved mer effektiv lagring, deling og innhenting av informasjon. Dessuten kan HIT eliminere bruken av fysiske dokumenter og potensielt legge til rette for mer effektive preoperative prosesser ved implementeringen av kliniske beslutningsstøttesystemer (CDSS).

The healthcare industry is currently experiencing rapid growth that also entails considerable changes in demography, public expectations and technology. Ultimately, this increases the complexity and pressure on healthcare organizations to continuously improve and develop. However, the healthcare sector can benefit from the lesson learned in other industries by adopting supply chain management (SCM) practices and information technology as means to keep up with the evolving industry. As a matter of fact, health information technology (HIT) is considered a critical enabler to develop and transform the healthcare sector. However, a gap in the literature is recognized in the initial phase of care pathways, the preoperative phase. This leads to the following overall Problem Statement, which is explored in detail by three corresponding research questions:

To what extent can HIT and SCM practice be utilized to facilitate efficient preoperative care pathways?

This thesis is initiated by an introduction and a presentation of the research methodology, followed by a literature study and case study. Subsequently, findings are analyzed and discussed, which ultimately leads to the conclusion. The literature study involves discovering existing academic literature on care pathways, supply chain management (SCM) and health information technology (HIT), which provides the theoretical foundation. The case study in this thesis applies two different methods as means to collect data, which includes two semi-structured interviews and collection of secondary data (reports, white papers, flow charts, etc). Moreover, the data is analyzed by using a designed value streammapping (VSM) model.

In the analysis, it was found that multidisciplinary collaboration in accordance with SCM practice has improved processes significantly. However, multiple challenges with the current practice were also identified, including inefficient triage, duplication of work, multiple non-digital artifacts, lack of standardization, long waiting times and limited patient involvement. Furthermore, technological challenges were also discovered, which include the use of multiple and fragmented HIT systems, and the lack of interoperability and user-friendly interfaces. Hence, it was concluded both HIT and SCM can be significantly utilized to facilitate efficient preoperative care pathways by emphasizing standardization and integration across entities in the care chain. Furthermore, by utilizing HIT and its ability to store, share and retrieve information can support this integration. Besides, HIT can also eliminate the use of non-digital artifacts and potentially facilitate more efficient preoperative processes by implementing clinical decision support systems (CDSS).