Organisering av innkjøpsfunksjoner: En case studie av innkjøpsvirksomheten ved en statlig høgskole

Abstract

Høgskolen i Vestfold har valgt å organisere sine innkjøpsfunksjoner etter et prinsipp som kortfattet innebærer sentral koordinering og desentralisert utførelse. Det er flere forhold som peker i retning av at dette er krevende for høgskolen å få til å fungere. Denne oppgaven setter derfor HVEs organisering opp mot et teoretisk rammeverk for deretter å se om høgskolens løsninger møter gode kriterier for å få en slik organisering til å fungere.

Hovedtemaene som representerer en rød tråd gjennom først teorigrunnlaget, deretter analyser og til slutt oppsummeringer og konklusjoner er; organisering, kompetanse, ledelse, lov og regelverk.

I hovedsak er funnene i denne oppgaven fremkommet ved bruk av kvalitativ metode med intervjuer av informanter hvor både desentraliserte utførende ledd, sentrale innkjøpsfunksjoner og ledelse har deltatt. Det er også hentet ut vesentlig informasjon til denne studien gjennom litteratur – og dokumentsøk. For bedre å kontrollere om høgskolens organisatoriske løsninger synes å fungere er det foretatt en grundig dataanalyse av høgskolens innkjøpsvolum over en to års periode. Funnene fra denne analysen er presentert ved en rekke sammenstillinger som gir utfyllende informasjon om innkjøpsaktivitetene. Dataanalysen avsluttes med en presentasjon av deler av innkjøpsvolumet i Telgens ”the Box”.

Denne studien viser at HVE på flere områder har utfordringer knyttet til å få samspillet mellom innkjøpsfunksjonene til å fungere innenfor dagens organisering. Dette gir seg utslag i flere anskaffelser som kunne vært bedre koordinert. Konsekvensene av dette kan være at høgskolen går glipp av mulige synergier, oppnår unødig dårligere betingelser i markedet, samt får et kritisk fokus rettet mot seg fra Riksrevisjon. Det skal også nevnes at de siste par års utvikling har vist flere positive trekk med etablering av flere vesentlige rammeavtaler.