Kommunesammenslåing og arkivene

Abstract

Hensikten med denne oppgaven har vært å undersøke hvordan rutinene har vært for å gjøre uttrekk fra bevaringsverdige elektroniske arkiv- og fagsystemer i kommunene som skal gå sammen om en ny kommune. Problemstillingen bygger på utfordringer om at vis det ikke det gjøres uttrekk fra bevaringsverdige elektroniske systemer, vil dokumentasjon gå tapt i kommunesammenslåingen. Studien er utført gjennom en litteraturstudie, hvor jeg anvender tidligere erfaringer fra kommunesammenslåingen av Sandefjord, Andebu og Stokke. Jeg anvender tidligere kommuneundersøkelser når jeg undersøker hvordan rutinene har vært før kommunesammenslåingen for å bevare elektroniske systemer. Resultatene viser at rutinene for regelmessige uttrekk ikke har vært gode nok. Dette er ikke unikt for de utvalgte kommunene men gjenspeiler hele kommunesektoren. Samtidig er det ulike årsaker til at arkivinstitusjonene ikke har hatt gode nok rutiner. Årsakene er manglede ressurser og samarbeid mellom kommuner og de kommunale arkivdepotene. Samtidig er det iverksatt løsninger for å kunne effektivisere innhentingen av bevaringsverdige arkiv- og fagsystemer fra kommunene.

The purpose of this task has been to investigate how the routines have been to preserve electronic systems in the municipalities who are going together for a merger of municipality. The issue is based on challenges that if the municipality doesn’t preserve conservation-worthy electronic systems, important documentation will be lost in a municipal merger. The study was conducted through a literature study, where I use previous experiences from the merger of Sandefjord, Andebu and Stokke. I use previous municipal surveys when I examine how the routines have been before the municipal merger in preserving electronic systems. The results show that the routines are not good enough. This is not unique to the selected municipalities but reflects the entire municipal sector. At the same time, there are various reasons why the archive institutions didn’t have good enough routines to preserve electronic systems. The reasons are lacking resources and cooperation between municipalities and the municipal archives. At the same time, solutions have been implemented to make the collection of worthy archival and professional systems from the municipalities more efficient.