Kunnskapsforvaltning når en samhandlingsløsning implementeres i en distribuert bedrift

Abstract

Kunnskap er grunnsøylen i en organisasjon, og det er svært viktig å vite hvordan man kan maksimere effektiviteten av kunnskapen og gjøre den tilgjengelig. Takket være teknologiske samhandlingsløsninger kan kunnskapsforvaltning utføres mer effektivt. Ofte har organisasjoner flere avdelinger, også avdelinger spredt på flere lokasjoner, derfor kan kunnskapsforvaltning bli veldig stort og komplekst. Av den grunn kan det være hensiktsmessig for dem å se nærmere på suksessfaktorer for kunnskapsforvaltning. Som en del av effektivisering av kunnskapsforvaltning kan det også være hensiktsmessig å kun benytte én samhandlingsløsning og informasjonskanal. Denne studien har sett nærmere på hva som vil påvirke for kunnskapsforvaltning, og tatt utgangspunkt i en distribuert bedrift som var i en implementeringsprosess av en ny samhandlingsløsning. Derfor har studien denne problemstillingen: “Hva blir viktig for å lykkes med kunnskapsforvaltning når MS Teams benyttes i en distribuert bedrift?”. På bakgrunn av problemstillingen diskuteres to viktige tema nærmere, og det er suksessfaktorer for kunnskapsforvaltning, og om kommunikasjon gjennom kun én kanal vil være tilstrekkelig. Kvalitativ og kvantitativ metode ble benyttet for å besvare problemstillingen. Studien belyser flere viktige faktorer som påvirker kunnskapsforvaltningen i en distribuert organisasjon, både faktorer som fremmer og faktorer som kan forhindre god forvaltning av kunnskap. Det ble også funnet utfordringer knyttet til bruk av én informasjonskanal, som mest ligger i akseptanse, vilje til å ta i bruk noe nytt og ulik atferd blant ansatte, sammen med betydningen av en kunnskapsstrategi i bunnen. Studien kan bidra til å øke bevisstheten til kunnskapsforvaltning i distribuerte organisasjoner.

Knowledge is the foundation of an organization, and it is very important to know how to maximize the effectiveness of the knowledge and make it available. Thanks to technological collaborative solutions, knowledge management can be effectively carried out. Often, organizations have several different departments in several different places, therefore knowledge management can become very large and complex. For this reason, it may be appropriate for them to look into knowledge management success factors. As part of the effectiveness of knowledge management, it may also be appropriate to use only one interaction solution and information channel. This study looked more closely at the success factors for knowledge management and was based on a distributed company that was in an implementation process of a new collaborative solution. Therefore, the study has this topic question: "What will be important for the success of knowledge management when MS Teams are used in a distributed company?". Based on the topic question, two important topics are discussed in more detail, and that is success factors for knowledge management, and whether communication through only one channel will be sufficient. Qualitative and quantitative methods were used to answer the topic question. The study highlights several important factors that influence knowledge management in a distributed organization, both factors that promote and factors that can prevent good knowledge management. There were also challenges associated with using only one information channel, which is mostly acceptance, the willingness to use something new and different behavior among employees. The study can help raise awareness of knowledge management in distributed organizations.