Bruk av fageksperter i implementasjonsprosjekter En case-studie om innføring av et laboratorieinformasjonssystem

Abstract

Implementasjon av informasjonssystem er et komplekst arbeid som krever både tid og ressurser. Likevel er det en vanlig form for prosjektarbeid i dagens samfunn. Implementasjonsprosjekter krever ofte flere aktører. Bruk av fageksperter kan være fordelaktig, da de tilbyr prosjektet ekspertise innen et gitt område og kommer med råd og veiledning.

Denne case-studien omhandler startfasen av et implementasjonsprosjekt, HMN LAB, som innfører et nytt LIMS (Laboratory Information Management System) i Helse Midt-Norge. Vinklingen i studien er på en gruppe fageksperter som i denne sammenhengen blir kalt SME-er (Subject Matter Expert). En SME har en stor rolle i prosjektet og er med på å forme systemet etter bruk og behov fra laboratoriet. Ved bruk av kvalitative studier skal denne avhandlingen besvare følgende problemstilling: «Hvilke erfaringer gjøres ved bruk av fagekspert ved beslutningsprosesser i et implementasjonsprosjekt?». For å belyse problemstillingen er det formulert tre forskningsspørsmål. Fokuset på studien er hovedsakelig fra SME-enes perspektiv og deres opplevelse av å ha en rolle som SME. Det ble benyttet dybdeintervju ved datainnsamling.

Studien viser at rollen som SME er uvurderlig for prosjektet. SME-ene har detaljkunnskap fra laboratoriet som er helt nødvendig for at systemet skal bli brukervennlig. Prosjektet sparer mye tid og ressurser på at SME-ene er med og bidrar med denne kunnskapen. SME-ene er dyktige beslutningstakere, positive til det kommende systemet og åpen for endring. Studien viser også noen mindre gode aspekter fra prosjektet sin side. Beregnet tidsbruk på prosjektoppgavene, tilbakemeldinger og uforutsigbarhet er områder hvor dataene viser rom for forbedring. Oppsummert er rollen som SME viktig for prosjektet, og givende for deltageren.

Resultatene i denne studien er først og fremst interessante for Helseplattformen som i etterkant skal implementere det samme systemet fra samme leverandør, Epic Systems Corporation. De kan få god bruk for funnene gjort her, både det som er bra og det som bør forbedres. Studien vil også være interessant ved bruk av fageksperter generelt ved implementasjonsprosjekter, samt forskningsdesignet med det teoretiske rammeverket vil kunne være relevant for andre forskere.

Implementation of information systems is a complexed task that requires both time and resources. Nevertheless, it’s a common form of project work in today's society. Implementation projects often require different kinds of actors. Use of domain experts may be beneficial, as they offer the project expertise within a given area and can provide advice and guidance.

This case study deals with the initial phase of an implementation project, HMN LAB, which introduces a new LIMS (Laboratory Information Management System) in Helse Midt-Norge. The angle of the study is on a group of domain experts who in this context are called SMEs (Subject Matter Expert). A SME has a major role in the project and helps to shape the system according to the use and needs of the laboratory. By the use of qualitative studies, this thesis will answer the following research problem: "What experiences are being made using a domain expert in decision-making processes in implementation of an information system?". To investigate the issue, three research questions have been formed. The focus of the study is mainly from the SMEs perspective and their experience of having the role of SME. In-depth interviews were used for data collection.

The study shows that the role of SMEs is invaluable to the project. The SMEs have detailed knowledge from the laboratory that is absolutely necessary for the system to be user-friendly. The project saves a lot of time and resources for the SMEs to contribute with their knowledge. SMEs are skilled decision-makers, positive about the upcoming system and open to change. The study also shows some less good aspects from the project. Estimated time spent on project tasks, feedback and unpredictability are areas where the data shows room for improvement. In summary, the role of SMEs is important for the project and rewarding for the participant.

The results in this study are interesting for Helseplattformen, which will subsequently implement the same system from the same supplier, Epic Systems Corporation. They can make good use of the findings here, both what’s good and what should be improved. The study will also be interesting by general use of domain experts in implementation projects, and the theoretical framework may be relevant for other researchers.