Suksessfaktorer ved bruk av Self-Service Business Intelligence i organisasjoner

Abstract

Business Intelligence har vært i bruk i mange år og har lenge blitt omfavnet som en viktig brikke i bedrifters arbeid med å ta datadrevne beslutninger. Self-Service Business Intelligence (SSBI) er et nyere konsept og skal i større grad gjøre det enda lettere for ansatte, i alle lag av organisasjoner, å ta datadrevne beslutninger. Dette ved å la en større del av de ansatte ta i bruk systemer med lettere brukergrensesnitt, og tilgang til funksjonalitet i systemet basert på kompetanse og behov. Ansatte skal på denne måten få raskere tilgang til dataen de trenger for å ta informerte og hurtige avgjørelser basert på konkrete og relevante data og tall.

I denne case-studien er det tatt utgangspunkt i systemet NTNU BEVISST innsikt, som blir brukt av ansatte i NTNU for å ta beslutninger knyttet til forretningsdriften. Det er foretatt intervjuer ut mot brukere av systemet for å svare på problemstilling 1: Finnes det empiriske bevis på fordeler ved SSBI i en organisasjon? og problemstilling 2: Hvilke suksessfaktorer er sentrale for vellykket bruk av Self-Service Business Intelligence i en høyere utdanningsinstitusjon?

Gjennom arbeidet med casestudien ble det funnet empirisk bevis for at det er en fordel med SSBI i organisasjonen. Det er tydelig at lettere tilgjengelige data bidrar til å støtte opp under datadrevne beslutninger, og informantene er klare på at systemet bidrar positivt i deres arbeidshverdag. Videre ble det funnet sju kritiske suksessfaktorer. Disse er rollefordeling, selvstendighet, standardisering, brukerkoordinatorer, opplæring, datakvalitet og at systemet er intuitivt.

SSBI er et forholdsvis nytt konsept og har ikke en omfattende empirisk bakgrunn, noe som kan gjøre funnene i denne case-studien interessante i forskningsøyemed. Oppgaven kan i tillegg være av interesse for organisasjoner som ønsker å implementere SSBI eller forbedre sin bruk av SSBI i organisasjonen.

Business Intelligence has been used for many years and has long been embraced as an important piece in corporate efforts to make data-driven decisions. Self-Service Business Intelligence (SSBI) is a newer concept and has a goal of making it even easier for employees throughout the organization to execute data-driven decisions. This is made possible by letting a bigger share of employees use systems with easier user interfaces and access to functionality in the system based on competence and needs. In this way, employees will have faster access to the data they need to make quick and informed decisions based on solid data and numbers.

The subject of this case-study is the system NTNU BEVISST innsikt which is used by employees of NTNU to make decisions related to business operations. Interviews have been conducted on users of the system to answer research problem 1: Is there empirical evidence that SSBI contributes to an advantage in the organisation? And research problem 2: What are the success factors when using SSBI in a higher education institution?

Through the work on this case-study there has been found empirical evidence that SSBI contributes positively in the organisation. It was clear that more accessible data helped support data-driven decisions and the informants were clear that the system contributed positively in their work. Furthermore, seven critical success factors were found. These were role allocation, independence, standardisation, user coordinators, training, data quality and that the system is intuitive.

SSBI is a relatively new concept and does not have an extensive empirical background, which may make the findings of this thesis interesting from a research perspective. The thesis may also be of interest to organisations who wish to implement SSBI or improve their use of SSBI in the organisation.