Implementation of Robotic Process Automation: A case study

Abstract

Automatisering og robotisering har gjort store endringer i hvordan mennesker arbeider siden den industrielle revolusjonen. Inntil nylig har dette vært begrenset til den fysiske verden, men etter hvert som jobber digitaliseres, har en ny arena for roboter innen programvare oppstått. Med utviklingen av systemer, har andelen som ikke er integrerte økt, og dermed har menneskene måttet opptre som roboter ved å kopiere og lime inn data fra et datasystem til et annet.

For å endre på dette, har Robotic Process Automation eller RPA blitt utviklet for å ta repetitive oppgaver fra mennesket. Denne nye teknologien er lite forsket på og vi har derfor ikke like god forståelse for RPA som for tradisjonell programvareutvikling og systemintegrasjon. Denne masteroppgaven er en case-studie angående problemer og løsninger med RPA, der nøkkelfaktorer for suksess av implementering identifiseres.

Case-studien fant at RPA er et godt verktøy når en organisasjon har et høyt volum av regelstyrte oppgaver som ansatte opplever som lite givende. Dette kombinert med en IT-avdeling som lytter til og hjelper avdelinger å optimere og automatisere prosesser har gjort at prosesser etter kort tid har kuttet kostnader drastisk for enkelte arbeidsoppgaver. Besparelsene og prosessarbeidet i implementasjonen av RPA frigir tid for ansatte til å trenes i å se optimeringer av prosesser fremfor å gjenta repetitive oppgaver. Dette gjør organisasjonen mer endringsdyktig.

Automation and robotizing of work has significantly changed the way in which humans work since the industrial revolution. Until recently this has been limited to the physical world, but as jobs digitize and rely more and more on software, a new arena for software robotics has emerged. In some ways, humans have become the robots in the software world, copying and pasting data from one data source to another.

To change this, Robotics Process Automation, or RPA was developed to remove the robot-like work tasks from the human to make a profound change in how humans utilize computers. While there is a rich body of research in software development, RPA has not yet been studied as a contrast to traditional software development. This thesis is a case study in which problems and solutions RPA development faces, identifying the key factors for success of its applications.

The thesis identifies that RPA is applicable when an organization faces a high volume of rule based processes which employees regard as tedious. This in combination with an IT department willing to listen and help departments optimize and automate processes led to significant cost cuts. Allowing the organization to retrain employees to optimize processes, rigging itself for changes instead of continuing to do repetitive tasks.