Integrated Workplace Concepts and Organisational Change

Abstract

Denne doktorgraden er gjennomført som en del av forsknings og innovasjonsprosjektet, K2 – Morgendagens Arbeidsplass. Prosjektet, som er finansiert av Forskningsrådet, har som hovedmål å utvikle nye produkter og organisasjonsrettede tjenester, samt å skape innovasjon og organisasjonsverdi ved utvikling og implementering av nye fysiske arbeidsplasskonsepter. Denne doktorgradsavhandlingen undersøker hvordan implementering av arbeidsplasskonsepter (i denne avhandlingen referert til som Integrated Workplace Concepts) kan bli brukt som et strategisk verktøy for å skape organisasjonsendring. Tidligere forskning har påvist hvordan den fysiske arbeidsplassen kan brukes for å påvirke og forandre et bredt spekter av organisatoriske aspekter. Inkonsekvente og motstridende funn øker imidlertid behovet for å skape en dypere forståelse av virkningene av implementering av nye arbeidsplasskonsepter. Gjennom en konstruktivistisk og et sosio-materielt perspektiv setter denne avhandlingen lys på ulike effekter ved strategisk bruk og implementering av nye arbeidsplasskonsepter. Spesiell oppmerksomhet er rettet mot hvordan det på forhånd planlagte arbeidsplasskonseptet fungerer etter organisasjonen har tatt det i bruk. Gjennom en litteraturgjennomgang og tre case-studier har det blitt studert hvordan disse strategiske tiltakene utfolder seg i ulike organisatoriske sammen-henger. Hovedfokus ligger på hvorvidt konseptet fungerer som ment - lykkes i å oppnå de tiltenkte målene - eller om utilsiktede effekter har utfordret det strategiske endringsarbeidet. Spesiell oppmerksomhet har blitt gitt til å studere hvordan underliggende aspekter som; interessekonflikter, arbeidsmønstre, kulturelle forskjeller mellom grupper og avdelinger, organisatoriske hierarkier og lignende har påvirket effekten av forandringsstrategien. De dokumenterte funnene viser at, om et nytt arbeidsplasskonsept skal lykkes, må det håndteres som et strategisk forandringsprosjekt, både på høyere og lavere organisasjonsnivå. For å oppnå riktig tilpasning mellom arbeidsplasskonseptets ulike deler, må implementeringen håndteres som en kontinuerlig iterativ prosess. Ved å kontinuerlig evaluere og utvikle strukturene i arbeidsplasskonseptet er det mulig å skape et arbeidsplass-konsept som fungerer som et langsiktig strategisk verktøy. For å overvinne utfordringer må konseptimplementeringen ytterligere støttes av en prosess der læring og forandringsledelse er i fokus. Oppgaven har hatt som mål å være praktisk og nyttig, med intensjon om å gi en dypere innsikt som forskere, ledere og konsulenter kan bygge videre på, for å på en mest mulig effektiv måte lykkes i å designe og implementere strategiske arbeidsplasskonsepter.

Summary The doctoral thesis is conducted within a larger Norwegian innovation and research project, named K2 – Workplace Futures, financed by the Research Council of Norway. The main intention of the innovation and research project is to find new ways of creating innovation and organisational value through development and implementation of new physical workplace arrangements. This doctoral thesis investigates the use of Integrated Workplace Concepts (IWCs) as a strategic tool to affect organisational change and development. Previous research has illustrated how spatial environments with great effectiveness may be used to influence and change a wide variety of organisational aspects. Inconsistent and conflicting findings, however, raise the need for creating a deeper understanding of the effects of such spatial change initiatives. The focus in this research is therefore built on a constructivist and more precisely a sociomaterial perspective. Special attention is therefore given to how IWCs are strategically used by the organisation and further understood or ‘translated’ as the new concept is implemented. Through a literature review and three case studies, it has been investigated how these strategic efforts unfold in different organisational contexts. The main focus is placed on whether the concept function as intended – succeed in achieving the intended ends – or whether unintended outcomes have challenged the strategic change efforts. Special attention is given to studying how underlying issues such as; conflicts of interests, work patterns, cultural and departmental differences, organisational hierarchies and the like are influential in the execution of spatial change management strategies. It is throughout the thesis and the published articles argued that for IWCs to succeed, these need to be handled as a strategic change initiative, both at the higher and lower organizational levels. To create success and achieve the proper alignment between the interconnected parts, the different concept aspects need to be handled within an iterative process, constantly evaluating and developing the structure of the IWC. To overcome challenges, concept implementation further needs to be supported by a process where learning and change management are placed in focus. For that reason, the aim of the thesis is to be practical and useful, providing deeper insights that researchers, managers and consultants may build on to effectively design and implement IWCs – ultimately achieving the intended ends.