IT-basert erfaringsoverføring i distribuerte organisasjoner

Abstract

Kunnskapsdeling og erfaringsoverføring er begreper som blir sett på som viktige for utviklingen av dagens distribuerte organisasjoner. Bruken av informasjonsteknologi (IT) spiller en vesentlig rolle når det kommer til å samle inn og spre kunnskap og informasjon rundt i hele organisasjonen ettersom andre mekanismer vanskelig lar seg gjennomføre grunnet geografisk spredte avdelinger. Det har i tidligere studier blitt fokusert på vanskeligheten av å dele kunnskap ved hjelp av IT, og flere eksempler på kunnskapsdatabaser som ikke blir brukt har blitt beskrevet. I dette studiet har det blitt gjennomført en empirisk undersøkelse av en erfaringsdatabase som har som intensjoner å bedre erfaringsoverføringen på tvers av geografisk spredte lisenser i Statoil. Systemet tilbyr funksjonalitet både for innlegging og uthenting av skrevne erfaringer på tvers av lisensene, og er en erstatter til deres tidligere brukte lokale erfaringsdatabaser. Antallet erfaringer i databasen øker stadig, og flere av lisensene har tatt i bruk systemet både for skriving og for lesing av erfaringer. Funnene i dette studiet viser imidlertid at lisensene må utføre ekstra arbeid for å kunne gjenbruke den informasjonen som ligger i systemet. Dette merarbeidet blir spesielt fremtredende når lisensene skal ta i bruk erfaringer fra andre lisenser enn deres egen, og er en medvirkende faktor til at de bruker systemet mest for søk etter egne erfaringer. Det viser seg at lisensene må sortere, kategorisere og tilpasse de ulike erfaringene til sine egne lokale kontekster før bruk. De tilpassede erfaringene blir så lagret i nye interne databaser slik at arbeidet med å ta de i bruk senere blir redusert. Disse funnene får konsekvenser for videreutviklingen av den undersøkte erfaringsdatabasen, samt for andre kunnskapsforvaltningssystemer som tar sikte på å spre kunnskap og erfaringer i distribuerte organisasjoner.