Kartlegging av HiST studenters bruk av systemer for kommunikasjon og samhandling : En studie av Office 365 ved HiST

Abstract

Denne oppgaven begynte høsten 2015 før HiST ble fusjonert med NTNU januar 2016. Da hadde alle studenter ved HIST siden 2013, hatt tilgang på Microsoft Office 365, men mulighetene med Office 365 var lite tatt i bruk. Bakgrunnen for anskaffelsen var at ansatte ved HiST opplevde å ha problemer med å oppnå god digital kommunikasjon med studentene. Gjennom intervju med fagstab og drift, i tillegg til spørreundersøkelse til ulike studentgrupper, er status for kontekst og studentenes bruk av Office 365 vinteren 2015/16 undersøkt. Man startet med å kartlegge situasjonen med å avtale intervjuer med ansatte som hadde tilknytting til Office 365. Intervjuguidene ble laget og tilpasset i henhold til informantenes rolle og bakgrunn. En spørreundersøkelse ble laget til å undersøke bruken, erfaring og kunnskapen om Office 365 til studentene på fire ulike fakulteter på HiST. Ut fra intervjuene og tidligere erfaringer har man laget modeller som beskriver blant annet relasjoner mellom systemer og aktører. Og hvilke systemer studenter kan bruke til å kommunisere med ansatte og egenskaper Office 365 har i forhold til andre systemer. Arbeidet viser at studentene visste ikke hvilke systemer de burde bruke for å kommunisere med lærerne. De fleste studentene visste at man hadde gratis tilgang til Office 365 på HiST, men mange foretrakk andre lignende verktøy. Andelen av studentene som brukte Office 365 var svært liten. HiST har ikke lagt stor innsats i å synliggjøre eller motivere til bruk av systemet. Det er noen grep som HiST kan gjøre for å bedre situasjonen som den er i dag. Man kan fjerne et av meldingssystemene eller ha klare retningslinjer på hvilket system man bruker ved ulike anledninger. Tilbud om opplæring av å bruke Office 365 og at lærerne bidrar til å motivere studentene til å bruke Office 365, gjør at man kan gå i riktig retning.