Samhandling på tvers av lokasjoner ved hjelp av videokonferanse : Casestudie av virtuelle møter innenfor driftsorganisasjonen i Det norske oljeselskap

Abstract

Globaliseringen de siste årene har bidratt til endringer av samfunnet og organisasjonslivet. Arbeid skjer til alle døgnets tider og man befinner seg på ulike steder. Teknologien tillater å kunne gjennomføre møter på tvers av lokasjoner, og antall virtuelle møter er spådd en økning fremover. Olje- og gassindustrien er de mest erfarne brukerne av videokonferanse i norsk næringsliv. Denne studien skal belyse hvordan virtuelle møter kan bli mer effektive i arbeidet på tvers av lokasjoner. Målsettingen med denne studien er å identifisere faktorer som påvirker bruken av videokonferanse i virtuelle møter. Gjennomgangen av litteratur innen fagfeltet datastøttet samarbeid (CSCW) viser flere utfordringer ved å arbeide distribuert. Når man arbeider på avstand er det vanskelig å være klar over hverandres tilstedeværelse og å få informasjon om hva de andre arbeider med i arbeidsrommet. Distribuerte deltagere er også mindre synlige og det kan være vanskelig å identifisere hvem som snakker i virtuelle møter. Virtuelle møter er ofte preget at dårlig lydkvalitet, bakgrunnsstøy og små bilder av distribuerte deltagere. For å besvare problemstillingen «Hvordan bidra til mer effektive virtuelle møter i en driftsorganisasjon på tvers av lokasjoner?» er kvalitativ metode benyttet. Empiriske data ble samlet inn ved hjelp av observasjon og intervju i driftsorganisasjonen hos oljeselskapet Det norske. Studien identifiserer utfordringene ved virtuelle møter og viser til tre hovedkategorier: sosiale faktorer, møtegjennomføring og teknologien. Uformell kommunikasjon, relasjoner og tillit har en påvirkning for virtuelle møter. Møteleder og tilstrekkelig med informasjon i møteinnkallelsen viser seg å være viktige faktorer. Like grensesnitt, god lyd- og bilde kvalitet og stabil teknologi spiller også inn på effektiviteten i virtuelle møter. Studien belyser viktige faktorer for å lykkes med bedre virtuelle møter blant organisasjoner med ulike lokasjoner, og presenterer konkrete anbefalinger for å effektivisere møtene. Anbefalingene viser til at følgende tre elementer; sosiale faktorer, møtegjennomføring og teknologi må være på plass. Denne studien bidrar til økt kunnskap om videokonferanse i distribuert arbeid innenfor fagområdet CSCW.