Project Leadership Practices - A Study of the Project Director Role at Aker BP
Description
Full text not available
Abstract
Dette forskningsprosjektet undersøker rollen til prosjektdirektører i Aker BP under prosjektgjennomføring ikomplekse miljøer. Basert på semi-strukturerte intervjuer med seks prosjektdirektører, presenteres nøkkelfunn om rollens formål og begrensninger. Hovedformålet er å håndtere kompleksitet og usikkerhet gjennom effektiv kommunikasjon. Imidlertid begrenses rollen av motstridende interesser og utfordringen medå påvirke interessenter. For å overkomme disse begrensningene foreslås det at prosjektdirektørene forsøkerå øke sin personlige makt og innflytelse, bruke “future perfect”-tenkning for å håndtere usikkerhet, oganvende “boundary-spanning”-ledelse for å forbedre samarbeid og kommunikasjon.
Aker BP har en kompleks matrisestruktur med relativt lav avstand mellom autoritetsnivåer. Ledergruppenovervåker prosjektporteføljen nøye, og de store lederteamene gjør at mange perspektiver blir hørt. Dennestrukturen bidrar til informerte og rasjonelle beslutninger, men medfører også omfattende rapporteringskravog hyppige møter. Aker BPs struktur er asset-basert, hvor hvert asset har sitt eget lederteam (Asset Management Team) ansvarlig for å maksimere verdiskapingen på assetet. Når en større endring er nødvendig, er forretningsenheten “Prosjekter” ansvarlig for gjennomføringen. Hvert asset har en prosjektdirektør ansvarlig for gjennomførelsen av alle prosjekter tilhørende det assetet, med hvert prosjekt styrt av en prosjektleder. Prosjektdirektørens rolle ligner rollen til en porteføljeleder, men i stedet for å besteme hvilke prosjekter som skal inkluderes i porteføljen, er jobben deres å levere prosjektporteføljen i henhold til mandatet gitt fra asset-ledelsen.
Aker BP er for tiden i prosessen med å levere en stor portefølje av offshore utviklingsprosjekter. Disseprosjektene er svært komplekse, både teknisk og organisatorisk. Forskning antyder at etterhvert som prosjekter øker i kompleksitet, må prosjektledere i større grad anvende ledelsesegenskaper fremfor administrasjonsegenskaper for å sikre vellykket prosjektgjennomføring. Denne forskningen undersøker i hvilken grad, og hvordan, prosjektdirektører i Aker BP utøver prosjektledelse. Dette gjøres ved å adressere treforskningsspørsmål:
1. Hva er formålet med prosjektdirektørrollen, og hvordan praktiseres den?2. Hva er begrensningene ved prosjektdirektørrollen?3. Hvordan kan prosjektdirektører overvinne begrensningene i rollen sin?
For å svare på disse spørsmålene, benyttet forskningen semi-strukturerte intervjuer med prosjektdirektørenei Aker BP. Disse funnene ble tolket på grunnlag av en gjennomgang av interne selskapsdokumenter og ennarrativ litteraturgjennomgang. På grunn av den begrensede litteraturen tilgjengelig om prosjektledelse imulti-prosjektmiljøer, lånte denne forskningen fra organisasjonsteori og generell ledelsesforskning for enmer omfattende analyse. Fra grunnprinsippene i organisasjonsteori utviklet denne forskningen et narrativsom kombinerer makt, innflytelse, usikkerhet, beslutningstaking og lederstiler for å skape et rammeverksom støtter eksisterende teori om prosjektledelse.
Funnene fra intervjuene antyder at formålet med prosjektdirektørrollen i Aker BP er å sikre effektiv prosjektleveranse, håndtere interessenter og fremme samarbeid. Prosjektdirektørenes praksis for ledelse er en blanding av transformasjons- og transaksjonsledelse, som betyr en kombinasjon av fokus på oppgavefullføring og ledelse av mennesker. Blant begrensningene ved rollen konkluderte forskningen med at kommunikasjonsutfordringer, motstridende interesser, en krevende rapporterings- og møtekultur, og kompleksiteten ved å lede virtuelle team, var de største utfordringene. For å overkomme begrensningene bør de fokusere på metoder for å forbedre samarbeid og påvirke beslutninger til interessenter. Dette kan innebæreå bruke “boundary-spanning”-ledelse for å skape en delt identitet for å lette samarbeid, eller bruke “futureperfect”-tenkning for å redusere usikkerhet.
Denne studien bidrar til kunnskapen om prosjektledelse ved å analysere prosjektlederpraksis i den virkelige verden. Den største begrensningen ved denne studien er at den kun undersøker prosjektlederpraksis fra prosjektdirektørens perspektiv. Fremtidig forskning bør derfor inkludere flere perspektiver for å oppnå en mer omfattende forståelse av prosjektdirektørrollen spesielt, og prosjektledelse generelt. This research investigates the role of project directors at Aker BP during project execution in complex environments. Based on semi-structured interviews with six project directors, it presents key insights into therole’s purpose and limitations. The main purpose is to manage complexity and uncertainty through effective communication. However, the role is limited by conflicting interests and the challenge of influencingstakeholders. To overcome these limitations, the research suggests ways for project directors to increasetheir personal power and influence, using “future perfect” thinking to address uncertainty, and applyingboundary-spanning leadership to enhance collaboration and communication.
For context, Aker BP has a complex matrix structure with relatively low authority levels. The ExecutiveManagement Team closely monitors the project portfolio, and the large leader teams allow many perspectives to be heard. This structure benefits informed and rational decisions but comes with heavy reportingrequirements and frequent meetings. Aker BP’s structure is asset-centered, with each asset having its ownleader team (the Asset Management Team) responsible for maximizing value creation. When a majorchange is needed, the Projects business unit is responsible for delivering it. Each asset has a Project Director responsible for all projects within that asset, with each project being led by a Project Manager. TheProject Directors’ role is similar to that of a portfolio manager, overseeing a portfolio of projects withoutdeciding which projects are included. Their job is to deliver the project portfolio according to plan.
Aker BP is currently in the process of delivering a large portfolio of offshore development projects. Theseprojects are very complex, both in terms of technical and organizational aspects. Research suggests thatas projects increase in complexity, project leaders must rely more on leadership than management skills toensure successful project execution. This research investigates to what degree, and how, project directors atAker BP conduct project leadership. This is done by addressing three research questions:
1. What is the purpose of the project director role, and how is it practiced?2. What are the limitations of the project director role?3. How can the project directors overcome the limiations of their role?
To answer these questions, this research employed semi-structured interviews with the project directors atAker BP. These findings were interpreted on the basis of a review of internal company documents, and a narrative literature review. Due to the scarce literature available on project leadership in multi-project settings,this research borrowed from organizational theory and general leadership studies for a more comprehensiveanalysis. Starting from first principles of organizational theory, this research developed a narrative combining power, influence, uncertainty, decision-making, and leadership styles to create a framework to supportexisting theory in project leadership.
The findings from the interviews suggest that the purpose of the project director role at Aker BP is to ensureeffective project delivery, manage stakeholders, and promote collaboration. The project directors’ practiceof leadership is a blend of transformational and transactional approaches, which means a combination offocusing on task completion and management of people. Among the limitations of the role, the researchconcluded communication challenges, conflicting interests, a demanding reporting and meeting culture, andthe complexities of managing virtual teams presented the biggest challenges. Meanwhile, to overcome thelimitations they should focus on methods to improve collaboration and impact decisions of stakeholders.This could entail using boundary-spanning leadership to create a shared identity to facilitate collaboration,or using “future perfect” thinking to reduce uncertainty.
This study contributes to the project leadership body of knowledge by analyzing project leadership practicesin the real world. The main limitation of this study is that it only investigates project leadership practicefrom the project director perspective. Future research should therefore include additional perspectives toachieve a more comprehensive understanding of the project director role in particular, and project leadershipin general.