Samhandling som verktøy for å sikre gode overganger mellom helsehus, hjemmetjeneste og helse- og velferdskontor. En kvalitativ studie av innføring av samhandlingsrutiner i Trondheim kommune.

Abstract

Kommunehelsetjenesten har ansvar for å yte helse- og omsorgstjenester til sine innbyggere og målet er at tjenestetilbudet skal være helhetlig og koordinert med gode overganger i pasientforløpene. Et komplekst fremtidsbilde gjør at kommunen må endre på tjenesteinnhold, arbeidsprosesser og faglige tilnærminger for å sikre gode overganger mellom tjenester. Forskningsfeltet beskriver helse- og omsorgstjenestene som fragmenterte, noe som utfordrer tjenestetilbudet ytterligere. Samhandling presenteres både politisk og i studier som et virkemiddel som kan bidra til å motvirke fragmentering og med det sikre gode overganger mellom tjenester og innfri mål om helhetlige og koordinerte tjenester.

Hensikten med denne studien er derfor å undersøke hvilke erfaringer avdelingsledere har med samhandling i pasientoverganger mellom tjenesteområder i Trondheim kommune og hvordan de oversetter kommunens samhandlingsinitiativ til sine ansatte. Tidligere forskning på samhandling i helse- og omsorgstjenesten bidrar med få unntak, ikke til annet enn å belyse at det er samhandlingsutfordringer og at det samhandles for lite (Sandvin et al., 2022). Spesielt mangler det kunnskap om samhandling og informasjonsflyt mellom tjenestenivåene i kommunen, noe denne studien ønsker å bidra med. Forskningsfeltet peker også på behov for studier om hva som hemmer og fremmer samhandling og hvordan de ulike aktørene ser på egen rolle og eget ansvar i å etablere og vedlikeholde god samhandling.

Trondheim kommune har utarbeidet en samhandlingsrutine med retningslinjer som legger føringer for å sikre gode overganger mellom tjenester levert til eldre fra helsehus, hjemmetjenester og helse- og velferdskontor. Det er interessant å se på om rutiner er et godt verktøy for å imøtekomme samhandlingsutfordringer mellom disse tjenesteområdene i kommunen. Studien er en kvalitativ casestudie med intensivt design, hvor det er gjennomført elleve semistrukturerte dybdeintervju med mellomledere i Trondheim kommune. Intervjuene er transkribert og deretter analysert ved hjelp av induktiv innholdsanalyse. Avdelingsledere viser til en opplevelse av økt press på tjenestene, der pasientforløpene er komplekse og krever samarbeid og koordinering for å sikre gode overganger mellom tjenester. Mine analyser viser at tjenesteområdene i kommunen er organisert ulikt, og at enheter innenfor samme tjenesteområde også har ulik organisering. Dette bidrar til fragmentering, som igjen påvirker samhandlingen og muligheten for å etablere gode overganger mellom tjenester. Videre viser mine analyser at forskjellig grad av implementering av samhandlingsrutiner og utvikling av egen praksis ved individuelle enheter forsterker opplevelsen av fragmentering og fører til mangel på tillit, forutsigbarhet og kjennskap til hverandres tjenester.

For å lykkes med samhandling i overganger mellom helsehus, hjemmetjenester og helse- og velferdskontor viser funn i min studie at det er av stor betydning at samhandlingsaktørene har felles mål, har tillit og kjennskap til hverandre, felles møtepunkter, muligheter for hospitering og god informasjonsflyt mellom tjenester. Disse funnene samsvarer med tidligere studier som omhandler samhandling i sektoren. De største barrierene for samhandling innen helse- og omsorgstjenester er fragmenterte tjenester, ulik maktbalanse mellom tjenestene og mellomlederes begrensede handlingsrom til å oversette samhandlingsinitiativ. Mine analyser viser at samhandlingsrutinen som er innført i Trondheim kommune er grunnleggende for å sikre ansvars- og oppgavefordeling mellom tjenester, og at den er avgjørende for å kunne organisere samhandlingen mellom tjenesteområdene. God implementering av rutinen er for øvrig viktig, noe som er avhengig av avdelingslederes handlingsrom, og av deres kompetanse i rollen som oversettere av overordnede samhandlingsinitiativ ned til tjenestenivå. Et hovedfunn i min studie viser at avdelingsledere ved helse- og velferdskontor har mer handlingsrom og bedre forutsetninger for å sikre god implementering av rutiner. Det kan forklare hvorfor helse- og velferdskontorene har direkte oversatt og implementert samhandlingsrutinen i større grad enn helsehus og hjemmetjeneste, noe som har konsekvenser for samhandlingen. I tillegg til handlingsrom er translatørkompetanse (Røvik, 2007) nødvendig hos avdelingsledere i alle tjenester, både ved implementering av samhandlingsrutiner, og for at kommunen skal kunne benytte samhandling som et virkemiddel for å sikre gode overganger mellom tjenester i helse- og omsorgstjenestene i Trondheim kommune.

Municipal health services have the responsibility to deliver health and care services to its elderly residents. The service provision should be holistic and coordinated, with smooth transitions between services. To ensure smooth transitions between services require changes in service content, work processes, and professional approaches. The research field describes health and care services as fragmented, which challenges service provision. Collaboration is presented both as a political ambition, and as an organizational tool that can contribute to build holistic and coordinated services and counteract fragmentation in service delivery.

The purpose of this study is therefore to examine the experiences mid-level managers have with collaboration between health and care services for the elderly in Trondheim municipality. The study also focuses on how mid-level leaders act as translators who translate the municipality's strategies into concrete collaboration initiatives in services. Previous research on collaboration in health and care services contributes, with few exceptions, not to much more than exploring challenges with collaboration and highlighting the fact that there is a need for more collaboration between services (Sandvin et al., 2022). Especially lacking is research on collaborative initiatives, and a focus on how to ensure better flow of information between service levels in the municipality, something this study aims to contribute to. The research field also points to the need for studies on what inhibits and promotes collaboration, and research on how different participants perceive their role and responsibility in establishing and maintaining good collaborations.

The municipality has developed a collaboration routine with guidelines that provide direction for how collaboration should be implemented between health houses, home care services, and health and welfare offices in the municipality. The purpose of the study is to explore if such routines are a useful tool for addressing collaboration challenges between service areas. The study is a qualitative case study with an intensive design, relying on semi-structured in-depth interviews with eleven mid-level managers in Trondheim municipality. The interviews have been transcribed and then analyzed using inductive content analysis. The mid-level managers refer to increased pressure on their services, where patient pathways are complex and require collaboration and coordination. My analysis shows that the service areas in the municipality are, organized differently, have implemented routines differently and developed their own practices which make collaboration and transitions between services challenging. My analysis suggests that all these factors contribute to fragmentation of service delivery, and leads to a lack of trust and predictability, and a lack of knowledge exchange between services.

Findings in this study show that to succeed with collaboration in transitions between services delivered by health houses, home care services, and health- and welfare offices, it is of great importance that actors that are involved in collaborations have common goals, conduct regular meetings and participate in networks where they can exchange knowledge, learn from each other`s practices, and develop communication and information flow between services. My analysis shows that the main barriers for collaboration are the experience of fragmented services, uneven authority and autonomy in services, and mid-level managers experiencing a limited room for making decisions and managing changes in services. My analysis shows that collaboration routines are fundamental to ensure a clearer division of responsibility between services, and that implementation of routines is important and depends on mid-level managers room to maneuver and act as translators of political and strategic ambitions. A main finding in my study shows that mid-level managers at health and welfare offices have more room to ensure implementation of routines. This may explain why the health and welfare offices have directly translated and implemented the collaboration routine to a greater extent than health houses and home care services, which has consequences for collaboration. In addition to room for managing changes in services, translator competence (Røvik, 2007) among mid-level managers is necessary, both for the implementation of collaboration routines and for the municipality to effectively use collaboration as a tool to address challenges in the delivery of health and care services to the elderly in Trondheim municipality.